Privacy Policy

Thank you for using Smaller Earth or visiting one of our websites/mobile apps.

‍Smaller Earth is subject to UK and EU GDPR (General Data Protection Regulation). This regulation ensures that companies handle your personal data with the utmost confidentiality and care. Our Privacy Policy is here to help you understand the way we use the data that you share with us along with your rights. The policy covers what data we collect and why, how we collect it, how long it is stored and how it is processed. It also explains who we will share your data with and our legal basis for handling your data.

‍In order to communicate with you and provide services, Smaller Earth will handle your personal data. If you have any questions or would like to exercise your data rights provided by the UK and EU General Data Protection Regulation such as data access, rectification and erasure please contact via the contact information in this policy.

‍Please pay attention to the fact that:

If you apply to any of the Smaller Earth programs at our partner offices (e.g. Camp Leaders, Camp Canada, Resort Leaders, Adventure China),
If you participate in events organised by Smaller Earth partner offices,
If you contract us to participate in Smaller Earth programs,

the Data Controller is always Smaller Earth Group Ltd.

‍For this reason, we ask you to contact us for all related data handling questions, regardless where you have signed your contract.The Data Controller is Smaller Earth Group Limited, Address: Avenue Hq, 17 Mann Island, Liverpool, England, L3 1BP Company number: 06586570

If you apply to a Smaller Earth program we will ask for a range of personal information often including sensitive personal information. To keep this information safe we regularly train our employees and partners on data security and privacy. Our technology systems are protected through strong authentication methods and employees can only access data that is necessary to carry out their job role. All of our partners strictly use data only for the purposes we define and operate under strong contractual obligations regarding privacy and GDPR compatible data handling.

Your personal data is processed when:

You contact us
You participate in our presentations
You enter into a contract with us
You complete a reference for a Smaller Earth participant
You are listed as an emergency contact for a Smaller Earth participant
You subscribe to an email newsletter

You visit our website and/or app
You visit an official Smaller Earth social media profile
You provide feedback and/or a customer review
You participate in a competition, giveaway or award
You are a hosting party, representatives of clients, host employer or partner of hosting organisations
You apply for a full time, part time or contract based position at Smaller Earth, including internships and work experience

This policy will explain why we process the data listed above, how we store the data and who it is shared with.

Your rights regarding your personal data

You can contact us to ask if we store or process any of your personal data, if so, you have a right to access, rectification and erasure. You can also object to the processing of your personal data and ask for a copy in electronic form. To read more about your rights please refer to EU and UK GDPR Article 12-21.

If you have any questions, requests or issues regarding data processing please contact our Data Protection Officer:

‍E-mail address: privacy@smallerearth.com

‍If you are a registered user, you can also initiate the data request and data deletion in your online profile via the settings section.I

If you have an issue regarding your personal data we kindly ask you to contact us, and our team will do their utmost to solve your query.

If necessary, you can lodge a complaint at the relevant data protection authorities.

Your local authority is: ICO - Information Commissioner's Office - https://ico.org.uk

‍You can also initiate a legal process at your local Regional Court or at the Regional Court in the location of the Data Controller.

EU representative for data protection cases

The EU representative of Smaller Earth Group Limited for contact with authorities and other data protection related requests is:

Campleaders Hungary Kft.

1051 Budapest, Vigyázó Ferenc utca 4. 3/1. HUNGARY

Izabella Gyuricza

data@smallerearth.com

Further Information

Data processing when you contact us

When you contact us - via email, live chat, phone, social media, in person, or any other form - we may process the following personal data: your name, e-mail address, gender, date of birth, phone number and Facebook ID (for Facebook based contact only). Furthermore, all the personal information you may share with us during the communication.

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We use this data to contact you, answer any questions, requests and provide you further information. This data processing is our legitimate interest regarding contact handling. We delete the data from our CRM systems after 3 years of last interaction. Data in messaging platforms (e.g. email, Facebook, Whatsapp) stored indefinitely.

‍

When you contact us on Facebook, we process your Facebook data jointly with Facebook Inc. In other cases, the data resides in the systems of our technical solution provider (webpage, e-mail, etc), who may have access to your data. Our local partner offices might actively process the data you send, when they handle your request.

Data processing at presentations and events

We may organize webinars and in-person events to inform potential applicants about Smaller Earth programs or provide additional information to our contracted participants. During these events we will record the list of attending participants and at registration we may ask you to give us your:

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Name,
Email address
Phone number
Date and place of birth
Name of your university or collage
Date of event attended
Name of event attended

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We also may learn your:

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Gender
Signature

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If you change your mind, you can ask us to erase your data immediately or you can do this request later. If you ask us later, we will delete your data within 1 month of the request. If you complete a paper-based form at an event but do not contact us further we will store your data until the end of the travelling season.

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During the season we may organise webinars on topics, such as job fairs, interviews, travel, pre-departure orientation and so on. In the case of online webinars we have access to the attendees email address and username. The providers of the software used for online webinars will store user activity logs. You can find the details of their data handling on the website of the software provider you use to connect to the online event.

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Event data resides in the systems of our technical solution provider (website, e-mail, etc), who might have access to this data and also our local partner offices might actively process the information to provide the Smaller Earth services.

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Recording of events

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We may carry out photography and record videos of our public events, you will be informed if this is taking place and we will provide you with the option to not to be recorded, you can learn about this at the event location.

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The purpose of these records is to document the event and to advertise the services we offer. Any photos and videos we captured may be published on our website, social media and other media. This is our legitimate interest regarding the advertisement of the company.

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We store any photos and videos indefinitely, but you can always object against the usage or ask for the erasure of the data.

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We may record our online webinar sessions. In such cases we will inform you of the recording in advance.

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We store your data in our systems, which are operated and maintained by our technical solution provider. They might access the data occasionally (e.g. for troubleshooting). Our partner offices in the country you apply within will have access to the data.

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Processing of contract related data

If you enter into a contract with us (e.g. sign a Program Agreement) we will process your personal data in different ways.

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The following section will cover how we handle your data in each of the situations below:

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Participation in a program
Flight and travel arrangement
Insurance
Our 24h helpline number
Risks regarding data sharing with countries outside EU/UK
Program specific details

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Data processing if you participate in a program

If you participate in a Smaller Earth program we are required to share some of your personal data with 3rd party partner organisations (e.g. camps, resorts and other employers). We also use this data for billing purposes.

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The following information is either handled because we have legal obligation to do so (e.g. invoicing) or we have to process the data to provide you with contracted services.

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Below is a list of common personal data we will process if you participate in a Smaller Earth program;

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Contract related data processing:

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Scoring and review written by and written about the hosting parties
The fact that you have applied to our program
Country of origin
Data regarding your criminal records
Destination country and address
Proof of student status
Photo
Pocket money details
Method of payment, amount and payment details
Interview report
Address, temporary address
Motivation details
Gender
Name
Shirt size
Preferred contact time
Contract data
References
Date and place of birth
Phone number
IP address in case of digital document signature
Passport data
Emergency contact name, relationship, contact details
Dietary preference
Criminal background records
Other personal data you have shared with us during the interview or in writing

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We handle the everyday or common data based on the contract between us. But some other data we process is classed as sensitive data, such as your medical history and criminal background. Before providing us with this data we will ask for your consent to process, store and share it with partner host organisations.

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Please note that our partner host organisations require this information and in the lack of consent we will not be able to arrange your travel and participation in the program.

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We may also ask about your religion and beliefs to provide a better match during our placement process. This is optional. You are not required to answer these questions and you can delete your answers at any time.

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Third parties who will receive your data

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We store your data in our systems, which are operated and maintained by our technical solution provider. Our technical solution provider may access the data occasionally in certain situations such as troubleshooting. Our partner offices in the country you apply from also have access to the data, to provide you the contracted services.

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Regarding the criminal background records, there are two cases. Either you take care of them or you ask us to fetch these records for you. (Fetching the records might not be available in all countries.) If you ask us to arrange this background check, we share your email address, name and phone number with our background check service provider. We do this processing with your consent obtained during the registration process.

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When you upload all of the required information, documents and we have verified them, your application status may change to “Ready to Hire”. At this stage, we share your data with the verified potential hosting parties, who are the employers and partners in the exchange program you are participating in.

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To arrange different logistical aid, support, legal compliance and other service related needs in the country you visit, we may share your data with the regional Smaller Earth office.

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When we send you updates, news, we do that with a third party notification provider. They store your name and mail address and the message itself. If you opt-in for SMS notification, we also engage a third party to provide this, who stores your phone number, name and the content of the message.

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If you opt-in for WhatsApp communication, we use WhatsApp services to chat with you and send you different information. This happens through the WhatsApp systems, which processes your WhatsApp contact details and the messages we exchange. If you live in the European Region, the data processor is WhatsApp Ireland Limited, otherwise it is WhatsApp LLC. We use third party service provider to proxy the messages between our systems and WhatsApp, these proxy service also processes the above mentioned data regarding the WhatsApp communication.

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When you pay for the services, we involve third parties in the payment process, who receive the payment details: your name, bank account number or credit card number, username, the fact of the payment itself, the amount and date of transfer. You can learn about their data processing in their own privacy policy, which is reachable on the payment related pages of the chosen payment method.

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If you sign up for multiple programs or come back later after a finished or unfinished application, we might reuse the information you provided earlier.

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We store your data for the following time:

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We process and store your data for a period of time based on our legal obligation as following:

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If you registered on our website, but did not pay any fees and did not sign the program agreement: we store paper documents until the end of the travelling season; electronic information is stored for 3 years
Payment related data is stored for 7 years
Contract related data and documents are stored for 5 years after acceptance to the program

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Data processing in case of flight and travel arrangements

For flight included programs the bookings are handled by a Smaller Earth partner office (Campleaders Hungary Kft.) using a Global Distribution Booking System (GDS). We record the following information to the flight booking system:

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Name
Date and place of birth
Country of origin
Physical address during the program
Destination
Frequent traveler card details
Passport data
Flight itinerary and schedule
Food allergy
Transfer related information

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With your consent, data may be shared with countries outside of the EU/UK. Any countries who receive your data will be specifically detailed in the program description further on in this policy.

