Polityka prywatności

‍

Ostatnia aktualizacja: 7 października 2026

‍

Dziękujemy za korzystanie z usług Smaller Earth lub odwiedzanie jednej z naszych stron internetowych/aplikacji mobilnych!

‍

Smaller Earth podlega przepisom brytyjskiego i unijnego RODO (Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych). Rozporządzenie to zapewnia, że firmy przetwarzają Twoje dane osobowe z zachowaniem najwyższej poufności i staranności. Nasza Polityka Prywatności pomaga zrozumieć, w jaki sposób wykorzystujemy dane, które nam udostępniasz, oraz jakie masz prawa. Polityka opisuje, jakie dane zbieramy i dlaczego, jak je zbieramy, jak długo je przechowujemy i jak je przetwarzamy. Wyjaśnia również, komu udostępniamy Twoje dane oraz jakie są podstawy prawne ich przetwarzania.

‍

Aby komunikować się z Tobą i świadczyć usługi, Smaller Earth Group Ltd. (dalej: SEG) oraz Camp Leaders Poland sp. z o.o. (dalej: CLP) będą przetwarzać Twoje dane osobowe. Jeśli masz pytania lub chcesz skorzystać ze swoich praw wynikających z brytyjskiego i unijnego RODO, takich jak dostęp do danych, ich sprostowanie i usunięcie, skontaktuj się z nami, korzystając z danych kontaktowych podanych w tej polityce.

‍

Administratorem danych jest zawsze Smaller Earth Group Ltd, niezależnie od tego, czy:

‍

aplikujesz do któregokolwiek z programów Smaller Earth za pośrednictwem naszych biur partnerskich (np. Camp Leaders, Camp Canada, Resort Leaders lub Adventure China),
bierzesz udział w wydarzeniach organizowanych przez biura partnerskie Smaller Earth, czy
zawierasz z nami umowę dotyczącą udziału w programach Smaller Earth.

‍

W sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych prosimy o kontakt z nami, niezależnie od miejsca podpisania umowy.

‍

Smaller Earth Group Limited, Avenue HQ, 17 Mann Island, Liverpool, Anglia, L3 1BP. Numer rejestrowy: 06586570.

‍

Smaller Earth Group Ltd. powierzyła przetwarzanie danych uczestników rejestrujących się z terenu Polski firmie Camp Leaders Poland sp. z o.o., adres: Zamojska 8/9, 20-105 Lublin, NIP 712 30 95 987.

‍

Jeśli aplikujesz do programu Smaller Earth, poprosimy Cię o podanie danych osobowych, często w tym o dane wrażliwe. Aby zapewnić bezpieczeństwo tych informacji, regularnie szkolimy naszych pracowników i partnerów w zakresie bezpieczeństwa danych i prywatności. Nasze systemy technologiczne są chronione silnymi metodami uwierzytelniania, a pracownicy mają dostęp wyłącznie do danych niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. Wszyscy nasi partnerzy wykorzystują dane wyłącznie do określonych przez nas celów i działają na podstawie ścisłych zobowiązań umownych dotyczących prywatności i przetwarzania danych zgodnie z RODO.

‍

Przetwarzamy dane osobowe w sytuacjach opisanych poniżej. Kolejne sekcje tej polityki są ułożone w tej samej kolejności i wyjaśniają, jakie dane zbieramy, dlaczego, jak długo je przechowujemy i komu je udostępniamy.

‍

kontaktujesz się z nami
bierzesz udział w prezentacji lub wydarzeniu
zawierasz z nami umowę, w tym gdy uczestniczysz w programie
korzystamy z narzędzi automatycznych podczas Twojej aplikacji, udziału w programie lub komunikacji z nami
organizujemy Twój lot, podróż lub ubezpieczenie albo dzwonisz na naszą infolinię
udzielasz referencji uczestnikowi
zostajesz wskazany jako osoba do kontaktu w nagłych wypadkach
odwiedzasz naszą stronę internetową lub aplikację
odwiedzasz oficjalny profil Smaller Earth w mediach społecznościowych
subskrybujesz newsletter e-mail
polecasz nasze programy innej osobie
wymieniasz wiadomości z organizacją goszczącą na naszej platformie
przekazujesz opinię lub recenzję jako nasz klient
udostępniasz swoje zdjęcia lub filmy
bierzesz udział w konkursie, rozdaniu lub przyznaniu nagrody
jesteś stroną goszczącą, przedstawicielem klienta, organizacją goszczącą lub partnerem organizacji goszczącej
aplikujesz na stanowisko w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin albo na podstawie umowy kontraktowej w Smaller Earth, w tym na staże i praktyki zawodowe
podpisujesz dokument
bierzesz udział w społeczności online Smaller Earth
przeprowadzasz rozmowy kwalifikacyjne
reprezentujesz organizację goszczącą i przesyłasz film wprowadzający

‍

Przez cały czas stosujemy procedury bezpieczeństwa chroniące poufność Twoich danych osobowych, w tym technologie szyfrowania, bezpieczne serwery, kontrolowany dostęp do systemów, regularne monitorowanie naszych sieci oraz stałe szkolenia personelu, tak aby tylko upoważnione osoby mogły wyświetlać lub przetwarzać Twoje informacje. Zabezpieczenia te mają zapobiegać nieuprawnionemu dostępowi, przypadkowej utracie, niewłaściwemu wykorzystaniu, zmianie lub ujawnieniu Twoich danych osobowych, dzięki czemu możesz mieć pewność, że Twoje informacje są traktowane z najwyższą starannością i ochroną.

‍

Twoje prawa dotyczące danych osobowych

‍

Możesz skontaktować się z nami, aby zapytać, czy przechowujemy lub przetwarzamy Twoje dane osobowe. Jeśli tak, masz prawo do dostępu do nich, ich sprostowania i usunięcia. Możesz również sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych i poprosić o ich kopię w formie elektronicznej. Zakres przysługujących uprawnień oraz sytuacje, w których możesz z nich skorzystać, wynikają wprost z przepisów prawa. Realizacja uprawnień zależy od podstawy prawnej przetwarzania danych oraz celu, w którym je przetwarzamy. Więcej informacji o swoich prawach znajdziesz w art. 12–21 unijnego i brytyjskiego RODO.

‍

Jeśli masz pytania, prośby lub problemy dotyczące przetwarzania danych, skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych:

‍

Adres e-mail: privacy@smallerearth.com

‍

Swoje wątpliwości oraz wnioski dotyczące realizacji przysługujących Ci praw możesz również kierować do Inspektora Ochrony Danych CLP na adres e-mail: iod@campleaders.pl

‍

Jeśli jesteś zarejestrowanym użytkownikiem, możesz również złożyć wniosek o dostęp do danych i ich usunięcie w swoim profilu online, w sekcji ustawień.

‍

Jeśli masz problem dotyczący swoich danych osobowych, prosimy o kontakt, a nasz zespół dołoży wszelkich starań, aby go rozwiązać.

‍

W razie potrzeby możesz złożyć skargę do właściwego organu ochrony danych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO. Właściwe organy to:

‍

ICO – Information Commissioner’s Office – https://ico.org.uk
UODO – Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa – https://uodo.gov.pl

‍

Możesz również wszcząć postępowanie przed właściwym sądem w miejscu Twojego zamieszkania lub w miejscu siedziby administratora danych.

‍

Przedstawiciel UE w sprawach ochrony danych

‍

Przedstawicielem Smaller Earth Group Limited w UE do kontaktu z organami oraz w innych sprawach związanych z ochroną danych jest:

‍

Campleaders Hungary Kft.

‍

1051 Budapest, Vigyázó Ferenc utca 4. 3/1., WĘGRY

‍

Izabella Gyuricza

‍

data@smallerearth.com

‍

Przedstawicielem CLP w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest: Klaudyna Królikowska, e-mail: iod@campleaders.pl

‍

Przetwarzanie danych podczas kontaktowania się z SEG bądź CLP

‍

Kiedy kontaktujesz się z nami – za pośrednictwem e-maila, czatu na żywo, telefonu, mediów społecznościowych, osobiście lub w inny sposób – możemy przetwarzać następujące dane osobowe: Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, płeć, datę urodzenia, numer telefonu oraz Facebook ID (tylko w przypadku kontaktu przez Facebooka). Przetwarzamy również wszelkie inne informacje osobowe, które przekażesz nam podczas komunikacji.