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If you fly to the USA, we register your data in the APIS system (Advance Passenger Information System) of the US Customs and Border Protection. It is a mandatory data handover, involving the following:

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First name, middle, last name
Gender
Phone
Email
Nationality
Passport number
Passport issue country
Passport expiry date
Date of birth
Destination country
Street, zip, city, state

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In case we organise any kind of transfer beside the flight itself or we organize accommodation for temporary stay, we share your contact details with these service providers.

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Insurance related data processing

You might need to use the insurance we provide for you as part of your program. In such case, we share the following data with the insurance broker:

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Your name
Date and place of birth
The country where you live
Country citizenship
Your program category
Email
Placement and travel dates
Enrolment date
Smaller Earth Application ID

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Data processing when you call our helpline

If you travel with us, you might call our helpline after office hours. If you do so, the call may be received by a third party company who help us to prioritize support cases. They record and share with us the data that is needed to handle your issue:

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Your name
Date and time of the call
Date and place of birth
E-mail address
Phone number
The details of next of kin/emergency contact person
The facts and subject of the call
Health data
Crime related data

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We handle this information based on our contract with you. The call is not recorded, the information you share is captured in written form, which we use to resolve any issues and provide support.

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We store this information until the case is closed, considering the potential legal consequences and settlement times. We may need to share the details of the incident with the partner office who you entered into contract with or your visa sponsor, but only to resolve an issue or as legal obligations dictate.

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We store the helpline call data in our systems, which are operated by our technical solution provider, who might access the data occasionally (e.g. for troubleshooting).

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About the risks regarding the data sharing to countries outside EU/UK

You should be aware that data protection and privacy regulations of countries outside of the EU and UK often operate differently. Our partners handle your data with utmost care and confidentiality, but the hosting country might inspect and survey the visitors based on their own right.

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The crime preventing, the anti-immigration or anti-terrorism practices of the hosting countries are different at each destination and the average person might have limited information about the details. These practices often differ from the norms you experience in the EU or UK. For example, hosting countries may check your social media account, they may ask for access to your electronic devices when you enter the country or they may carry out other privacy invasive actions.

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If you have any particular concerns regarding the privacy practices of a hosting country please research the relevant information before applying to a Smaller Earth program. This information can usually be found on official government websites.

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Contractual data processing specific to our programs - United States of America

Programs in the United States of America

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If you participate in a US based program we will share your data with third parties in the United States of America: visa sponsors who will verify your data, potential employers, authorities related to the visa process.

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Camp Leaders

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First Timer Program

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In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

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Smoking and alcohol consumption related data
The fact of illegal drug consumption
Proof of student status or job contract
Police check
Details about finished and ongoing College or University studies
Experience with children
Hobbies
Existence of driving licence
Certificates
Skills
The fact of earlier visit to Israel
Data related to earlier USA visa cases
Overview of previous travels
Work experience
Language skills
Existence of tattoo or piercing
Data related to religion and ideology
Video record of you
Visa data

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Returnee Program

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In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

Smoking and alcohol consumption related data
The fact of illegal drug consumption
Police check
Details about finished and ongoing College or University studies
Childcare reference
Experience with children
Hobbies
Proof of Student Status
Existence of driving licence
Skills
Details of earlier employments in the USA
Data related to earlier USA visa cases
Overview of previous travels
Work experience
Data regarding your online presence
Date of availability
Existence of tattoo or piercing
Data related to religion and ideology
Video record of you
Visa

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Au pair USA

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In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

Smoking and alcohol consumption related data
Police check
Details about finished and ongoing College or University studies
Childcare reference
Experience with children
Existence of driving licence
Certificates
Skills
Date of availability
Character reference
Visa

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Resort Leaders

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Work and Travel Program

‍

In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

Job Offer
Smoking and alcohol consumption related data
The fact of illegal drug consumption
Police check
Details about finished and ongoing College or University studies
Hobbies
Proof of Student Status
Existence of driving licence
Skills
Data related to earlier USA visa cases
Work experience
Data regarding your online presence
Existence of tattoo or piercing
Video record of you
Visa

‍

Traineeship

‍

In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

Smoking and alcohol consumption related data
The fact of illegal drug consumption
Police check
Details about finished and ongoing College or University studies
Existence of driving licence
Training plan
Certificates
Skills
Details of earlier employments in the USA
Data related to earlier USA visa cases
Overview of previous travels
Work experience
Data regarding your online presence
Date of availability
Existence of tattoo or piercing
Video record of you
Visa

‍

Internship

‍

In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

Police check
Details about finished and ongoing College or University studies
Training plan
Details of earlier employments in the USA
Data related to earlier USA visa cases
CV
Visa

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Contractual data processing specific to our programs - Canada

Camp Canada

‍

In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

Smoking and alcohol consumption related data
The fact of illegal drug consumption
Placement Agreement
Police check
Details about finished and ongoing College or University studies
Experience with children
Certificates
Skills
The fact of earlier visit to Israel
Qualification as a student for work permit purposes in Canada
Data of earlier residence in a foreign country
Data of previous summer camp experience in USA/Canada
Experience with camping/outdoor pursuit
Work experience
Work permit data
Language skills
Data regarding your online presence
Swimming skills
Data related to religion and ideology
Visa details

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If you participate in this program, we will share your data with third parties in Canada.

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Canago

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Work and Travel Program

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In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

Job Offer
Smoking and alcohol consumption related data
The fact of illegal drug consumption
Police background check
Details about finished and ongoing College or University studies
Hobbies
Proof of Student Status
Existence of driving license
Skills
Work experience
Data regarding your online presence
Existence of tattoo or piercing
Video record of you

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Contractual data processing specific to our programs - The Caribbean

Caribbean Internship

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In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

The fact if you travelled to Caribbean before and data about it
Job Offer
Smoking and alcohol consumption related data
The fact of illegal drug consumption
Student ID
Police check
Details about finished and ongoing College or University studies
Hobbies
Existence of driving licence
Certificates
Skills
Overview of previous travels
Work experience
Work permit
Fact of name change (other than marriage)
Data regarding your online presence
Date of availability
Character reference
Existence of tattoo or piercing
Video record of you

‍

If you participate in this program, we may share your data with third parties in; Jamaica, Curaçao, Commonwealth of The Bahamas, Saint Lucia, Antigua and Barbuda, Grenada, Barbados, United Mexican States, Belize, Turks and Caicos Islands, Haiti, Dominican Republic, Collectivity of Saint Martin, The Federation of Saint Christopher and Nevis, Commonwealth of Dominica, British Virgin Islands, Aruba, Bonair (Saba, Sint Eustatius).

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Contractual data processing specific to our programs - China

Adventure China

‍

In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

Smoking and alcohol consumption related data
The fact of illegal drug consumption
Police check
Details about finished and ongoing College or University studies
Experience with children
Hobbies
Existence of driving licence
Certificates
Skills
Data about earlier work experience in Chinese camp
Work experience
Data regarding your online presence
Existence of tattoo or piercing
Video record of you
Visa data

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If you participate in this program, we will share your data with third parties in the People’s Republic of China.

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Adventure Asia

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Work and Travel Program

‍

In addition to the data covered in the "Data processing if you participate in a program" section, we may also ask the following information when participating in this program:

‍

Job Offer
Smoking and alcohol consumption related data
The fact of illegal drug consumption
Police background check
Details about finished and ongoing College or University studies
Existence of driving license
Language Skills
Data regarding your online presence
Existence of tattoo or piercing
Video record of you
Resume/CV

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Data processing when you provide reference for our participants

The clients, visa sponsors of Smaller Earth or work permit processor authorities may ask you to provide references for our participants. In such cases, we will store some information about you that is used to verify any references. References are required to participate in the chosen program and it is our legitimate interest to handle the following data:

‍

Your name
Phone number
Relationship to the applicant
Time of the relationship
Your opinion about the applicant

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In order to facilitate travel for our participants, we share your data with the visa sponsors, work permit processing authorities and potential employers. These organisations may be based in countries outside of the EU and UK.

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When you submit your reference we will ask your consent to share the data with the parties referenced above. You can read about the risks of this data transfer under the section: About the risks regarding the data sharing to countries outside EU/UK

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If the participant does not travel with us, we store this data for 3 years, if the participant did travel with us, the data remains for 5 years after the accepted date.

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Data processing when you are an emergency contact

The participant of a Smaller Earth program may name you as a person to contact in case of emergency. The participant will provide us with your full name, email address, relationship and contact details. You will be notified via email if you are added as an emergency contact. This processing is the legitimate interest of a participant regarding their personal safety.

‍

In order to facilitate travel for our participants, we share your data with the visa sponsors, work permit processing authorities and potential employers.

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You can ask us to delete your data, via email at data@smallerearh.com. In such cases, we will inform the participant of the deletion.

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We will share your data with organisations based on the participants' destination country which may be outside of the EU and UK. You can read about the risks of this data transfer under the section: About the risks regarding the data sharing to countries outside EU/UK

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If the participant does not travel with us, we store this data for 3 years, if the participant did travel with us, the data remains for 5 years after the last day of hosting.

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Data processing of website visitors

When you visit a Smaller Earth website (including the program websites, such as Camp Leaders, Adventure China, etc), our servers record your IP address and browser fingerprint. This is needed for cybersecurity reasons and is in the legitimate interest of the company. We delete log files after 1 month.

‍

We store your IP address for a longer time period when you log in to your account. This happens also for cybersecurity reasons. Your last login IP address and the current login IP addresses are stored, while you have an active account. This is in our legitimate interest due to cybersecurity.

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Cookies

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Cookies are small pieces of information in the form of a tiny text file that is placed on the device of a website or app user. Cookies make using a website or app faster and easier by storing data in the background, for example adding items to a shopping cart or remembering login details for future visits. Cookies can also be used to monitor how a website is used for example, what pages are visited, where the visitors came from, what they have clicked on etc.

We use three different kinds of cookies.

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Essential Cookies

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Essential cookies contain your preferences regarding our website, such as the website language. We do not ask consent for this.

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Marketing Cookies

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Marketing cookies help us deliver more effective advertising on our website and apps. For example we might use a cookie to prevent you from seeing the same advert too many times or to deliver an advertisement relevant to your stage on one of our work and travel programs. Marketing cookies can also tell us how many times you have clicked on a certain advert or how many times it is viewed.