‍

Wykorzystujemy te dane, aby skontaktować się z Tobą, odpowiedzieć na pytania i prośby oraz przekazać Ci dalsze informacje. Przetwarzanie tych danych stanowi nasz uzasadniony interes w zakresie obsługi kontaktu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Usuwamy dane z naszych systemów CRM po 3 latach od ostatniej interakcji. Dane na platformach komunikacyjnych (np. e-mail, Facebook, WhatsApp) są przechowywane bezterminowo.

‍

Kiedy kontaktujesz się z nami na Facebooku, przetwarzamy Twoje dane z Facebooka wspólnie z Facebook Inc. W innych przypadkach dane znajdują się w systemach naszego dostawcy rozwiązań technicznych (strona internetowa, e-mail itp.), który może mieć dostęp do Twoich danych. Nasze lokalne biura partnerskie mogą aktywnie przetwarzać przesłane przez Ciebie dane podczas obsługi Twojej prośby.

‍

Korzystamy z usług zewnętrznego dostawcy w celu obsługi technicznej tej komunikacji. Nasz dostawca rozwiązań technicznych może okazjonalnie mieć dostęp do danych w określonych sytuacjach, np. podczas rozwiązywania problemów. Przechowuje on informacje dotyczące danej komunikacji, takie jak adres e-mail, numer telefonu, identyfikatory w mediach społecznościowych oraz treść wiadomości.

‍

Przetwarzanie danych podczas prezentacji i wydarzeń

‍

Możemy organizować webinary (spotkania online) oraz wydarzenia stacjonarne, aby informować potencjalnych kandydatów o programach Smaller Earth lub przekazywać dodatkowe informacje naszym uczestnikom, z którymi zawarliśmy umowę. Podczas tych wydarzeń rejestrujemy listę uczestników, a podczas rejestracji możemy poprosić o podanie:

‍

imienia i nazwiska
adresu e-mail
numeru telefonu
daty i miejsca urodzenia
nazwy uczelni lub kolegium
daty wydarzenia, w którym uczestniczyłeś
nazwy wydarzenia, w którym uczestniczyłeś

‍

Możemy również poznać Twoją płeć i zobaczyć Twój podpis.

‍

Jeśli zmienisz zdanie, możesz poprosić nas o natychmiastowe usunięcie swoich danych lub złożyć taką prośbę później. Jeśli poprosisz nas później, usuniemy Twoje dane w ciągu 1 miesiąca od otrzymania prośby. Jeśli wypełnisz formularz papierowy podczas wydarzenia, ale nie skontaktujesz się z nami ponownie, będziemy przechowywać Twoje dane do końca sezonu wyjazdowego.

‍

W trakcie sezonu możemy organizować webinary na tematy takie jak targi pracy, rozmowy kwalifikacyjne, podróże, szkolenia przedwyjazdowe i inne. W przypadku webinarów online mamy dostęp do adresów e-mail i nazw użytkowników uczestników. Dostawcy oprogramowania używanego do webinarów online przechowują logi aktywności użytkowników. Szczegóły dotyczące przetwarzania danych przez tych dostawców znajdziesz na stronie internetowej dostawcy oprogramowania, z którego korzystasz, aby połączyć się z wydarzeniem online.

‍

Dane dotyczące wydarzeń są przechowywane w systemach naszego dostawcy rozwiązań technicznych (strona internetowa, e-mail itp.), który może mieć dostęp do tych danych. Nasze lokalne biura partnerskie mogą również aktywnie przetwarzać te informacje w celu świadczenia usług Smaller Earth.

‍

Nagrywanie wydarzeń

‍

Możemy robić zdjęcia i nagrywać filmy podczas naszych wydarzeń publicznych. Poinformujemy Cię, jeśli będzie to miało miejsce, i damy Ci możliwość nie bycia nagrywanym. Informację o tym uzyskasz w miejscu wydarzenia.

‍

Celem tych nagrań jest dokumentowanie wydarzenia i promowanie oferowanych przez nas usług. Zdjęcia i filmy mogą być publikowane na naszej stronie internetowej, w mediach społecznościowych i innych mediach. Jest to nasz uzasadniony interes w zakresie reklamy firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

‍

Zdjęcia i filmy przechowujemy bezterminowo, ale zawsze możesz zgłosić sprzeciw wobec ich wykorzystania lub poprosić o usunięcie danych.

‍

Możemy nagrywać nasze webinary online. W takim przypadku poinformujemy Cię o nagrywaniu z wyprzedzeniem.

‍

Przechowujemy Twoje dane w naszych systemach, które są obsługiwane i utrzymywane przez naszego dostawcę rozwiązań technicznych. Może on okazjonalnie mieć dostęp do danych (np. w celu rozwiązywania problemów). Nasze biura partnerskie w kraju, z którego aplikujesz, będą miały dostęp do tych danych.

‍

Przetwarzanie danych związanych z umową

‍

Jeśli zawierasz umowę z SEG bądź CLP (np. podpisujesz Umowę Uczestnictwa w Programie), będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe na różne sposoby.

‍

Kolejne sekcje wyjaśniają, jak przetwarzamy Twoje dane, gdy:

‍

uczestniczysz w programie
korzystamy z narzędzi automatycznych
organizujemy loty i podróże
organizujemy ubezpieczenie
dzwonisz na naszą 24-godzinną infolinię
Twoje dane są udostępniane krajom spoza UE i Wielkiej Brytanii
dołączasz do konkretnego programu

‍

Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie

‍

Jeśli uczestniczysz w programie Smaller Earth, jesteśmy zobowiązani do udostępnienia niektórych Twoich danych osobowych zewnętrznym organizacjom partnerskim (np. obozom, ośrodkom wypoczynkowym i innym organizacjom goszczącym). Wykorzystujemy te dane również do celów rozliczeniowych.

‍

Poniższe informacje przetwarzamy, ponieważ mamy taki obowiązek prawny (np. fakturowanie, art. 6 ust. 1 lit. c RODO) lub ponieważ musimy przetwarzać te dane, aby świadczyć Ci usługi określone w umowie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

‍

Poniżej znajduje się lista danych osobowych, które zazwyczaj przetwarzamy, jeśli uczestniczysz w programie Smaller Earth:

‍

Oceny i recenzje napisane przez strony goszczące i o nich
Fakt, że aplikowałeś do naszego programu
Kraj pochodzenia
Dane dotyczące karalności i niekaralności
Kraj docelowy i adres
Dowód statusu studenta
Zdjęcie
Szczegóły dotyczące kieszonkowego
Metoda płatności, kwota i szczegóły płatności
Raport z rozmowy kwalifikacyjnej
Adres, adres tymczasowy
Informacje o motywacji
Płeć
Imię i nazwisko
Rozmiar koszulki
Preferowany czas kontaktu
Dane umowy
Referencje
Data i miejsce urodzenia
Numer telefonu
Adres IP w przypadku cyfrowego podpisania dokumentu
Dane paszportowe
Imię i nazwisko osoby do kontaktu w nagłych wypadkach, relacja, dane kontaktowe
Preferencje żywieniowe
Status obejrzenia filmów z kursów przygotowawczych
Inne dane osobowe przekazane nam podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub na piśmie

‍

Dane codzienne lub powszechne przetwarzamy na podstawie umowy między nami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Niektóre inne przetwarzane przez nas dane należą jednak do danych wrażliwych, np. historia medyczna i karalność. Zanim przekażesz nam te dane, poprosimy Cię o zgodę na ich przetwarzanie, przechowywanie i udostępnianie partnerskim organizacjom goszczącym (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

‍

Pamiętaj, że nasze partnerskie organizacje goszczące wymagają tych informacji, a bez Twojej zgody nie będziemy mogli zorganizować Twojego wyjazdu ani udziału w programie.

‍

Możemy również zapytać o Twoją religię i przekonania, aby lepiej dopasować Cię w procesie rekrutacji. Jest to opcjonalne. Nie musisz odpowiadać na te pytania i możesz usunąć swoje odpowiedzi w dowolnym momencie.

‍

W większości programów prosimy o podpisanie umowy lub innych dokumentów wymagających uwierzytelnienia za pomocą podpisu cyfrowego. Gdy podpisujesz dokument cyfrowo, zapisujemy w danych podpisu znacznik czasu podpisu, Twój adres IP, dane przeglądarki oraz tzw. fingerprint urządzenia, aby móc utworzyć i zweryfikować podpis cyfrowy. Jeśli dokument podpisują również inne strony, przechowujemy te same dane dotyczące ich podpisu.