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There are marketing cookies, namely Facebook Pixel, which connect website browsing and social media. If you accept these cookies, then the information about your visit is shared with Facebook Ireland Limited.

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We ask your consent to place marketing cookies when you visit a Smaller Earth website.

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Analytics Cookies

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Finally we have analytics cookies, We use Google Analytics as our analytics provider. If you accept our analytics cookies, then the information about your visit is shared with Google LLC. Analytics cookies help us track how well our websites, apps and services are performing such as the speed of loading or how often the website or app may crash.

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They can also track visitor data such as how many visitors we receive, which pages are viewed and how many times they are viewed. We ask your consent to place this cookie on your first visit, you can change your preferences anytime.

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Controlling Cookies

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Website visitors may wish to restrict the use of cookies or prevent them from being set. Most widely used browsers provide ways to control cookie behaviour. Please review the help section in your browser to learn more about how this can be done and understand your options. Please note if cookies are disabled when visiting a Smaller Earth website or using one of our applications certain features and services may not work as intended.

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Using the contact form

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When you use the contact form on our webpage to get in touch with us, we process your name, email address, phone number and other personal details you share in the message. We process this data for the duration we handle your request. We store the data in our systems which are operated and maintained by our technical solution provider, who may access the data (e.g. for troubleshooting). Our partner office in the country where you are located will also have access to the data. You can read more about our contact related data handling in section.

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When you apply to our programs

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You can directly apply to our programs via our websites. If you do so, we process your name, email address, phone number, gender, country of origin, date and place of birth. We do this to register your application to the program and to prepare the contract. At a later stage, as part of your application we will require more data, you can read all the details of the processing in the Processing of contract related data section.

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Social media related data processing

Smaller Earth and partner offices operate multiple social media pages. If you contact us via the messaging services of these pages or by any other means through the social media platform, we process your social media identification and any data you share with us. We do this to answer your inquiry.

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We process these contact requests based on our corresponding legitimate interest. We do not record your information in our systems, however, it is not in our hands how the social media platform provider processes your data. Please consult the Privacy Policy of the social media platform regarding this matter.

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We process jointly with Facebook (Facebook Ireland Limited 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Ireland) the data of the users who follow, like, share, respond to advertisements or contact us on such social media pages.

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When you interact with our social media content and event is registered in the Facebook Page Insights system which involves your personal data.

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During the processing we handle information about your actions. This includes if you view our page, publication, video, story or other corresponding content. Furthermore we process the following:

People’s actions. This includes actions like the following:

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Viewing a Page, post, video, story or other content associated with a Page
Interacting with a story
Following or unfollowing a Page
Liking or unliking a Page or post
Recommending a Page in a post or comment
Commenting on, sharing or reacting to a Page’s post (including the type of reaction)
Hiding a Page's post or reporting it as spam
Hovering over a link to a Page or a Page's name or profile picture to see a preview of the Page's content
Clicking on the website, phone number, Get Directions button or other button on a Page
Having a Page’s event on screen, responding to an event including type of reaction, clicking on a link for event tickets
Starting a Messenger communication with the Page
Viewing or clicking on items in Page’s shop

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Information about the actions, the people taking the actions, and the browsers/apps used for them such as the following:

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Date and time of action
Country/city (estimated from IP address or from user profile for logged in users)
Language code (from browser’s http header and/or language setting)
Age/gender group (from user profile for logged in users only)
Website previously visited (from browser’s http header)
Whether the action was taken from a computer or mobile device (from browser’s user agent or app attributes)
FB user ID (for logged in users only)

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The processing of these social media data is the legitimate interest of the company corresponding to the social media presence. We process this data as far as you remain a Facebook user and interact with our pages. The data in Page Insights is handled by our partner offices.

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About Facebook Lookalike and Custom Audiences

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Facebook is able to create useful audience profiles for our advertising activities, the usage of this is our legitimate interest in marketing. These profiles do not include any of your personal data, but might be based on your Facebook profile.

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Facebook might capture your interest in our programs either via Facebook Pixel, or when you write to us in Messenger or because we upload the contact details of our applicants. From this information Facebook is able to create new lists, so called “audiences” for our targeting campaign, which means, our advertisements will reach people with similar interests as you.

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If you are not a Facebook user, these systems will do nothing with your data, everything is immediately discarded. If you are a Facebook user, the audience intelligence merely connects your interests to our audience profile and will not process your data in any other way. Especially, it does not target you with new marketing content, does not contact you with any kind of offers and does not share your data with third parties.

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Data processing regarding newsletter, blog subscription

You may be able to subscribe to a newsletter via a Smaller Earth website.

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If you subscribe, we ask you to provide your name and email address. We use this data to send email newsletters containing updates, news, offers and general travel content.

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On subscription we ask your consent. You can unsubscribe any time with the unsubscribe link in the emails. If you do not opt-out, your data will remain in our mailing list.

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We store the data in our systems which are operated and maintained by our technical solution provider, who might access the data (e.g. for troubleshooting). Our partner office in the country of your language preference also has access to the data.

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We send our emails with a third party mail service provider. They store your name, email address, date of birth, application stage, university name, registration date, placement status, responsibility centre, last login date, sub-stage, host employer name, program name and app download status.

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Data processing when you refer our programs to someone

When you fetch the referral link in our webpage and send it to someone interested in the programs, we do not track your activity, exchange of emails or messages. We only process further data, if the invited person registers on our webpage.

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In such cases, we record the used referral code during the registration of the invited person, to make sure the fair usage of the referral program. This is our legitimate interest. However, the link between your profile and the profile of the invited person is not visible on our administration interfaces, which means, we only use this data in case of technical investigation.

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We delete this data after 3 years of registration.

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Messaging related data handling

When you are connected to an employer (you are under review, confirmed or placed), we provide the possibility on our interface to exchange messages with this potential employer.

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These messages are between you and the employer and we do not observe any part of it, unless there is a reported abuse, discrimination, fraud, violation of terms or other issues. This is our legitimate interest in the upkeep of service quality.

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We store these messages for 3 years.

Data processing regarding your feedback

When you have finished your program, we ask for your feedback on the service you have received and on your program experience. Leaving feedback is optional. The processing of this data is in our legitimate interest regarding the advertisement and improving our services.

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If you provide feedback, we handle your opinion, scoring, profile picture, your first name and initial of the family name. If the content of feedback is acceptable for publishing, we disclose it on our webpage. You can ask any time the deletion of this data, but otherwise we store it indefinitely.

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We store the data in our systems which are operated and maintained by our technical solution provider, how might access the data (e.g. for troubleshooting). Our partner office who you entered in to a contract with to provide the program service will also have access to the data.

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Sharing your photos and videos

We are happy to see that you share photos and videos about your Small Earth journey. If these are public images, we might share those on our social media pages. These shares work as long as you do not remove your original posts.

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If you share your photos, videos with us directly, we process them only with your consent. If you give your consent, we might publish them on our social media pages or webpages. We do this to inform the wider audience about our programs and to do general marketing

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If there are other persons who are recognisable in your photo or video, please make sure that they are aware that you make this publicly available and get their consent for this. This is your responsibility.

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If you find any media which is showing you on our webpages or social media pages, but you do not want that to be displayed, you can object any time. In such a case, please inform us on the data@smallerearth.com email address or get in touch with us in other ways! Thank you!

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Data handling on competition, giveaway or award

If you participate in a Smaller Earth competition, giveaway or award, we process some of your personal data, based on our legitimate interest in the advertisements of our services.

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We process the data to notify the winner, to publish the name of the winner, to hand over the prize, to fulfil our corresponding tax duties and to keep in touch with the winner.

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We handle your name, contact details, the fact that you participate in the competition, giveaway or award and the outcome (the fact of winning).

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We do not process the data of participants after the conclusion, except the winners’ data. We store the winners’ data for 7 years after the event.

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Sharing of winners’ data

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The prize sometimes involves activities organised by third parties. To be able to arrange the given prize for the winners, we share personal data with these third parties. Please consider this when you apply.

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About the photo and video recording

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We may capture photography or video during the draw or the prize handover. The purpose of these records is to document the event, to have assurance and to inform a wider audience about the Smaller Earth programs.

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We use these recordings to publish videos and articles on our websites, social media and other media. This is our legitimate interest in advertising.

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We store these recordings indefinitely, but you can object against their usage or ask for deletion anytime. We store the data in our systems which are operated and maintained by our technical solution provider, who might access the data (e.g. for troubleshooting). Our partner office who organised the draw has access to the data.

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Further photo and video recording of the winner

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If you win a Smaller Earth competition, giveaway or award and you give us your consent, we may create further photography and videos about you.

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The purpose of this is to inform a wider audience about the Smaller Earth programs. In this case, we process your name, the details of the recording, the facts about the prize, the value of the prize and the photos and videos about you. We store and use these recordings indefinitely, but you can anytime withdraw your consent and ask for the deletion of the corresponding data.

‍

We store the data in our systems which are operated and maintained by our technical solution provider, who might access the data (e.g. for troubleshooting). Our partner office who organised the event has access to the data. If you give your consent, we may publish the recordings and the corresponding information on our websites, social media pages and other media.

Personal data processing of hosting parties, representatives of clients, host employers and partners of hosting organisations

During our partnership with hosting organisations, we might handle the personal data of their employees, representatives, partners if they are registered in our Customer Relationship Management system or in contact with us in other ways.

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If you are a person belonging to the above category, we process your name, your contact details, your current workplace, your current assignment and the privilege levels you have in our system. We use this data during the organisation of our programs and it is required for the contract between the hosting organisation and us.

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If you are the signing party of digital contracts, we store your IP address in the digital signature.

We store the data in our systems which are operated and maintained by our technical solution provider, who might access the data (e.g. for troubleshooting). We keep this data indefinitely. You can ask anytime for the deletion of the data on the following email address: data@smallerearth.com.

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Data processing when we organise you a business trip

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We handle the following data regarding accommodation:

Name
Date and place of birth
Country of origin
Destination
Duration of the stay

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If we arrange flights for you, the bookings are handled by a Smaller Earth partner office (Campleaders Hungary Kft.) using a Global Distribution Booking System (GDS). We record the following information to the flight booking system:

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Name
Date and place of birth
Country of origin
Physical address during the program
Destination
Frequent traveler card details
Passport data
Flight itinerary and schedule
Food allergy
Transfer related information

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We share the data to countries outside of the EU/UK based on your consent. We handle information regarding any food allergies also with your given consent.