‍

W niektórych programach możesz mieć możliwość przesłania filmu, w którym się przedstawiasz. Udostępniamy przesłany film potencjalnym organizacjom goszczącym w trakcie procesu rekrutacji, ale poza tym nie jest on dostępny publicznie. Prosimy, aby w filmie nie występowały inne osoby. Jeśli jednak występują, upewnij się, że masz zgodę każdej z nich na nagranie i przesłanie filmu.

‍

Strony trzecie, które otrzymają Twoje dane

‍

Przechowujemy Twoje dane w naszych systemach, które są obsługiwane i utrzymywane przez naszego dostawcę rozwiązań technicznych. Nasz dostawca rozwiązań technicznych może okazjonalnie mieć dostęp do danych w określonych sytuacjach, np. podczas rozwiązywania problemów. Nasze biura partnerskie w kraju, z którego aplikujesz, również mają dostęp do danych, aby świadczyć Ci usługi określone w umowie.

‍

W przypadku danych dotyczących karalności możliwe są dwie sytuacje. Albo zajmujesz się tym samodzielnie, albo prosisz nas o uzyskanie tych danych w Twoim imieniu (uzyskanie danych może nie być możliwe we wszystkich krajach). Jeśli poprosisz nas o zorganizowanie takiej weryfikacji, udostępnimy Twój adres e-mail, imię i nazwisko oraz numer telefonu naszemu dostawcy usług weryfikacji. Przetwarzamy te dane na podstawie Twojej zgody uzyskanej podczas rejestracji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

‍

Gdy prześlesz wszystkie wymagane informacje i dokumenty, a my je zweryfikujemy, status Twojej aplikacji może zmienić się na „Ready to Hire”. Na tym etapie udostępniamy Twoje dane zweryfikowanym potencjalnym stronom goszczącym, czyli organizacjom goszczącym i partnerom w programie wymiany, w którym uczestniczysz.

‍

Przetwarzamy dane z Twojego paszportu elektronicznie i weryfikujemy ich treść w sposób zautomatyzowany. Korzystamy z usług zewnętrznego dostawcy, który przekształca obraz Twojego paszportu w tekst możliwy do przetwarzania. Dostawca ten przechowuje obraz i tekst paszportu w swoich systemach przez czas trwania tego procesu.

‍

Aby zapewnić wsparcie logistyczne, pomoc, zgodność z przepisami i inne potrzeby związane z usługami w kraju, który odwiedzasz, możemy udostępniać Twoje dane regionalnemu biuru Smaller Earth.

‍

Gdy wysyłamy Ci aktualizacje i wiadomości, korzystamy z zewnętrznego dostawcy usług powiadomień. Przechowuje on Twoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz treść wiadomości. Jeśli zdecydujesz się na powiadomienia SMS, korzystamy również z usług zewnętrznego dostawcy, który przechowuje Twój numer telefonu, imię i nazwisko oraz treść wiadomości.

‍

Jeśli zdecydujesz się na komunikację przez WhatsApp, korzystamy z usług WhatsApp, aby czatować z Tobą i przesyłać Ci różne informacje. Odbywa się to za pośrednictwem systemów WhatsApp, które przetwarzają Twoje dane kontaktowe WhatsApp oraz wymieniane przez nas wiadomości. Jeśli mieszkasz w regionie europejskim, podmiotem przetwarzającym dane jest WhatsApp Ireland Limited, w przeciwnym razie jest nim WhatsApp LLC. Do przekazywania wiadomości między naszymi systemami a WhatsApp korzystamy z usług zewnętrznego dostawcy. Ta usługa pośrednicząca również przetwarza wyżej wymienione dane dotyczące komunikacji przez WhatsApp.

‍

Gdy płacisz za usługi, w proces płatności zaangażowane są podmioty zewnętrzne, które otrzymują dane płatnicze: Twoje imię i nazwisko, numer konta bankowego lub numer karty kredytowej, nazwę użytkownika, fakt dokonania płatności, kwotę i datę przelewu. Informacje o przetwarzaniu przez nie danych znajdziesz w ich własnych politykach prywatności, dostępnych na stronach płatności wybranej metody.

‍

Jeśli zapiszesz się do kilku programów lub wrócisz później po zakończonej lub niedokończonej aplikacji, możemy ponownie wykorzystać przekazane wcześniej informacje.

‍

Jak długo przechowujemy te dane

‍

Przetwarzamy i przechowujemy Twoje dane przez okres wynikający z naszych obowiązków prawnych, jak poniżej:

‍

Jeśli zarejestrowałeś się na naszej stronie, ale nie wniosłeś żadnych opłat i nie podpisałeś umowy uczestnictwa w programie: dokumenty papierowe przechowujemy do końca sezonu wyjazdowego; informacje elektroniczne przechowujemy przez 3 lata od daty rejestracji.
Dane dotyczące płatności przechowujemy przez 7 lat.
Dane i dokumenty związane z umową przechowujemy przez 5 lat od przyjęcia do programu.

‍

Automatyczne przetwarzanie z użyciem narzędzi AI

‍

Korzystamy z poniższych narzędzi, gdy aplikujesz, uczestniczysz w programie lub komunikujesz się z nami. Możesz sprzeciwić się korzystaniu z każdego z nich w sposób opisany poniżej.

‍

Transkrypcja rozmów kwalifikacyjnych z użyciem AI

‍

Gdy aplikujesz do naszych programów, możemy zaprosić Cię na rozmowę kwalifikacyjną. Możemy przetwarzać nagranie dźwiękowe rozmowy za pomocą narzędzia AI. Wykorzystujemy AI do sporządzenia pisemnego podsumowania rozmowy i zapisania go w naszym systemie CRM. Podczas przetwarzania sesji przesyłamy strumieniowo dane dźwiękowe do systemów dostawcy narzędzia AI. Nagranie dźwiękowe ani pisemne podsumowanie nie są przechowywane w systemach AI.

‍

Jest to nasz uzasadniony interes w zakresie optymalizacji procesów pracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), ale możesz w każdej chwili zgłosić sprzeciw. Jeśli to zrobisz, nie będziemy przetwarzać sesji za pomocą żadnego narzędzia AI.

‍

Weryfikacja zdjęcia profilowego z użyciem AI

‍

Gdy przesyłasz zdjęcie profilowe, korzystamy z zewnętrznego narzędzia AI, aby sprawdzić jakość zdjęcia pod kątem widoczności i treści.

‍

Jest to nasz uzasadniony interes w zakresie optymalizacji procesów pracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli chcesz zgłosić sprzeciw, poinformuj o tym nasz zespół i prześlij mu zdjęcie profilowe bezpośrednio.

‍

Weryfikacja referencji z użyciem AI

‍

Korzystamy z automatycznych systemów AI, aby weryfikować treść referencji wystawionych na Twój temat. Jeśli wykryjemy w tekście referencji nietypowe treści, system automatycznie przekazuje je pracownikowi do ponownego sprawdzenia.

‍

Jest to nasz uzasadniony interes w zakresie optymalizacji procesów pracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli chcesz zgłosić sprzeciw, poinformuj o tym nasz zespół i prześlij mu referencje bezpośrednio.

‍

Weryfikacja paszportu z użyciem AI

‍

Korzystamy z automatycznych systemów AI, aby weryfikować przesłane przez Ciebie zdjęcie paszportu. AI sprawdza, czy jakość zdjęcia jest wystarczająca i czy widoczne są wszystkie wymagane informacje, a także przekształca tekst ze zdjęcia w tekst możliwy do przetwarzania.

‍

Jest to nasz uzasadniony interes w zakresie optymalizacji procesów pracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Udostępniamy zdjęcia paszportów dostawcy usługi AI. Jeśli chcesz zgłosić sprzeciw, poinformuj o tym nasz zespół i prześlij mu kopię paszportu bezpośrednio!

‍

Asystent AI do dopasowywania ofert

‍

Korzystamy z automatycznych systemów AI, aby pomóc Ci znaleźć najlepiej dopasowane stanowiska w naszych programach. System AI wykorzystuje dostępne informacje, aby pokazać Ci stanowiska, które mogą najbardziej Ci odpowiadać. Asystent nie uniemożliwia Ci samodzielnego przeglądania ofert i nie filtruje ani nie blokuje żadnych możliwości na podstawie swojej oceny.