We store the flight related data in our systems for 5 years.

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Data handling on competition, giveaway or award

If you participate in a Smaller Earth competition, giveaway or award, we process some of your personal data, based on our legitimate interest in the advertisements of our services.

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We process the data to notify the winner, to publish the name of the winner, to hand over the prize, to fulfil our corresponding tax duties and to keep in touch with the winner.

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We handle your name, contact details, the fact that you participate in the competition, giveaway or award and the outcome (the fact of winning).

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We do not process the data of participants after the conclusion, except the winners’ data. We store the winners’ data for 7 years after the event.

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Sharing of winners’ data

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About the photo and video recording

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We use these recordings to publish videos and articles on our websites, social media and other media. This is our legitimate interest in advertising.

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Further photo and video recording of the winner

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If you win a Smaller Earth competition, giveaway or award and you give us your consent, we may create further photography and videos about you.

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Data processing if you apply for a job in Smaller Earth

If you would like to work for Smaller Earth and you apply for one of our open job positions, we process your CV and other personal data you share with us.

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These are usually: your name, date and place of birth, contact details, school certificates, hobbies, interests, work experience, language skills, motivation and photo.

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We process this data according to our legitimate interest in hiring. We do not disclose your data to third parties. We will delete all data of unselected candidates 6 months after the selection has been made and the position has been filled. The reason for this storage duration is our legitimate interest in legal defence, in the rare situation anyone may open a discrimination case against us.

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Política de privacidad

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Gracias por usar Smaller Earth o visitar uno de nuestros sitios web / aplicaciones móviles.

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Smaller Earth está sujeto al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR por sus siglas en inglés) del Reino Unido y la UE. Esta normativa garantiza que las empresas manejan sus datos personales con la máxima confidencialidad y cuidado. Nuestra Política de privacidad está aquí para ayudarle a comprender la forma en que utilizamos los datos que comparte con nosotros junto con sus derechos. La política cubre qué datos recopilamos y por qué, cómo los recopilamos, cuánto tiempo se almacenan y cómo se procesan. También explica con quién compartiremos sus datos y nuestra base legal para el tratamiento de sus datos.

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Con el fin de comunicarse con usted y proporcionarle servicios, Smaller Earth administrará sus datos personales. Si tiene alguna pregunta o desea ejercer sus derechos de datos proporcionados por el Reglamento General de Protección de Datos del Reino Unido y la UE, como el acceso, rectificación y eliminación de datos, comuníquese a través de los datos de contacto en esta política.

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Por favor, preste atención al hecho de que:

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Si aplica a cualquiera de los programas de Smaller Earth en nuestras oficinas asociadas (por ejemplo, Camp Leaders, Camp Canada, Resort Leaders, Adventure China),
Si participa en eventos organizados por las oficinas asociadas de Smaller Earth,
Si nos contrata para participar en programas de la Smaller Earth,

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El controlador de datos es siempre Smaller Earth Group Ltd.

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Por esta razón, le pedimos que se ponga en contacto con nosotros para todas las preguntas relacionadas con el manejo de datos, independientemente de dónde haya firmado su contrato.

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El controlador de datos es Smaller Earth Group Limited, Dirección: Avenue Hq, 17 Mann Island, Liverpool, England, L3 1BP Número de empresa: 06586570

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El controlador de datos se encuentra en el Reino Unido. Para los clientes que residen en el Espacio Económico Europeo, la transferencia de datos se clasifica como transferencia a un tercer país. Entre otros, le pedimos su consentimiento al registro para hacer esto.

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Si aplica a un programa de Smaller Earth, le pediremos una variedad de información personal que a menudo incluye información personal confidencial. Para mantener esta información segura, capacitamos regularmente a nuestros empleados y socios sobre seguridad y privacidad de datos. Nuestros sistemas tecnológicos están protegidos a través de métodos de autenticación sólidos y los empleados solo pueden acceder a los datos que son necesarios para llevar a cabo su función laboral. Todos nuestros socios utilizan estrictamente los datos sólo para los fines que definimos y operamos bajo fuertes obligaciones contractuales con respecto a la privacidad y el manejo de datos compatible con GDPR.

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Sus datos personales se procesan cuando;

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usted se comunica con nosotros
participar en nuestras presentaciones
usted firma un contrato con nosotros
completa una referencia para un participante de Smaller Earth
aparece como contacto de emergencia para un participante de Smaller Earth
se suscribe a un boletín de noticias por correo electrónico
usted visita nuestro sitio web y/o aplicación
visita un perfil oficial de redes sociales de Smaller Earth
usted proporciona comentarios y/o una opinión del cliente
participa en un concurso, sorteo o premio
usted es una entidad anfitriona, representantes de clientes, empleador anfitrión o socio de organizaciones anfitrionas
usted solicita un puesto de tiempo completo, a tiempo parcial o basado en contratos en Smaller Earth, incluidas las pasantías y prácticas profesionales

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Esta política explicará por qué procesamos los datos enumerados anteriormente, cómo almacenamos los datos y con quién se comparten.

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Sus derechos con respecto a sus datos personales

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Puede ponerse en contacto con nosotros para preguntarnos si almacenamos y procesamos alguno de sus datos personales, si es así, tiene derecho de acceso, rectificación y supresión. También puede oponerse al procesamiento de sus datos personales y solicitar una copia en formato electrónico. Para obtener más información sobre sus derechos, consulte el artículo 12-21 del RGPD de la UE y el Reino Unido.

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Si tiene alguna pregunta, solicitud o problema con respecto al procesamiento de datos, póngase en contacto con nuestro Responsable de protección de datos:

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Dirección de correo electrónico: privacy@smallerearth.com

‍

Si usted es un usuario registrado, también puede solicitar sus datos y/o la eliminación de los mismos en su perfil en línea a través de la sección de configuración.

‍

Si tiene algún problema con respecto a sus datos personales, le rogamos que se ponga en contacto con nosotros, y nuestro equipo hará todo lo posible para resolver su consulta.

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También puede iniciar un proceso legal en su Región Local o en el Tribunal Regional en la ubicación del Controlador de Datos.

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Representante de la UE para casos de protección de datos

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El representante de la UE de Smaller Earth Group Limited para el contacto con las autoridades y otras solicitudes relacionadas con la protección de datos es:

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Campleaders Hungary Kft.

1051 Budapest, Vigyázó Ferenc utca 4. 3/1. HUNGARY

Izabella Gyuricza

data@smallerearth.com

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Procesamiento de Datos cuando usted se pone en contacto con nosotros

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Cuando se pone en contacto con nosotros - a través de correo electrónico, chat en vivo, teléfono, redes sociales, en persona, o cualquier otro formulario - podemos procesar los siguientes datos personales: su nombre, dirección de correo electrónico, sexo, fecha de nacimiento, número de teléfono e ID de Facebook (solo para el contacto basado en Facebook). Además, toda la información personal que pueda compartir con nosotros durante la comunicación.

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Utilizamos estos datos para ponernos en contacto con usted, responder a cualquier pregunta, solicitud y proporcionarle más información. Este procesamiento de datos es nuestro interés legítimo con respecto al manejo de contactos. Eliminamos los datos de nuestros sistemas CRM después de 3 años de última interacción. Los datos en plataformas de mensajería (por ejemplo, correo electrónico, Facebook, Whatsapp) son almacenados indefinidamente.

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Cuando se pone en contacto con nosotros en Facebook, procesamos sus datos de Facebook conjuntamente con Facebook Inc. En otros casos, los datos residen en los sistemas de nuestro proveedor de soluciones técnicas(página web, correo electrónico, etc.), que puede tener acceso a sus datos. Nuestras oficinas asociadas locales pueden procesar activamente los datos que envía, cuando administran su solicitud.

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Procesamiento de datos en presentaciones y eventos

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Podemos organizar seminarios web y eventos en persona para informar a los posibles solicitantes sobre los programas de Smaller Earth o proporcionar información adicional a nuestros participantes contratados. Durante estos eventos registramos la lista de participantes asistentes y en el momento de la inscripción podremos pedirle que nos proporcione su:

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nombre
dirección de correo electrónico,
número de teléfono,
fecha de nacimiento,
nombre de su universidad o instituto,
fecha del evento al que asistió,
nombre del evento al que asistió*
También podemos conocer sugénero y firma.

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Si cambia de opinión, puede solicitarnos que borremos sus datos inmediatamente o puede hacer esta solicitud más adelante. Si nos lo solicita más adelante, eliminaremos sus datos dentro de 1 mes de la solicitud. Si completa un formulario en papel en un evento pero no se pone en contacto con nosotros más adelante, almacenaremos sus datos hasta el final de la temporada de viajes.

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Durante la temporada podemos organizar seminarios web sobre temas, como ferias de empleo, entrevistas, viajes, orientación previa a la partida, etc. En el caso de los webinars online tenemos acceso a la dirección de correo electrónico y al nombre de usuario. Los proveedores del software utilizado para los seminarios web en línea almacenarán los registros de actividad de los usuarios. Puede encontrar los detalles de su manejo de datos en el sitio web del proveedor de software que utiliza para conectarse al evento en línea.

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Los datos de eventos residen en los sistemas de nuestro proveedor de soluciones técnicas (sitio web, correo electrónico, etc.), que podría tener acceso a estos datos y también nuestras oficinas asociadas locales podrían procesar activamente la información para proporcionar los servicios de Smaller Earth.

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Registro de eventos

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Podemos realizar fotografías y grabar videos de nuestros eventos públicos, se le informará si esto está ocurriendo y le brindaremos la opción de no ser grabado, puede conocer esto en la ubicación del evento.

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El propósito de estos registros es documentar el evento y publicitar los servicios que ofrecemos. Cualquier foto y video que capturemos puede ser publicado en nuestro sitio web, redes sociales y otros medios. Este es nuestro interés legítimo con respecto a la publicidad de la empresa.

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Almacenamos fotos y videos indefinidamente, pero siempre puede oponerse al uso o solicitar el borrado de los datos.

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Podemos grabar nuestras sesiones de seminarios web en línea. En tales casos, le informaremos de la grabación con antelación.

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Almacenamos sus datos en nuestros sistemas, que son operados y mantenidos por nuestro proveedor de soluciones técnicas. Es posible que accedan a los datos de vez en cuando (por ejemplo, para solucionar problemas). Nuestras oficinas asociadas en el país en el que se solicita tendrán acceso a los datos.

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Tratamiento de datos relacionados con el contrato

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Si firma un contrato con nosotros (por ejemplo, firma un Acuerdo del Programa) procesaremos sus datos personales de diferentes maneras.

La siguiente sección cubrirá cómo manejamos sus datos en cada una de las siguientes situaciones:

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participación en un programa
arreglo de vuelo
seguro
nuestro número de línea de ayuda 24h
riesgos relacionados con el intercambio de datos con países fuera de la UE/Reino Unido
detalles específicos del programa

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Tratamiento de datos si participa en un programa

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Si participa en un programa de Smaller Earth, estamos obligados a compartir algunos de sus datos personales con organizaciones asociadas de 3rd party (por ejemplo, campamentos, resorts y otros empleadores). También utilizamos estos datos para fines de facturación.

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La siguiente información se maneja porque tenemos la obligación legal de hacerlo (por ejemplo, facturación) o tenemos que procesar los datos para proporcionarle los servicios contratados.

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A continuación se muestra una lista de datos personales comunes que procesaremos si participa en un programa de Smaller Earth;

Procesamiento de datos relacionados con el contrato:

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Puntuación y revista escrita y escrita sobre las fiestas anfitrionas
El hecho de que usted ha aplicado a nuestro programa
País de origen
Datos relativos a sus antecedentes penales
País y dirección de destino
Prueba de la condición de estudiante
Foto
Detalles de remuneración
Forma de pago, importe y detalles de pago
Informe de la entrevista
Dirección, dirección temporal
Detalles de la motivación
Género
Nombre
Tamaño de playera
Hora de contacto preferida
Datos del contrato
Referencias
Fecha y lugar de nacimiento
Número de teléfono
Dirección IP para la firma de documentos digitales
Datos del pasaporte
preferencia dietética
Antecedentes penales
Nombre de contacto de emergencia, relación, datos de contacto
Otros datos personales que haya compartido con nosotros durante la entrevista o por escrito

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Manejamos los datos cotidianos o comunes basados en el contrato entre nosotros. Pero algunos otros datos que procesamos se clasifican como datos confidenciales, como su historial médico y antecedentes penales. Antes de proporcionarnos estos datos, le pediremos su consentimiento para procesarlos, almacenarlos y compartirlos con organizaciones anfitrionas asociadas.

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Tenga en cuenta que nuestras organizaciones anfitrionas asociadas requieren esta información y, por falta de consentimiento, no podremos organizar su viaje y participación en el programa.

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También podemos preguntar acerca de su religión y creencias para proporcionar una mejor coincidencia durante nuestro proceso de colocación. Esto es opcional. Usted no está obligado a responder a las preguntas se y puede eliminar sus respuestas en cualquier momento.

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Terceros que recibirán sus datos:

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Almacenamos sus datos en nuestros sistemas, que son operados y mantenidos por nuestro proveedor de soluciones técnicas. Nuestro proveedor de soluciones técnicas puede acceder a los datos ocasionalmente en ciertas situaciones, como la solución de problemas. Nuestras oficinas asociadas en el país desde el que solicita también tienen acceso a los datos, para proporcionarle los servicios contratados.

‍

Con respecto a sus antecedentes penales, existen dos alternativas. Usted puede encargarse de conseguir el documento, o puede solicitar que nosotros lo hagamos por usted. (Conseguir estos documentos puede no estar disponible en todos los países.) Si usted solicita que nosotros consigamos sus antecedentes penales, nosotros compartimos su nombre y número telefónico con nuestro proveedor del servicio de búsqueda de antecedentes penales. Hacemos este proceso con su consentimiento, que lo otorga durante el proceso de registro.

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Cuando cargue toda la información requerida, los documentos y los hayamos verificado, el estado de su solicitud puede cambiar a "Listo para contratar". En esta etapa, compartimos sus datos con las posibles partes anfitrionas verificadas, que son los empleadores y socios del programa de intercambio en el que está participando.

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Para organizar diferentes tipos de ayuda logística, apoyo, cumplimiento legal y otros servicios relacionados al país que visite, podríamos compartir sus datos con la oficina regional de Smaller Earth.

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Cuando le enviamos actualizaciones, noticias, lo hacemos con un proveedor de notificaciones de terceros. Almacenan su nombre y dirección de correo y el mensaje en sí. Si recibe una notificación por SMS, también contratamos a un tercer miembro para que lo proporcione, almacena su número de teléfono, nombre y el contenido del mensaje.

‍

Si usted elige comunicaciones a través de WhatsApp, usamos los servicios de WhatsApp para charlar con usted y enviarle información. Esto sucede a través de los sistemas de WhatsApp, los cuales procesan sus detalles de contacto y los mensajes que intercambiamos. Si usted vive en la región Europea, el procesador de información es WhatsApp Ireland Limited, en cualquier otro caso, será WhatsApp LLC. Usamos un proveedor de servicio externo para enviar mensajes entre nuestros sistemas y WhatsApp; el proveedor de servicio externo también procesa los datos mencionados anteriormente con respecto a la comunicación a través WhatsApp.

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Cuando usted paga por los servicios, involucramos a terceros en el proceso de pago, que reciben los detalles de pago: su nombre, número de cuenta bancaria o número de tarjeta de crédito, username, el hecho del pago en sí, el importe y la fecha de transferencia. Puede obtener información sobre su procesamiento de datos en su propia política de privacidad, que es accesible en las páginas relacionadas con el pago del método de pago elegido.

‍

Si usted se registra en varios programas o regresa después de completar o no completar una aplicación, nosotros podremos reutilizar la información que proveyó anteriormente.

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Almacenamos sus datos por un tiempo determinado:

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Procesamos y almacenamos sus datos durante un período de tiempo basado en nuestra obligación legal de la siguiente manera:

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Si se registró en nuestro sitio web, pero no pagó ninguna tarifa y no firmó el acuerdo del programa: almacenamos documentos en papel hasta el final de la temporada de contratación; la información electrónica se almacena durante 3 años desde la fecha de registro.
Los datos relacionados con el pago se almacenan durante 7 años.
Los datos y documentos relacionados con el contrato se almacenan durante 5 años después de ser aceptado en uno de nuestros programas.

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Procesamiento de datos en caso de arreglos de vuelo

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Para los programas de vuelo incluidos, las reservas son manejadas por una oficina asociada de Smaller Earth (Campleaders Hungary Kft.) utilizando un Sistema de Reservas de Distribución Global (GDS). Registramos la siguiente información en el sistema de reservas de vuelos:

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Nombre
Fecha y lugar de nacimiento
País de origen
Dirección física durante el programa
Destino
Detalles de la tarjeta de viajero frecuente
Datos del pasaporte
Itinerario y horario de vuelo
Alergia alimentaria
Transferir información relacionada

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Con su consentimiento, los datos pueden compartirse con países fuera de la UE /Reino Unido. Cualquier país que reciba sus datos se detallará específicamente en la descripción del programa más adelante en esta política.

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Si vuela hacia los Estados Unidos, registramos sus datos en el sistema de APIS (Sistema Avanzado de Información del Pasajero, por sus siglas en inglés) de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de los Estados Unidos. Es obligatoria la entrega de la información, incluyendo lo siguiente:

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Nombre completo
Género
Teléfono
Correo electrónico
Nacionalidad
Número de pasaporte
País donde fue expedido el pasaporte
Fecha de expiración del pasaporte
Fecha de nacimiento
País de destino
Calle, código postal, ciudad y estado

En caso de que organicemos cualquier tipo de conexión además del propio vuelo o que organicemos alguna estancia temporal, compartiremos sus datos con los proveedores de dichos servicios.

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Procesamiento de datos relacionados con seguros

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Es posible que deba usar el seguro que le proporcionamos como parte de su programa. En tal caso, compartimos los siguientes datos con el corredor de seguros:

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Nombre
Fecha de nacimiento
El país donde vives
País de ciudadanía
La categoría de su programa
Correo electrónico
Fechas de colocación y viaje
Fecha de registro
Número de Identificación de la aplicación de Smaller Earth

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Procesamiento de datos cuando llama a nuestra línea de ayuda

‍

Si viaja con nosotros, puede llamar a nuestra línea de ayuda después del horario de oficina. Si lo hace, la llamada puede ser recibida por una compañía de terceros que nos ayude a priorizar los casos de soporte. Ellos graban y comparten con nosotros los datos que se necesitan para manejar su problema:

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Nombre
Fecha y hora de la llamada
Fecha de nacimiento
Dirección de correo electrónico
Número de teléfono
Los detalles de los familiares más cercanos / persona de contacto de emergencia
Los hechos y el objeto de la convocatoria
Datos de salud
Datos relacionados con la delincuencia

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Manejamos esta información en base a nuestro contrato con usted. La llamada no se registra, la información que comparte se captura en forma escrita, que utilizamos para resolver cualquier problema y proporcionar apoyo.

‍

Almacenamos esta información hasta que se cierre el caso, teniendo en cuenta las posibles consecuencias legales y los tiempos de liquidación. Es posible que debamos compartir los detalles del incidente con la oficina asociada con la que celebró un contrato o con su patrocinador de visa, pero solo para resolver un problema o según lo dicten las obligaciones legales.

‍

Almacenamos los datos de llamadas de la línea de ayuda en nuestros sistemas, que son operados por nuestro proveedor de soluciones técnicas, que pueden acceder a los datos ocasionalmente (por ejemplo, para solucionar problemas).

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Acerca de los riesgos con respecto a la distribución de datos a países fuera de UE / Reino Unido

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Debe tener en cuenta que las regulaciones de privacidad y protección de datos de países fuera de la UE y el Reino Unido a menudo funcionan de manera diferente. Nuestros socios manejan sus datos con el máximo cuidado y confidencialidad, pero el país anfitrión puede inspeccionar y encuestar a los visitantes en función de su propio derecho.