‍

Korzystanie z asystenta AI do dopasowywania ofert jest naszym uzasadnionym interesem w zakresie zapewnienia lepszej jakości usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Udostępniamy informacje z Twojego profilu dostawcy usługi AI. Jeśli chcesz zgłosić sprzeciw, poinformuj o tym nasz zespół!

‍

Asystent AI do obsługi korespondencji

‍

Korzystamy z systemów AI do analizy e-maili i wiadomości wymienianych z naszymi uczestnikami. System przygotowuje podsumowania i sugestie dalszych działań, w tym gotowe odpowiedzi lub pytania.

‍

Jest to nasz uzasadniony interes w zakresie optymalizacji procesów pracy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Udostępniamy treść korespondencji dostawcy usługi AI. Jeśli chcesz zgłosić sprzeciw, poinformuj o tym nasz zespół, a nie będzie on korzystać z tego narzędzia!

‍

Przetwarzanie danych w przypadku organizacji lotów i podróży

‍

Jeśli organizujemy Twój lot, rezerwację może obsługiwać biuro partnerskie Smaller Earth (Campleaders Hungary Kft.) przy użyciu globalnego systemu rezerwacji (GDS). Biuro partnerskie przekazuje informacje dostawcy usług rezerwacyjnych, aby uzyskać dla Ciebie miejsce, wycenę i możliwość rezerwacji.

‍

W systemie rezerwacji lotów zapisujemy następujące informacje:

‍

Imię i nazwisko
Data i miejsce urodzenia
Kraj pochodzenia
Adres pobytu podczas programu
Miejsce docelowe
Dane karty stałego podróżnego
Dane paszportowe
Plan i harmonogram lotu
Alergie pokarmowe
Informacje dotyczące transferu

‍

Za Twoją zgodą dane mogą być udostępniane krajom spoza UE i Wielkiej Brytanii. Wszystkie kraje, które otrzymają Twoje dane, są wymienione w opisie programu w dalszej części tej polityki.

‍

Jeśli lecisz do USA, rejestrujemy Twoje dane w systemie APIS (Advance Passenger Information System) amerykańskiej Służby Celnej i Ochrony Granic (US Customs and Border Protection). Jest to obowiązkowe przekazanie danych, które obejmuje:

‍

imię, drugie imię, nazwisko
płeć
numer telefonu
adres e-mail
obywatelstwo
numer paszportu
kraj wydania paszportu
datę ważności paszportu
datę urodzenia
kraj docelowy
ulicę, kod pocztowy, miasto, stan

‍

Jeśli oprócz samego lotu organizujemy jakikolwiek transfer lub zakwaterowanie na pobyt tymczasowy, udostępniamy Twoje dane kontaktowe tym usługodawcom.

‍

Przetwarzanie danych związanych z ubezpieczeniem

‍

Możesz potrzebować skorzystać z ubezpieczenia, które zapewniamy w ramach Twojego programu. W takim przypadku udostępniamy brokerowi ubezpieczeniowemu następujące dane:

‍

Twoje imię i nazwisko
Data i miejsce urodzenia
Kraj zamieszkania
Obywatelstwo
Kategoria programu
Adres e-mail
Daty pobytu w miejscu pracy i podróży
Data zapisu do programu
ID aplikacji Smaller Earth

‍

Przetwarzanie danych podczas kontaktu z naszą infolinią

‍

Jeśli podróżujesz z nami, możesz zadzwonić na naszą infolinię poza godzinami pracy biura. W takim przypadku połączenie może odebrać firma zewnętrzna, która pomaga nam ustalać priorytety zgłoszeń. Zapisuje ona i przekazuje nam dane niezbędne do rozwiązania Twojego problemu:

‍

Twoje imię i nazwisko
Data i godzina połączenia
Data i miejsce urodzenia
Adres e-mail
Numer telefonu
Dane najbliższego krewnego lub osoby do kontaktu w nagłych wypadkach
Fakty i temat zgłoszenia
Dane dotyczące zdrowia
Dane dotyczące przestępstw

‍

Przetwarzamy te informacje na podstawie naszej umowy z Tobą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Rozmowa nie jest nagrywana. Przekazane przez Ciebie informacje są zapisywane w formie pisemnej i wykorzystujemy je do rozwiązywania problemów i udzielania wsparcia.

‍

Przechowujemy te informacje do momentu zamknięcia sprawy, z uwzględnieniem możliwych konsekwencji prawnych i terminów rozliczeń. Możemy być zmuszeni udostępnić szczegóły zdarzenia biuru partnerskiemu, z którym zawarłeś umowę, lub Twojemu sponsorowi wizowemu, ale wyłącznie w celu rozwiązania problemu lub gdy wymagają tego przepisy prawa.

‍

Dane z połączeń z infolinią przechowujemy w naszych systemach, które są obsługiwane przez naszego dostawcę rozwiązań technicznych. Może on okazjonalnie mieć dostęp do danych (np. w celu rozwiązywania problemów).

‍

Ryzyka związane z udostępnianiem danych krajom spoza UE i Wielkiej Brytanii

‍

Pamiętaj, że przepisy dotyczące ochrony danych i prywatności w krajach spoza UE i Wielkiej Brytanii często działają inaczej. Nasi partnerzy traktują Twoje dane z najwyższą starannością i poufnością, jednak kraj goszczący może kontrolować i monitorować odwiedzających na podstawie własnych przepisów.

‍

Praktyki dotyczące zapobiegania przestępczości, kontroli imigracji i przeciwdziałania terroryzmowi różnią się w zależności od kraju docelowego, a przeciętna osoba może mieć ograniczoną wiedzę na ich temat. Praktyki te często odbiegają od norm obowiązujących w UE lub Wielkiej Brytanii. Na przykład kraje goszczące mogą sprawdzać Twoje konta w mediach społecznościowych, prosić o dostęp do Twoich urządzeń elektronicznych przy wjeździe do kraju lub podejmować inne działania naruszające prywatność.

‍

Jeśli masz szczególne obawy dotyczące praktyk w zakresie prywatności w kraju goszczącym, zapoznaj się z odpowiednimi informacjami przed złożeniem aplikacji do programu Smaller Earth. Informacje te zazwyczaj można znaleźć na oficjalnych stronach rządowych.

‍

Przetwarzanie danych związanych z umową w poszczególnych programach – Stany Zjednoczone Ameryki

‍

Jeśli uczestniczysz w programie w USA, udostępnimy Twoje dane stronom trzecim w Stanach Zjednoczonych Ameryki: sponsorom wizowym, którzy zweryfikują Twoje dane, potencjalnym organizacjom goszczącym oraz organom związanym z procesem wizowym.

‍

Camp Leaders

‍

First Timer Program

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Fakt zażywania nielegalnych substancji
Dowód statusu studenta lub umowa o pracę
Zaświadczenie o niekaralności
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Doświadczenie w pracy z dziećmi
Zainteresowania
Posiadanie prawa jazdy
Certyfikaty
Umiejętności
Fakt wcześniejszego pobytu w Izraelu
Dane dotyczące wcześniejszych procedur wizowych do USA
Przegląd wcześniejszych podróży
Doświadczenie zawodowe
Umiejętności językowe
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Data dostępności
Posiadanie tatuażu lub piercingu
Dane dotyczące religii i światopoglądu
Nagranie wideo z Twoim udziałem
Dane wizowe

‍

Dane dotyczące Twojej obecności w internecie zbieramy przed rozmową wizową, ponieważ wymaga ich ambasada.

‍

Returnee Program

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Fakt zażywania nielegalnych substancji
Dowód statusu studenta lub umowa o pracę
Zaświadczenie o niekaralności
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Referencje dotyczące opieki nad dziećmi
Doświadczenie w pracy z dziećmi
Zainteresowania
Posiadanie prawa jazdy
Umiejętności
Informacje o wcześniejszym zatrudnieniu w USA
Dane dotyczące wcześniejszych procedur wizowych do USA
Przegląd wcześniejszych podróży
Doświadczenie zawodowe
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Data dostępności
Posiadanie tatuażu lub piercingu
Dane dotyczące religii i światopoglądu
Nagranie wideo z Twoim udziałem
Wiza

‍

Au Pair USA

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Zaświadczenie o niekaralności
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Referencje dotyczące opieki nad dziećmi
Doświadczenie w pracy z dziećmi
Posiadanie prawa jazdy
Certyfikaty
Umiejętności
Data dostępności
Referencje osobiste
Wiza

‍

Resort Leaders

‍

Work and Travel Program

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Oferta pracy
Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Fakt zażywania nielegalnych substancji
Dowód statusu studenta
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Zainteresowania
Posiadanie prawa jazdy
Umiejętności
Dane dotyczące wcześniejszych procedur wizowych do USA
Doświadczenie zawodowe
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Posiadanie tatuażu lub piercingu
Nagranie wideo z Twoim udziałem
Wiza

‍

Traineeship

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Fakt zażywania nielegalnych substancji
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Posiadanie prawa jazdy
Plan szkolenia
Certyfikaty
Umiejętności
Informacje o wcześniejszym zatrudnieniu w USA
Dane dotyczące wcześniejszych procedur wizowych do USA
Przegląd wcześniejszych podróży
Doświadczenie zawodowe
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Data dostępności
Posiadanie tatuażu lub piercingu
Nagranie wideo z Twoim udziałem
Wiza

‍

Internship

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Informacje o ukończonych i trwających studiach
Plan szkolenia
Informacje o wcześniejszym zatrudnieniu w USA
Dane dotyczące wcześniejszych procedur wizowych do USA
Doświadczenie zawodowe
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Data dostępności
Posiadanie tatuażu lub piercingu
CV
Wiza

‍

Przetwarzanie danych związanych z umową w poszczególnych programach – Kanada

‍

Camp Canada

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Stan cywilny
Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Fakt zażywania nielegalnych substancji
Umowa o przydziale do miejsca pracy (Placement Agreement)
Zaświadczenie o niekaralności
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Doświadczenie w pracy z dziećmi
Certyfikaty
Umiejętności
Fakt wcześniejszego pobytu w Izraelu
Status studenta na potrzeby pozwolenia na pracę w Kanadzie
Dane dotyczące wcześniejszego pobytu za granicą
Dane dotyczące wcześniejszego doświadczenia na obozach letnich w USA/Kanadzie
Doświadczenie w obozowaniu i zajęciach na świeżym powietrzu
Doświadczenie zawodowe
Dane dotyczące pozwolenia na pracę
Umiejętności językowe
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Umiejętność pływania
Dane dotyczące religii i światopoglądu
Dane wizowe

‍

Jeśli uczestniczysz w tym programie, udostępnimy Twoje dane stronom trzecim w Kanadzie.

‍

Przetwarzanie danych związanych z umową w poszczególnych programach – Karaiby

‍

Caribbean Internship

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Informacja, czy podróżowałeś wcześniej na Karaiby, oraz dane na ten temat
Oferta pracy
Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Fakt zażywania nielegalnych substancji
Legitymacja studencka
Zaświadczenie o niekaralności
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Zainteresowania
Posiadanie prawa jazdy
Certyfikaty
Umiejętności
Przegląd wcześniejszych podróży
Doświadczenie zawodowe
Pozwolenie na pracę
Fakt zmiany imienia lub nazwiska (z innego powodu niż małżeństwo)
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Data dostępności
Referencje osobiste
Posiadanie tatuażu lub piercingu
Nagranie wideo z Twoim udziałem

‍

Jeśli uczestniczysz w tym programie, możemy udostępnić Twoje dane stronom trzecim w następujących krajach: Jamajka, Curaçao, Wspólnota Bahamów, Saint Lucia, Antigua i Barbuda, Grenada, Barbados, Meksykańskie Stany Zjednoczone, Belize, Turks i Caicos, Haiti, Dominikana, Wspólnota Saint-Martin, Federacja Saint Kitts i Nevis, Wspólnota Dominiki, Brytyjskie Wyspy Dziewicze, Aruba, Bonaire, Saba i Sint Eustatius.

‍

Przetwarzanie danych związanych z umową w poszczególnych programach – Canago

‍

Work and Travel Program

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Oferta pracy
Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Fakt zażywania nielegalnych substancji
Zaświadczenie o niekaralności
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Zainteresowania
Dowód statusu studenta
Posiadanie prawa jazdy
Umiejętności
Doświadczenie zawodowe
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Posiadanie tatuażu lub piercingu
Nagranie wideo z Twoim udziałem

‍

Przetwarzanie danych związanych z umową w poszczególnych programach – Chiny

‍

Adventure China

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Fakt zażywania nielegalnych substancji
Zaświadczenie o niekaralności
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Doświadczenie w pracy z dziećmi
Zainteresowania
Posiadanie prawa jazdy
Certyfikaty
Umiejętności
Dane dotyczące wcześniejszego doświadczenia zawodowego na obozie w Chinach
Doświadczenie zawodowe
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Posiadanie tatuażu lub piercingu
Nagranie wideo z Twoim udziałem
Dane wizowe

‍

Jeśli uczestniczysz w tym programie, udostępnimy Twoje dane stronom trzecim w Chińskiej Republice Ludowej.

‍

Przetwarzanie danych związanych z umową w poszczególnych programach – Adventure Asia

‍

Work and Travel Program

‍

Oprócz danych opisanych w sekcji „Przetwarzanie danych w przypadku udziału w programie” możemy również poprosić o następujące informacje w ramach tego programu:

‍

Oferta pracy
Dane dotyczące palenia tytoniu i spożywania alkoholu
Fakt zażywania nielegalnych substancji
Zaświadczenie o niekaralności
Informacje o ukończonych i trwających studiach
Posiadanie prawa jazdy
Umiejętności językowe
Dane dotyczące Twojej obecności w internecie
Posiadanie tatuażu lub piercingu
Nagranie wideo z Twoim udziałem
CV

‍

Przetwarzanie danych, gdy udzielasz referencji naszym uczestnikom

‍

Klienci, sponsorzy wizowi Smaller Earth lub organy wydające pozwolenia na pracę mogą poprosić Cię o udzielenie referencji naszym uczestnikom. W takich przypadkach przechowujemy niektóre informacje o Tobie, które służą do weryfikacji referencji. Referencje są wymagane do udziału w wybranym programie, a przetwarzanie następujących danych stanowi nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO):

‍

Twoje imię i nazwisko
Numer telefonu
Relacja z kandydatem
Czas trwania znajomości
Twoja opinia o kandydacie

‍

Aby ułatwić naszym uczestnikom wyjazd, udostępniamy Twoje dane sponsorom wizowym, organom wydającym pozwolenia na pracę oraz potencjalnym organizacjom goszczącym. Organizacje te mogą znajdować się w krajach spoza UE i Wielkiej Brytanii.

‍

Przy przesyłaniu referencji poprosimy Cię o zgodę na udostępnienie danych wymienionym wyżej podmiotom. O ryzykach związanych z tym przekazaniem danych przeczytasz w sekcji: Ryzyka związane z udostępnianiem danych krajom spoza UE i Wielkiej Brytanii.

‍

Jeśli uczestnik nie wyjedzie z nami, przechowujemy te dane przez 3 lata. Jeśli uczestnik wyjechał z nami, dane przechowujemy przez 5 lat od daty przyjęcia do programu.

‍

Przetwarzanie danych, gdy jesteś osobą do kontaktu w nagłych wypadkach

‍

Uczestnik programu Smaller Earth może wskazać Cię jako osobę do kontaktu w nagłych wypadkach. Uczestnik przekaże nam Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, relację z nim oraz dane kontaktowe. Jeśli zostaniesz dodany jako osoba do kontaktu, powiadomimy Cię o tym e-mailem. Przetwarzanie to stanowi uzasadniony interes uczestnika dotyczący jego bezpieczeństwa osobistego (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

‍

Aby ułatwić naszym uczestnikom wyjazd, udostępniamy Twoje dane sponsorom wizowym, organom wydającym pozwolenia na pracę oraz potencjalnym organizacjom goszczącym.

‍

Możemy przesyłać Ci informacje o tym, jak działa program i czego możesz się spodziewać jako osoba do kontaktu. Nie jest to wiadomość marketingowa. Robimy to, aby wyjaśnić Ci, co dzieje się w naszym programie, jaka jest Twoja rola i jak najlepiej się z nami kontaktować.

‍

Możesz poprosić nas o usunięcie swoich danych, wysyłając e-mail na adres data@smallerearth.com. W takim przypadku poinformujemy uczestnika o usunięciu danych.

‍

Udostępnimy Twoje dane organizacjom w kraju docelowym uczestnika, który może znajdować się poza UE i Wielką Brytanią. O ryzykach związanych z tym przekazaniem danych przeczytasz w sekcji: Ryzyka związane z udostępnianiem danych krajom spoza UE i Wielkiej Brytanii.