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Las prácticas de prevención de la delincuencia, de lucha contra la inmigración o antiterroristas de los países anfitriones son diferentes en cada destino y la persona común podría tener información limitada sobre estos detalles. Estas prácticas a menudo difieren de las normas que experimenta en la UE o el Reino Unido. Por ejemplo, los países anfitriones pueden revisar su cuenta de redes sociales, pueden solicitar acceso a sus dispositivos electrónicos cuando ingresa al país o pueden llevar a cabo otras acciones invasivas de privacidad.

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Si tiene alguna preocupación particular con respecto a las prácticas de privacidad de un país anfitrión, investigue la información relevante antes de aplicar a un programa de Smaller Earth. Esta información puede encontrarse en los sitios web oficiales del gobierno.

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Procesamiento específico de datos contractuales de nuestros programas - Estados Unidos

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Programas en los Estados Unidos de América

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Si participa en un programa con sede en los Estados Unidos, compartiremos sus datos con terceros en los Estados Unidos de América: patrocinadores de visas que verificarán sus datos, empleadores potenciales, autoridades relacionadas con el proceso de visa.

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Camp Leaders

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Participantes de primer año

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Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

Estado civil
Datos relacionados con el tabaquismo y el consumo de alcohol
Consumo de drogas ilegales
Prueba de estudiante o contrato de trabajo
Carta de antecedentes no penales
Detalles sobre los estudios universitarios, en curso o terminados
Experiencia con niños
Pasatiempos
Licencia de conducir
Certificados
Habilidades
Visitas anteriores a Israel
Datos relacionados con casos anteriores de visas en los Estados Unidos
Resumen de viajes anteriores
Experiencia laboral
Habilidades lingüísticas
Existencia de tatuajes o piercings
Datos relacionados con su religión
Registro en video de usted
Datos de visados

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Returners

‍

Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

‍

estado civil
Datos relacionados con el tabaquismo y el consumo de alcohol
Consumo de drogas ilegales
Prueba de estudiante o contrato de trabajo
Carta de antecedentes no penales
Detalles sobre los estudios universitarios, en curso o terminados
Referencias de cuidado de niños
Experiencia con niños
Pasatiempos
Prueba de estudiante
Licencia de conducir
Habilidades
Detalles de empleos anteriores en los EE.UU.
Datos relacionados con casos anteriores de visas en los Estados Unidos
Resumen de viajes anteriores
Experiencia laboral
Datos relativos a su presencia en línea
Fechas de disponibilidad
Existencia de tatuajes o piercings
Datos relacionados con su religión
Registro en video de usted
Visado

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Au pair EE.UU.

‍

Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

Datos relacionados con el tabaquismo y el consumo de alcohol
Carta de antecedentes no penales
Detalles sobre los estudios universitarios, en curso o terminados
Referencias de cuidado de niños
Experiencia con niños
Licencia de conducir
Certificados
Habilidades
Fechas de disponibilidad
Referencias personales
Visado

‍

Resort Leaders

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Summer Work & Travel

‍

Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

Oferta de empleo
Estado civil
Datos relacionados con el tabaquismo y el consumo de alcohol
Consumo de drogas ilegales
Prueba de estudiante
Carta de antecedentes no penales
Detalles sobre los estudios universitarios, en curso o terminados
Pasatiempos
Prueba de estatus de estudiante
Licencia de conducir
Habilidades
Datos relacionados con casos anteriores de visas en los Estados Unidos
Experiencia laboral
Datos relativos a su presencia en línea
Existencia de tatuajes o piercings
Registro en video de usted
visado

‍

Práctica Profesional Traineeship

‍

Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

Estado civil
Datos relacionados con el tabaquismo y el consumo de alcohol
Consumo de drogas ilegales
Carta de antecedentes no penales
Detalles sobre los estudios universitarios, en curso o terminados
Licencia de conducir
Plan de entrenamiento
Certificados
Habilidades
Detalles de empleos anteriores en los E.E.U.U.
Datos relacionados con casos anteriores de visas en los Estados Unidos
Resumen de viajes anteriores
Experiencia laboral
Datos relativos a su presencia en línea
Fechas de disponibilidad
Existencia de tatuajes o piercings
Registro en video de usted
visado

‍

Pasantía Internship

‍

Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

Carta de no antecedentes penales
Detalles sobre los estudios universitarios, en curso o terminados
Plan de entrenamiento
Detalles de empleos anteriores en los EE.UU.
Datos relacionados con casos anteriores de visas en los Estados Unidos
CV
visado

‍

Procesamiento específico de datos contractuales de nuestro programas - Canadá

‍

Camp Canada

‍

Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

‍

Estado civil
Datos relacionados con tabaquismo y el consumo de alcohol
Consumo de drogas ilegales
Acuerdo de colocación
Certificado de no antecedentes penales
Detalles sobre los estudios universitarios, en curso o terminados
Experiencia con niños
Certificados
Habilidades
Visitas anteriores a Israel
Estatus de estudiante para fines del permiso de trabajo en Canadá
Datos de residencia anterior en un país extranjero
Datos de experiencias previas en campamentos de verano en EE.UU. / Canadá
Experiencia acampando y/o en actividades al aire libre
Experiencia laboral
Datos de permisos de trabajo
Habilidades lingüísticas
Datos relativos a su presencia en línea
Habilidades de natación
Datos relacionados a su religión e ideología
Detalles de visa

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Si participa en este programa compartiremos sus datos con terceros en Canadá.

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Tratamiento contractual de datos específico para nuestros programas - Canago

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Programa de Work and Travel

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Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

Oferta de Trabajo
Estado civil
Datos relacionados con el tabaquismo y el consumo de alcohol
El hecho del consumo de drogas ilegales
Antecedentes penales
Detalles sobre estudios universitarios completados o en curso
Pasatiempos
Certificado de estudios
Existencia de licencia de conducción
Habilidades
Experiencia laboral
Información acerca de su presencia en línea
Existencia de tatuajes o perforaciones
Registro videográfico suyo

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Procesamiento específico de datos contractuales de nuestro programas - el Caribe

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Pasantía en el Caribe

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Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

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Datos de viajes previos al Caribe.
Oferta de trabajo
Estado civil
Datos relacionados con el tabaquismo y el consumo de alcohol
Consumo de drogas ilegales
Credencial de estudiante
Carta de no antecedentes penales
Detalles sobre los estudios universitarios, en curso o terminados
Pasatiempos
Licencia de conducción
Certificados
Habilidades
Resumen de viajes anteriores
Experiencia laboral
Permisos de trabajo
Cambio o uso de otros nombres (que no sea el matrimonio)
Datos relativos a su presencia en línea
Fechas de disponibilidad
Referencia de caracteres
Existencia de tatuajes o piercings
Registro en video de usted

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Si participa en este programa podemos compartir sus datos con terceros en; Jamaica, Curazao, Commonwealth of The Bahamas, Santa Lucía, Antigua y Barbuda, Granada, Barbados, Estados Unidos Mexicanos, Belice, Islas Turcas y Caicos, Haití, República Dominicana, Colectividad de San Martín, Federación de San Cristóbal y Nieves, Commonwealth de Dominica, Islas Vírgenes Británicas, Aruba, Bonaire (Saba, San Eustaquio).

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Procesamiento específico de datos contractuales de nuestros programas - China

Adventure China

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Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

Estado civil
Datos relacionados con el tabaquismo y el consumo de alcohol
Consumo de drogas ilegales
Certificado de no antecedentes penales
Detalles sobre los estudios universitarios, en curso o terminados
Experiencia con niños
Pasatiempos
Licencia de conducción
Certificados
Habilidades
Datos sobre experiencia laboral previa en un campamento chino
Experiencia laboral
Información relacionada a su presencia en línea
Existencia de tatuajes o perforaciones
Registro videográfico suyo
Datos de visa

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Si participa en este programa, compartiremos sus datos con terceros en la República Popular China.

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Tratamiento contractual de datos específico para nuestros programas – Adventure Asia

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Programa de Work and Travel

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Además de la información mencionada en la sección de "Procesamiento de datos si participa en un programa", tambíen podemos pedirle la siguiente información al participar en este programa:

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· Oferta de trabajo

· Datos relacionados con el tabaquismo y el consumo de alcohol

· El hecho del consumo de drogas ilegales

· Antecedentes penales

· Detalles sobre estudios universitarios completados o en curso

· Existencia de licencia de conducción

· Habilidades del idioma

· Información acerca de su presencia en línea

· Existencia de tatuajes o perforaciones

· Registro videográfico suyo

· Currículo/Hoja de vida

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Procesamiento de datos cuando usted proporciona referencias para nuestros participantes

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Los clientes, los patrocinadores de visas de Smaller Earth o las autoridades procesadoras de permisos de trabajo pueden pedirle que proporcione referencias para nuestros participantes. En tales casos, almacenamos cierta información sobre usted que se utiliza para verificar cualquier referencia. Se requieren referencias para participar en el programa elegido y es nuestro interés legítimo manejar los siguientes datos:

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Nombre
Número de teléfono
Relación con el participante
Duración de la relación
Su opinión sobre el participante

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Con el fin de facilitar el viaje de nuestros participantes, compartimos sus datos con los patrocinadores de visas, las autoridades de procesamiento de permisos de trabajo y los empleadores potenciales. Estas organizaciones pueden tener su sede en países fuera de la UE y el Reino Unido.

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Cuando envíe su referencia, le pediremos su consentimiento para compartir los datos con las partes mencionadas anteriormente. Puede leer sobre los riesgos de esta transferencia de datos en la sección: Acerca de los riesgos con respecto a la distribución de datos a países fuera de la UE / Reino Unido

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Si el participante no viaja con nosotros, almacenamos estos datos durante 3 años. Si el participante viajó con nosotros, los datos permanecen durante 5 años desde la fecha de aceptación en el programa.

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Procesamiento de datos cuando usted es un contacto de emergencia

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El participante de un programa de Smaller Earth puede mencionar a una persona de contacto en caso de emergencia. El participante nos proporcionará su nombre completo, dirección de correo electrónico, relación y datos de contacto. Se le notificará por correo electrónico si se le agrega como contacto de emergencia. Este procesamiento es el interés legítimo de un participante con respecto a su seguridad personal.