‍

Jeśli uczestnik nie wyjedzie z nami, przechowujemy te dane przez 3 lata. Jeśli uczestnik wyjechał z nami, dane przechowujemy przez 5 lat od ostatniego dnia pobytu w organizacji goszczącej.

‍

Przetwarzanie danych osób odwiedzających stronę internetową

‍

Gdy odwiedzasz stronę internetową Smaller Earth (w tym strony programów, takich jak Camp Leaders, Adventure China itp.), nasze serwery rejestrują Twój adres IP oraz odcisk przeglądarki (browser fingerprint). Jest to niezbędne ze względów cyberbezpieczeństwa i stanowi uzasadniony interes firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Pliki dziennika usuwamy po 1 miesiącu.

‍

Gdy logujesz się do swojego konta, przechowujemy Twój adres IP przez dłuższy czas. Również w tym przypadku robimy to ze względów cyberbezpieczeństwa. Ostatni adres IP logowania oraz bieżące adresy IP logowania przechowujemy, dopóki masz aktywne konto. Jest to nasz uzasadniony interes związany z cyberbezpieczeństwem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

‍

Pliki cookies

‍

Pliki cookies to niewielkie fragmenty informacji w postaci małego pliku tekstowego, który jest zapisywany na urządzeniu użytkownika strony internetowej lub aplikacji. Pliki cookies sprawiają, że korzystanie ze strony lub aplikacji jest szybsze i łatwiejsze, ponieważ przechowują dane w tle, np. przy dodawaniu produktów do koszyka lub zapamiętywaniu danych logowania na kolejne wizyty. Pliki cookies mogą być również wykorzystywane do monitorowania sposobu korzystania ze strony, np. które podstrony są odwiedzane, skąd przychodzą odwiedzający, co klikają itp.

‍

Korzystamy z trzech rodzajów plików cookies.

‍

Niezbędne pliki cookies

‍

Niezbędne pliki cookies zawierają Twoje preferencje dotyczące naszej strony, takie jak język strony. Nie prosimy o zgodę na ich stosowanie.

‍

Marketingowe pliki cookies

‍

Marketingowe pliki cookies pomagają nam wyświetlać skuteczniejsze reklamy na naszej stronie i w aplikacjach. Na przykład możemy użyć pliku cookie, aby ta sama reklama nie wyświetlała Ci się zbyt często, albo aby wyświetlić reklamę odpowiednią dla etapu, na którym jesteś w jednym z naszych programów work and travel. Marketingowe pliki cookies mogą również informować nas, ile razy kliknąłeś daną reklamę lub ile razy była ona wyświetlana.

‍

Niektóre marketingowe pliki cookies, a mianowicie Facebook Pixel, łączą przeglądanie stron internetowych z mediami społecznościowymi. Jeśli zaakceptujesz te pliki cookies, informacje o Twojej wizycie zostaną udostępnione firmie Facebook Ireland Limited.

‍

Przy wizycie na stronie Smaller Earth prosimy o Twoją zgodę na zapisanie marketingowych plików cookies.

‍

Analityczne pliki cookies

‍

Korzystamy również z analitycznych plików cookies. Naszym dostawcą usług analitycznych jest Google Analytics. Jeśli zaakceptujesz nasze analityczne pliki cookies, informacje o Twojej wizycie zostaną udostępnione firmie Google LLC. Analityczne pliki cookies pomagają nam sprawdzać, jak dobrze działają nasze strony internetowe, aplikacje i usługi, np. jaka jest szybkość ładowania lub jak często strona lub aplikacja ulega awarii.

‍

Mogą one również zbierać dane o odwiedzających, np. ilu mamy odwiedzających, które podstrony są wyświetlane i ile razy. Prosimy o Twoją zgodę na zapisanie tego pliku cookie podczas pierwszej wizyty. Możesz zmienić swoje preferencje w dowolnym momencie.

‍

Zarządzanie plikami cookies

‍

Odwiedzający mogą chcieć ograniczyć stosowanie plików cookies lub zablokować ich zapisywanie. Większość popularnych przeglądarek umożliwia kontrolowanie plików cookies. Więcej informacji o tym, jak to zrobić, oraz o dostępnych opcjach znajdziesz w sekcji pomocy swojej przeglądarki. Pamiętaj, że jeśli wyłączysz pliki cookies podczas korzystania ze strony Smaller Earth lub naszych aplikacji, niektóre funkcje i usługi mogą nie działać prawidłowo.

‍

Korzystanie z formularza kontaktowego

‍

Gdy kontaktujesz się z nami za pomocą formularza kontaktowego na naszej stronie, przetwarzamy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane osobowe, które podasz w wiadomości. Przetwarzamy te dane przez czas obsługi Twojej prośby. Przechowujemy dane w naszych systemach, które są obsługiwane i utrzymywane przez naszego dostawcę rozwiązań technicznych, który może mieć do nich dostęp (np. w celu rozwiązywania problemów). Dostęp do danych będzie miało również nasze biuro partnerskie w kraju, w którym się znajdujesz. Więcej informacji o przetwarzaniu danych kontaktowych znajdziesz w sekcji „Przetwarzanie danych podczas kontaktowania się z SEG bądź CLP”.

‍

Gdy aplikujesz do naszych programów

‍

Możesz aplikować do naszych programów bezpośrednio przez nasze strony internetowe. W takim przypadku przetwarzamy Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, płeć, kraj pochodzenia oraz datę i miejsce urodzenia. Robimy to, aby zarejestrować Twoją aplikację do programu i przygotować umowę. Na dalszym etapie aplikacji będziemy potrzebować więcej danych. Wszystkie szczegóły ich przetwarzania znajdziesz w sekcji „Przetwarzanie danych związanych z umową”.

‍

Przetwarzanie danych związanych z mediami społecznościowymi

‍

Smaller Earth i biura partnerskie prowadzą wiele stron w mediach społecznościowych. Jeśli skontaktujesz się z nami za pośrednictwem komunikatorów na tych stronach lub w inny sposób przez platformę mediów społecznościowych, przetwarzamy Twój identyfikator w mediach społecznościowych oraz wszelkie dane, które nam przekażesz. Robimy to, aby odpowiedzieć na Twoje zapytanie.

‍

Przetwarzamy te zapytania na podstawie naszego uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie zapisujemy Twoich informacji w naszych systemach, jednak nie mamy wpływu na to, w jaki sposób dostawca platformy mediów społecznościowych przetwarza Twoje dane. W tej sprawie zapoznaj się z polityką prywatności danej platformy.

‍

Wspólnie z Facebookiem (Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irlandia) przetwarzamy dane użytkowników, którzy obserwują nasze strony w mediach społecznościowych, polubią je, udostępniają ich treści, reagują na reklamy lub kontaktują się z nami za ich pośrednictwem.

‍

Gdy wchodzisz w interakcję z naszymi treściami w mediach społecznościowych, zdarzenie jest rejestrowane w systemie Facebook Page Insights, co wiąże się z przetwarzaniem Twoich danych osobowych.

‍

W ramach tego przetwarzania przetwarzamy informacje o Twoich działaniach, w tym:

‍

Wyświetlenie strony, posta, filmu, relacji lub innej treści powiązanej ze stroną
Interakcja z relacją
Obserwowanie strony lub rezygnacja z obserwowania
Polubienie strony lub posta albo cofnięcie polubienia
Polecenie strony w poście lub komentarzu
Skomentowanie, udostępnienie posta strony lub zareagowanie na niego (w tym rodzaj reakcji)
Ukrycie posta strony lub zgłoszenie go jako spam
Najechanie kursorem na link do strony, nazwę strony lub jej zdjęcie profilowe w celu wyświetlenia podglądu treści
Kliknięcie strony internetowej, numeru telefonu, przycisku „Wyznacz trasę” lub innego przycisku na stronie
Wyświetlenie wydarzenia strony na ekranie, reakcja na wydarzenie (w tym rodzaj reakcji), kliknięcie linku do biletów na wydarzenie
Rozpoczęcie rozmowy ze stroną w Messengerze
Przeglądanie lub klikanie produktów w sklepie strony

‍

Przetwarzamy też informacje o działaniach, osobach je wykonujących oraz używanych do tego przeglądarkach lub aplikacjach, takie jak:

‍

Data i godzina działania
Kraj lub miasto (szacowane na podstawie adresu IP lub profilu użytkownika w przypadku zalogowanych użytkowników)
Kod języka (z nagłówka HTTP przeglądarki lub ustawień języka)
Grupa wiekowa i płeć (z profilu użytkownika, tylko w przypadku zalogowanych użytkowników)
Wcześniej odwiedzona strona (z nagłówka HTTP przeglądarki)
Informacja, czy działanie wykonano na komputerze czy urządzeniu mobilnym (na podstawie identyfikatora przeglądarki lub atrybutów aplikacji)
Identyfikator użytkownika Facebooka (tylko w przypadku zalogowanych użytkowników)

‍

Przetwarzanie tych danych z mediów społecznościowych stanowi uzasadniony interes firmy związany z obecnością w mediach społecznościowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Przetwarzamy te dane, dopóki jesteś użytkownikiem Facebooka i wchodzisz w interakcję z naszymi stronami. Dane w Page Insights obsługują nasze biura partnerskie.

‍

Grupy odbiorców podobnych i niestandardowych (Lookalike i Custom Audiences)

‍

Facebook oraz niektórzy inni dostawcy mediów społecznościowych lub usług masowych mogą tworzyć przydatne profile odbiorców na potrzeby naszych działań reklamowych. Korzystanie z nich stanowi nasz uzasadniony interes marketingowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Profile te nie zawierają Twoich danych osobowych, ale mogą być oparte na Twoim profilu, jeśli masz konto u danego dostawcy.

‍

Dostawca usług może odnotować Twoje zainteresowanie naszymi programami za pomocą typowych technologii śledzenia w internecie, gdy napiszesz do nas na platformie komunikacyjnej, lub dlatego, że przesyłamy dane kontaktowe naszych kandydatów. Na tej podstawie dostawca może tworzyć nowe listy, tzw. „grupy odbiorców”, na potrzeby naszych kampanii, dzięki czemu nasze reklamy docierają do osób o podobnych zainteresowaniach do Twoich.

‍

Jeśli nie jesteś użytkownikiem danego dostawcy, systemy te nie robią nic z Twoimi danymi i wszystko jest natychmiast odrzucane. Jeśli jesteś zarejestrowanym użytkownikiem, analiza odbiorców jedynie łączy Twoje zainteresowania z naszym profilem odbiorców i nie przetwarza Twoich danych w żaden inny sposób. W szczególności nie kieruje do Ciebie nowych treści marketingowych, nie kontaktuje się z Tobą w sprawie żadnych ofert i nie udostępnia Twoich danych stronom trzecim.

‍

Przetwarzanie danych dotyczących subskrypcji newslettera i bloga

‍

Newsletter możesz zasubskrybować za pośrednictwem strony internetowej Smaller Earth.

‍

Przy subskrypcji prosimy o podanie imienia i adresu e-mail. Wykorzystujemy te dane do wysyłania newsletterów e-mail zawierających aktualizacje, wiadomości, oferty oraz ogólne treści związane z podróżami.

‍

Przy subskrypcji prosimy o Twoją zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możesz zrezygnować z subskrypcji w dowolnym momencie, klikając link rezygnacji w wiadomościach. Jeśli nie zrezygnujesz, Twoje dane pozostaną na naszej liście mailingowej.

‍

Przechowujemy dane w naszych systemach, które są obsługiwane i utrzymywane przez naszego dostawcę rozwiązań technicznych, który może mieć do nich dostęp (np. w celu rozwiązywania problemów). Dostęp do danych ma również nasze biuro partnerskie w kraju odpowiadającym Twojemu preferowanemu językowi.

‍

E-maile wysyłamy za pośrednictwem zewnętrznego dostawcy usług pocztowych. Przechowuje on Twoje imię, adres e-mail, datę urodzenia, etap aplikacji, nazwę uczelni, datę rejestracji, status przydziału, centrum odpowiedzialności, datę ostatniego logowania, podetap, nazwę organizacji goszczącej, nazwę programu oraz status pobrania aplikacji.

‍

Przetwarzanie danych, gdy polecasz nasze programy

‍

Gdy pobierasz link polecający z naszej strony i wysyłasz go osobie zainteresowanej programami, nie śledzimy Twojej aktywności ani wymiany e-maili czy wiadomości. Dodatkowe dane przetwarzamy tylko wtedy, gdy zaproszona osoba zarejestruje się na naszej stronie.

‍

W takim przypadku zapisujemy kod polecający użyty podczas rejestracji zaproszonej osoby, aby zapewnić uczciwe korzystanie z programu poleceń. Jest to nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Powiązanie między Twoim profilem a profilem zaproszonej osoby nie jest jednak widoczne w naszych panelach administracyjnych, co oznacza, że korzystamy z tych danych wyłącznie w przypadku dochodzenia technicznego.

‍

Usuwamy te dane po 3 latach od rejestracji.

‍

Przetwarzanie danych związanych z wiadomościami

‍

Gdy jesteś powiązany z organizacją goszczącą (jesteś w trakcie oceny, masz status potwierdzony lub przydzielony), umożliwiamy Ci wymianę wiadomości z tą potencjalną organizacją goszczącą za pośrednictwem naszej platformy.

‍

Wiadomości te są wymieniane między Tobą a organizacją goszczącą i nie monitorujemy żadnej ich części, chyba że zgłoszono nadużycie, dyskryminację, oszustwo, naruszenie regulaminu lub inne problemy. Jest to nasz uzasadniony interes w utrzymaniu jakości usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

‍

Przechowujemy te wiadomości przez 3 lata.

‍

Przetwarzanie danych dotyczących Twojej opinii

‍

Po zakończeniu programu prosimy Cię o opinię na temat otrzymanych usług i Twoich doświadczeń z programem. Przekazanie opinii jest dobrowolne. Przetwarzanie tych danych stanowi nasz uzasadniony interes w zakresie reklamy i doskonalenia naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

‍

Jeśli przekażesz opinię, przetwarzamy Twoją opinię, ocenę, zdjęcie profilowe, imię oraz pierwszą literę nazwiska. Jeśli treść opinii nadaje się do publikacji, publikujemy ją na naszej stronie internetowej. Możesz w każdej chwili poprosić o usunięcie tych danych. W przeciwnym razie przechowujemy je bezterminowo.

‍

Przechowujemy dane w naszych systemach, które są obsługiwane i utrzymywane przez naszego dostawcę rozwiązań technicznych, który może mieć do nich dostęp (np. w celu rozwiązywania problemów). Dostęp do danych będzie miało również nasze biuro partnerskie, z którym zawarłeś umowę o świadczenie usług w ramach programu.

‍

Udostępnianie Twoich zdjęć i filmów

‍

Cieszymy się, gdy udostępniasz zdjęcia i filmy ze swojej przygody ze Smaller Earth. Jeśli są to publiczne materiały, możemy udostępniać je na naszych stronach w mediach społecznościowych. Możemy je udostępniać, dopóki nie usuniesz swoich oryginalnych postów.

‍

Jeśli przesyłasz nam zdjęcia lub filmy bezpośrednio, przetwarzamy je wyłącznie za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Jeśli wyrazisz zgodę, możemy opublikować je na naszych stronach w mediach społecznościowych lub stronach internetowych. Robimy to, aby informować szerszą publiczność o naszych programach i w ogólnych celach marketingowych.

‍

Jeśli na Twoim zdjęciu lub filmie można rozpoznać inne osoby, upewnij się, że wiedzą one o publicznym udostępnieniu materiału, i uzyskaj ich zgodę. Odpowiadasz za to Ty.

‍

Jeśli znajdziesz na naszych stronach internetowych lub w mediach społecznościowych materiały, na których się znajdujesz, a nie chcesz, aby były wyświetlane, możesz w każdej chwili zgłosić sprzeciw. W takim przypadku poinformuj nas o tym na adres data@smallerearth.com lub skontaktuj się z nami w inny sposób. Dziękujemy!

‍

Przetwarzanie danych w ramach konkursów, rozdań i nagród

‍

Jeśli bierzesz udział w konkursie, rozdaniu lub przyznaniu nagrody przez Smaller Earth, przetwarzamy niektóre Twoje dane osobowe na podstawie naszego uzasadnionego interesu w reklamie naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

‍

Przetwarzamy dane, aby powiadomić zwycięzcę, opublikować jego imię i nazwisko, przekazać nagrodę, wypełnić związane z tym obowiązki podatkowe oraz utrzymywać kontakt ze zwycięzcą.