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Almacenamos sus datos en nuestros sistemas, que son operados y mantenidos por nuestro proveedor de soluciones técnicas. Es posible que accedan a los datos de vez en cuando(por ejemplo, para solucionar problemas). Nuestras oficinas asociadas en el país desde el que el participante aplica a un programa tendrán acceso a los datos.

Con el fin de facilitar los viajes de nuestros participantes, compartimos sus datos con los patrocinadores de la visa, las autoridades de tramitación de permisos de trabajo y los posibles empleadores.

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Puede solicitarnos que eliminemos sus datos, por correo electrónico a data@smallerearh.com. En tales casos, informaremos al participante de la eliminación.

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Compartiremos sus datos con organizaciones basadas en el país de destino de los participantes que pueden estar fuera de la UE y el Reino Unido. Puede leer sobre los riesgos de esta transferencia de datos en la sección: Acerca de los riesgos con respecto a la distribución de datos a países fuera de la UE / Reino Unido

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Procesamiento de datos de los visitantes del sitio web

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Cuando visita un sitio web de Smaller Earth (incluidos los sitios web del programa, como Camp Leaders, Adventure China, etc.), nuestros servidores registran su dirección IP y la huella digital del navegador. Esto es necesario por razones de ciberseguridad y en el interés legítimo de la empresa. Eliminamos los archivos de registro después de 1 mes.

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Almacenamos su dirección IP durante un período de tiempo más largo cuando inicia sesión en su cuenta. Esto sucede también por razones de ciberseguridad. Su última dirección IP de inicio de sesión y las direcciones IP de inicio de sesión actuales se almacenan, mientras tiene una cuenta activa. Esto es de nuestro interés legítimo debido a la ciberseguridad.

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Cookies

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Las cookies son pequeñas piezas de información en forma de un pequeño archivo de texto que se coloca en el dispositivo de un usuario de sitio web o aplicación. Las cookies hacen que el uso de un sitio web o aplicación sea más rápido y fácil al almacenar datos en segundo plano, por ejemplo, agregar artículos a un carrito de compras o recordar los detalles de inicio de sesión para futuras visitas. Las cookies también se pueden utilizar para controlar cómo se utiliza un sitio web, por ejemplo, qué páginas se visitan, de dónde provienen los visitantes, en qué han hecho clic, etc.

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Utilizamos tres tipos diferentes de cookies.

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Cookies esenciales

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Las cookies esenciales contienen sus preferencias con respecto a nuestro sitio web, como el idioma del sitio web. No pedimos consentimiento para esto.

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Marketing Cookies

Las cookies de marketing nos ayudan a ofrecer publicidad más eficaz en nuestro sitio web y aplicaciones. Por ejemplo, podríamos utilizar una cookie para evitar que vea el mismo anuncio demasiadas veces o para entregar un anuncio relevante para su escenario en uno de nuestros programas de trabajo y viajes. Las cookies de marketing también pueden decirnos cuántas veces ha hecho clic en un determinado anuncio o cuántas veces se ve.

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Hay cookies de mercadeo, a saber, Facebook Pixel, que conectan la navegación por el sitio web y las redes sociales. Si acepta estas cookies, la información sobre su visita se comparte con Facebook Ireland Limited.

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Le pedimos su consentimiento para colocar cookies de marketing cuando visita un sitio web de Smaller Earth.

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Cookies analíticas

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Por último tenemos cookies analíticas, utilizamos Google Analytics como nuestro proveedor de analítica. Si acepta nuestras cookies de análisis, la información sobre su visita se comparte con Google LLC. Las cookies de análisis nos ayudan a rastrear qué tan bien están funcionando nuestros sitios web, aplicaciones y servicios, como la velocidad de carga o la frecuencia con la que el sitio web o la aplicación puede bloquearse.

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También pueden rastrear datos de visitantes como cuántos visitantes recibimos, qué páginas se ven y cuántas veces se ven. Le pedimos su consentimiento para colocar esta cookie en su primera visita, puede cambiar sus preferencias en cualquier momento, haciendo clic aquí.

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Control de cookies

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Es posible que los visitantes del sitio web deseen restringir el uso de cookies o impedir que se establezcan. Los navegadores más utilizados pueden controlar el comportamiento de las cookies. Por favor, revise la sección de ayuda en su navegador para obtener más información sobre cómo se puede hacer esto y entender sus opciones. Tenga en cuenta que si las cookies están deshabilitadas al visitar un sitio web de Smaller Earth o al usar una de nuestras aplicaciones, es posible que ciertas funciones y servicios no funcionen según lo previsto.

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Uso del formulario de contacto

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Cuando utiliza el formulario de contacto en nuestra página web para ponerse en contacto con nosotros, procesamos su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otros datos personales que comparte en el mensaje. Procesamos estos datos durante el tiempo que gestionamos su solicitud. Almacenamos los datos en nuestros sistemas que son operados y mantenidos por nuestro proveedor de soluciones técnicas, que puede acceder a los datos (por ejemplo, para solucionar problemas). Nuestra oficina asociada en el país donde se encuentra también tendrá acceso a los datos. Puede leer más sobre nuestro tratamiento de datos relacionados con el contacto en la sección: Procesamiento de datos cuando usted se pone en contacto con nosotros

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Cuando usted aplica a nuestros programas

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Puede hacer una solicitud para nuestros programas directamente a través de nuestros sitios web. Si lo hace, procesamos su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, sexo, país de origen, fecha de nacimiento. Hacemos esto para registrar su solicitud al programa y para preparar el contrato. En una etapa posterior, como parte de su solicitud, le solicitaremos más datos, puede leer todos los detalles del procesamiento en la sección: Procesamiento de datos si solicita un trabajo en Smaller Earth

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Procesamiento de datos relacionados con las redes sociales

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Las oficinas de Smaller Earth y sus asociados operan múltiples páginas de redes sociales. Si se comunica con nosotros a través de los servicios de mensajería de estas páginas o por cualquier otro medio a través de la plataforma de redes sociales, procesamos su identificación de redes sociales y cualquier dato que comparta con nosotros. Hacemos esto para responder a su consulta.

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Procesamos estas solicitudes de contacto en función de nuestro interés legítimo correspondiente. No registramos su información en nuestros sistemas, sin embargo, no está en nuestras manos cómo el proveedor de la plataforma de redes sociales procesa sus datos. Por favor, consulte la política de privacidad de la plataforma de medios sociales con respecto a este asunto.

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Procesamos conjuntamente con Facebook(Facebook Ireland Limited 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Ireland) los datos de los usuarios que siguen, me gustan, compartidos, respuestas a anuncios o cuando se ponen en contacto con nosotros en dichas páginas de redes sociales.

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Cuando interactúas con nuestras redes sociales, el contenido y el evento se registran en el sistema de información de la página de Facebook, que incluye tus datos personales.

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Durante el procesamiento manejamos información sobre sus acciones. Esto incluye si ve nuestra página, publicación, video, historia u otro contenido correspondiente. Además, procesamos lo siguiente:

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Acciones del usuario. Esto incluye acciones como las siguientes:

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Visualización de una página, publicación, vídeo, historia u otro contenido asociado a una página
Interactuar con una historia
Seguir o dejar de seguir una página
Me gusta o no le gusta una página o publicación
Recomendar una página en una publicación o comentario
Comentar, compartir o reaccionar al post de una página(incluido el tipo de reacción)
Ocultar la publicación de una página o denunciar como spam
Mantener el mouse sobre un vínculo a una página o el nombre o la imagen de perfil de una página para ver una vista previa del contenido de la página
Al hacer clic en el sitio web, el número de teléfono o el botón de obtener indicaciones de la página
Tener el evento de una página en pantalla, responder a un evento, incluido el tipo de reacción, hacer clic en un enlace para entradas para eventos
Iniciar una comunicación de Messenger con la página
Ver o hacer clic en los artículos de la tienda de la página

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Información sobre las acciones, las personas que las toman y los navegadores o aplicaciones utilizados para ellas, como los siguientes:

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Fecha y hora de la acción
País/ciudad (estimado a partir de la dirección IP o del perfil de usuario para los usuarios que han iniciado sesión)
Código de idioma (desde el encabezado http del navegador y/o la configuración de language)
Grupo de edad/género (sólo desde el perfil de usuario para usuarios que han iniciado sesión)
Sitio web visitado anteriormente (desde el encabezado http del navegador)
Si la acción se realizó desde un equipo o dispositivo móvil (desde el agente de usuario del explorador o los atributos de la aplicación)
ID de usuario FB (sólo para usuarios que han iniciado sesión)

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El procesamiento de estos datos de redes sociales es el interés legítimo de la empresa correspondiente a la presencia en las redes sociales. Procesamos estos datos en la medida en que siga siendo un usuario de Facebook e interactúe con nuestras páginas. Los datos de Page Insights son manejados por nuestras oficinas asociadas.

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Acerca de Facebook Lookalike y Audiencias personalizadas

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Facebook es capaz de crear perfiles de audiencia útiles para nuestras actividades publicitarias, el uso de esta herramienta se hace por nuestro interés legítimo de mercadeo. Estos perfiles no incluyen ninguno de tus datos personales, pero pueden estar basados en tu perfil de Facebook.

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Facebook puede captar tu interés en nuestros programas, ya sea a través de Facebook Pixel, o cuando nos escribes en Messenger o porque subimos los datos de contacto de nuestros solicitantes. A partir de esta información, Facebook puede crear nuevas listas, llamadas "audiencias" para nuestra campaña de segmentación, lo que significa que nuestros anuncios llegarán a personas con intereses similares a los tuyos.

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Si no eres usuario de Facebook, estos sistemas no harán nada con tus datos, todo se descarta inmediatamente. Si eres usuario de Facebook, la inteligencia de “audiencia” simplemente conecta tus intereses con nuestro perfil de audiencia y no procesa tus datos de ninguna otra manera. Especialmente, no se dirige a usted con nuevos contenidos de mercadeo, no se pone en contacto con usted con ningún tipo de ofertas y no comparte sus datos con terceros.

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Procesamiento de datos relacionados con el boletín de noticias y la suscripción al blog

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Es posible que pueda suscribirse a un boletín de noticias a través de un sitio web de Smaller Earth.

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Si se suscribe, le pedimos que proporcione su nombre y dirección de correo electrónico. Utilizamos estos datos para enviar boletines informativos por correo electrónico que contienen actualizaciones, noticias, ofertas y contenido general de viajes.

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En la suscripción le pedimos su consentimiento. Puede darse de baja en cualquier momento con el enlace de cancelación de suscripción en los correos electrónicos. Si realiza esta acción, sus datos permanecerán en nuestra lista de correos.

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Almacenamos los datos en nuestros sistemas que son operados y mantenidos por nuestro proveedor de soluciones técnicas, que puede acceder a los datos (por ejemplo, para la solución de problemas). Nuestra oficina asociada en el país de su preferencia de idioma también tiene acceso a los datos.

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Enviamos nuestros correos electrónicos con un proveedor de servicios de correo de terceros. Almacenan su nombre, dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento, etapa de solicitud, nombre de la universidad, fecha de registro, estado de colocación, centro de responsabilidad, fecha de último inicio de sesión, sub-etapa, nombre del empleador, nombre del programa y estado de descarga de la aplicación.

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Procesamiento de datos cuando refiere nuestros programas a otras personas

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Cuando copia el enlace de referencias en nuestra página web y la envía a alguien interesado en algún programa, no hacemos seguimiento de su actividad, intercambiamos correos ni mensajes. Nosotros solo procesamos datos adicionales, en caso de que la persona invitada se registre en nuestra página web.

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En estos casos, registramos el código de referencia durante el proceso de registro de la persona invitada, para asegurarnos de que se usa el programa de referidos de manera correcta. Esto es de nuestro legítimo interés. Sin embargo, el vínculo entre su perfil y el perfil de la persona invitada no es visible en nuestra interfaz de administración, lo que significa que solo usamos esta información en caso de investigaciones técnicas.

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Esta información es eliminada luego de 3 años desde el momento de registro.

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Manejo de datos relacionados a mensajes

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Cuando está conectado con un empleador (cuando está bajo revisión, confirmado, o ubicado en un campamento), le damos la posibilidad de intercambiar mensajes con su empleador potencial dentro de nuestra interfaz.

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Estos mensajes son entre usted y el empleador, y no son vigilados en ningún momento, a menos que se presente un reporte de abuso, discriminación, fraude, o violación de los terminos de uso u otros problemas. Esto en nuestro legítimo interés de mantener un servicio de calidad.

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Los mensajes son guardados por 3 años.

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Procesamiento de datos con respecto a sus comentarios

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Cuando haya terminado su programa, le pedimos sus comentarios sobre el servicio que ha recibido y sobre su experiencia en el programa. Dejar su retroalimentación es opcional. El procesamiento de estos datos es de nuestro interés legítimo con respecto a la publicidad y la mejora de nuestros servicios.

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Si proporciona comentarios, nos encargamos de su opinión, puntuación, foto de perfil, su nombre y la inicial del apellido. Si el contenido de los comentarios es aceptable para la publicación, lo divulgamos en nuestra página web. Puede solicitar en cualquier momento la eliminación de estos datos, pero de lo contrario los almacenamos indefinidamente.

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Almacenamos los datos en nuestros sistemas que son operados y mantenidos por nuestro proveedor de soluciones técnicas. que puede acceder a los datos, por ejemplo, para la solución de problemas. Nuestra oficina asociada con la que usted realizó un contrato para proporcionar el servicio del programa también tendrá acceso a los datos.

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Compartir tus fotos y vídeos

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Nos alegra ver que comparte fotos y videos sobre su viaje con Smaller Earth. Si estas son imágenes públicas, podríamos compartirlas en nuestras páginas de redes sociales. Estos recursos compartidos funcionan siempre y cuando no elimines sus publicaciones originales.

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Si comparte sus fotos y videos con nosotros directamente, los procesamos solo con su consentimiento. Si da su consentimiento, podríamos publicarlos en nuestras páginas de redes sociales o páginas web. Hacemos esto para informar a la audiencia más amplia sobre nuestros programas y para hacer marketing general.

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Si hay otras personas que son reconocibles en su foto o video, asegúrese de que estén al tanto de que usted lo pone a disposición del público y obtenga su consentimiento para esto. Esta es su responsabilidad.

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Si encuentra algún medio que le muestre en nuestras páginas web o otros medios de comunicación, pero no desea que se muestre, puede oponerse en cualquier momento. En tal caso, por favor escríbenos a data@smallerearth.com o póngase en contacto con nosotros de otras maneras! ¡Gracias!

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Tratamiento de datos sobre concursos, sorteos o premios

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Si participa en un concurso, sorteo o premio de Smaller Earth, procesamos algunos de sus datos personales, en función de nuestro interés legítimo en los anuncios de nuestros servicios.

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Procesamos los datos para notificar al ganador, para publicar el nombre del ganador, para entregar el premio, para cumplir con nuestros deberes fiscales correspondientes y para mantenernos en contacto con el ganador.

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Manejamos su nombre, datos de contacto, el hecho de que usted participa en la competencia, sorteo o premio y el resultado (en caso ganar).

No procesamos los datos de los participantes después de la conclusión, excepto los datos de los ganadores. Almacenamos los datos de los ganadores durante 7 años después del evento.

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Intercambio de datos de los ganadores

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El premio a veces implica actividades organizadas por terceros. Para poder organizar el premio otorgado para los ganadores, compartimos datos personales con estos terceros. Por favor, considere esto cuando participe.

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Acerca de la grabación de fotos y videos

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Podemos capturar fotografías o videos durante el sorteo o la entrega del premio. El propósito de estos registros es documentar el evento, tener seguridad e informar a una audiencia más amplia sobre los programas de Smaller Earth.

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Utilizamos estas grabaciones para publicar videos y artículos en nuestros sitios web, redes sociales y otros medios. Hacemos esto con el interés legítimo por la publicidad.

Almacenamos estas grabaciones indefinidamente, pero usted puede oponerse a su uso o solicitar su eliminación en cualquier momento. Almacenamos los datos en nuestros sistemas que son operados y mantenidos por nuestro proveedor de soluciones técnicas, que podría acceder a los datos (por ejemplo, para la solución de problemas). Nuestra oficina asociada que organizó el sorteo tiene acceso a los datos.

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Grabación adicional de foto y de vídeo del ganador

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Si gana un concurso, sorteo o premio de Smaller Earth y nos da su consentimiento, podemos crear más fotografías y videos sobre usted.

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El propósito de esto es informar a una audiencia más amplia sobre los programas de Smaller Earth. En este caso, procesamos su nombre, los detalles de la grabación, los hechos sobre el premio, el valor del premio y las fotos y videos sobre usted. Almacenamos y utilizamos estas grabaciones indefinidamente, pero usted puede retirar su consentimiento en cualquier momento y solicitar la eliminación de los datos otorgados.

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Almacenamos los datos en nuestros sistemas que son operados y mantenidos por nuestro proveedor de soluciones técnicas, que puede acceder a los datos (por ejemplo, para solucionar problemas). Nuestra oficina asociada que organizó el evento tiene acceso a los datos. Si usted da su consentimiento, podemos publicar las grabaciones y la información correspondiente en nuestros sitios web, páginas de redes sociales y otros medios.

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Procesamiento de datos personales de las partes anfitrionas, representantes de clientes, empleadores anfitriones y socios de organizaciones de alojamiento

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Durante nuestra asociación con organizaciones de alojamiento, podríamos manejar los datos personales de sus empleados, representantes, socios si están registrados en nuestro sistema de gestión de relaciones con el cliente o en contacto con nosotros de otras maneras.

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Si usted es una persona que pertenece a la categoría anterior, procesamos su nombre, sus datos de contacto, su lugar de trabajo actual, su asignación actual y los niveles de privilegio que tiene en nuestro sistema. Utilizamos estos datos durante la organización de nuestros programas y se requiere para el contrato entre la organización de alojamiento y nosotros.

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Si usted es una de las partes que firma contratos digitales, su dirección de IP es almacenada en su firma digital.

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Almacenamos los datos en nuestros sistemas que son operados y mantenidos por nuestro proveedor de soluciones técnicas, que puede acceder a los datos (por ejemplo, para solucionar problemas). Conservamos estos datos indefinidamente. Puede solicitar en cualquier momento la eliminación de los datos en la siguiente dirección de correo electrónico: data@smallerearth.com.

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Procesamiento de datos cuando le organizamos un viaje de negocios

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Tratamos los siguientes datos relativos al alojamiento:

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Nombre
Fecha y lugar de nacimiento
País de origen
Destino
Duración de la estancia

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Si organizamos vuelos para usted, las reservas son manejadas por una oficina asociada de Smaller Earth (Campleaders Hungary Kft.) utilizando un Sistema de Reservas de Distribución Global (GDS). Registramos la siguiente información al sistema de reserva de vuelos:

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Nombre
Fecha y lugar de nacimiento
País de origen
Dirección física durante el programa
Destino
Detalles de la tarjeta de viajero frecuente
Datos del pasaporte
Itinerario y horario de vuelo
Alergia alimentaria
Información relacionada a las escalas

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Compartimos los datos con países fuera de la UE /Reino Unido en función de su consentimiento. Manejamos la información sobre cualquier alergia alimentaria también con su consentimiento dado.

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Almacenamos los datos relacionados con el vuelo en nuestros sistemas durante 5 años.

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Procesamiento de datos si solicita un trabajo en Smaller Earth

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Si desea trabajar para Smaller Earth y solicita uno de nuestros puestos de trabajo vacantes, procesamos su CV y otros datos personales que comparte con nosotros.

Estos suelen ser: su nombre, fecha y lugar de nacimiento, datos de contacto, certificados escolares, pasatiempos, intereses, experiencia laboral, habilidades lingüísticas, motivación y foto.

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Procesamos estos datos de acuerdo con nuestro interés legítimo en la contratación. No divulgamos sus datos a terceros. Eliminaremos todos los datos de candidatos no seleccionados 6 meses después de que se haya realizado la selección y se haya cubierto el puesto. La razón de esta duración de almacenamiento es en nuestro interés legítimo en la defensa legal, en la rara situación en que alguien puede abrir un caso de discriminación contra nosotros.

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