‍

Przetwarzamy Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, fakt udziału w konkursie, rozdaniu lub przyznaniu nagrody oraz wynik (fakt wygranej).

‍

Po zakończeniu wydarzenia nie przetwarzamy danych uczestników, z wyjątkiem danych zwycięzców. Dane zwycięzców przechowujemy przez 7 lat od zakończenia wydarzenia.

‍

Udostępnianie danych zwycięzców

‍

Nagroda czasami obejmuje aktywności organizowane przez strony trzecie. Aby zorganizować nagrodę dla zwycięzców, udostępniamy dane osobowe tym stronom trzecim. Prosimy, weź to pod uwagę przy zgłoszeniu.

‍

Zdjęcia i nagrania wideo

‍

Podczas losowania lub przekazania nagrody możemy robić zdjęcia lub nagrywać filmy. Celem tych nagrań jest dokumentowanie wydarzenia, zapewnienie jego wiarygodności oraz informowanie szerszej publiczności o programach Smaller Earth.

‍

Wykorzystujemy te nagrania do publikowania filmów i artykułów na naszych stronach internetowych, w mediach społecznościowych i innych mediach. Jest to nasz uzasadniony interes w zakresie reklamy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

‍

Przechowujemy te nagrania bezterminowo, ale możesz w każdej chwili sprzeciwić się ich wykorzystaniu lub poprosić o ich usunięcie. Przechowujemy dane w naszych systemach, które są obsługiwane i utrzymywane przez naszego dostawcę rozwiązań technicznych, który może mieć do nich dostęp (np. w celu rozwiązywania problemów). Dostęp do danych ma nasze biuro partnerskie, które zorganizowało losowanie.

‍

Dodatkowe zdjęcia i nagrania wideo zwycięzcy

‍

Jeśli wygrasz konkurs, rozdanie lub nagrodę Smaller Earth i wyrazisz na to zgodę, możemy wykonać dodatkowe zdjęcia i nagrania wideo z Twoim udziałem.

‍

Celem jest informowanie szerszej publiczności o programach Smaller Earth. W takim przypadku przetwarzamy Twoje imię i nazwisko, szczegóły nagrania, informacje o nagrodzie, jej wartość oraz zdjęcia i filmy z Twoim udziałem. Przechowujemy i wykorzystujemy te nagrania bezterminowo, ale możesz w każdej chwili wycofać zgodę i poprosić o usunięcie odpowiednich danych.

‍

Przechowujemy dane w naszych systemach, które są obsługiwane i utrzymywane przez naszego dostawcę rozwiązań technicznych, który może mieć do nich dostęp (np. w celu rozwiązywania problemów). Dostęp do danych ma nasze biuro partnerskie, które zorganizowało wydarzenie. Jeśli wyrazisz zgodę, możemy publikować nagrania i związane z nimi informacje na naszych stronach internetowych, w mediach społecznościowych i innych mediach.

‍

Przetwarzanie danych osobowych stron goszczących, przedstawicieli klientów, organizacji goszczących i partnerów organizacji goszczących

‍

W ramach współpracy z organizacjami goszczącymi możemy przetwarzać dane osobowe ich pracowników, przedstawicieli i partnerów, jeśli są zarejestrowani w naszym systemie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) lub kontaktują się z nami w inny sposób.

‍

Jeśli należysz do powyższej kategorii, przetwarzamy Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, obecne miejsce pracy, obecne stanowisko oraz poziomy uprawnień w naszym systemie. Wykorzystujemy te dane przy organizacji naszych programów i są one niezbędne do realizacji umowy między organizacją goszczącą a nami (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

‍

Jeśli podpisujesz umowy elektronicznie, przechowujemy Twój adres IP w danych podpisu elektronicznego.

‍

Przechowujemy dane w naszych systemach, które są obsługiwane i utrzymywane przez naszego dostawcę rozwiązań technicznych, który może mieć do nich dostęp (np. w celu rozwiązywania problemów). Przechowujemy te dane bezterminowo. Możesz w każdej chwili poprosić o ich usunięcie, pisząc na adres: data@smallerearth.com.

‍

Przetwarzanie danych przy organizacji podróży służbowej

‍

W związku z zakwaterowaniem przetwarzamy następujące dane:

‍

Imię i nazwisko
Data i miejsce urodzenia
Kraj pochodzenia
Miejsce docelowe
Długość pobytu

‍

Jeśli organizujemy dla Ciebie loty, rezerwacje obsługuje biuro partnerskie Smaller Earth (Campleaders Hungary Kft.) przy użyciu globalnego systemu rezerwacji (GDS). W systemie rezerwacji lotów zapisujemy następujące informacje:

‍

Imię i nazwisko
Data i miejsce urodzenia
Kraj pochodzenia
Adres pobytu podczas programu
Miejsce docelowe
Dane karty stałego podróżnego
Dane paszportowe
Plan i harmonogram lotu
Alergie pokarmowe
Informacje dotyczące transferu

‍

Udostępniamy dane krajom spoza UE i Wielkiej Brytanii na podstawie Twojej zgody. Informacje o alergiach pokarmowych również przetwarzamy za Twoją zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

‍

Dane dotyczące lotów przechowujemy w naszych systemach przez 5 lat.

‍

Przetwarzanie danych, gdy aplikujesz o pracę w Smaller Earth

‍

Jeśli chcesz pracować dla Smaller Earth i aplikujesz na jedno z naszych otwartych stanowisk, przetwarzamy Twoje CV oraz inne dane osobowe, które nam przekażesz.

‍

Zazwyczaj są to: imię i nazwisko, data i miejsce urodzenia, dane kontaktowe, świadectwa szkolne, hobby, zainteresowania, doświadczenie zawodowe, umiejętności językowe, motywacja oraz zdjęcie.

‍

Przetwarzamy te dane na podstawie naszego uzasadnionego interesu w zakresie rekrutacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie ujawniamy Twoich danych stronom trzecim. Wszystkie dane kandydatów, którzy nie zostali wybrani, usuwamy 6 miesięcy po dokonaniu wyboru i obsadzeniu stanowiska. Powodem tego okresu przechowywania jest nasz uzasadniony interes w zakresie obrony prawnej na wypadek, gdyby ktoś w rzadkich przypadkach wszczął przeciwko nam postępowanie dotyczące dyskryminacji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

‍

Przetwarzanie danych, gdy podpisujesz dokument

‍

W niektórych krajach, aby umowa była ważna, prawo krajowe wymaga podpisu dodatkowych osób oprócz osoby zawierającej umowę. W takich przypadkach możesz zostać zaangażowany w proces podpisywania, gdy poprosimy Cię o złożenie podpisu cyfrowego pod danymi dokumentami.

‍

Gdy podpisujesz dokument cyfrowo, zapisujemy w danych podpisu znacznik czasu podpisu, Twój adres IP, dane przeglądarki oraz tzw. fingerprint urządzenia, aby móc utworzyć i zweryfikować podpis cyfrowy. Przechowujemy te dane związane z umową oraz dokumenty przez 5 lat od przyjęcia do programu.

‍

Przetwarzanie danych, gdy bierzesz udział w społeczności Smaller Earth

‍

Jako zarejestrowany użytkownik naszych systemów możesz uczestniczyć w naszej społeczności online (community). Udostępnianie funkcji społeczności na stronie stanowi nasz uzasadniony interes w zakresie rozwijania naszych usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zaplecze techniczne zapewnia zewnętrzny dostawca. Nasza strona społeczności i cała jej zawartość są przeznaczone wyłącznie dla zarejestrowanych użytkowników i nie są publicznie dostępne.

‍

Przy pierwszym otwarciu strony społeczności automatycznie tworzony jest unikalny identyfikator użytkownika. Profil użytkownika w społeczności jest oparty na profilu utworzonym na stronach Smaller Earth, ale możesz go zmieniać i rozszerzać. Wszystkie publikowane przez Ciebie treści będą widoczne dla odpowiednich użytkowników i grup. Nie ma określonego okresu przechowywania treści w społeczności, ale nieaktualne treści mogą być usuwane doraźnie.

‍

Przetwarzanie danych, gdy przeprowadzasz rozmowy kwalifikacyjne

‍

Jeśli reprezentujesz organizację goszczącą lub przeprowadzasz rozmowy kwalifikacyjne w biurze Smaller Earth, możesz przesłać swoje zdjęcie i krótki opis o sobie. Informacje te są wyświetlane, gdy umawiasz rozmowę kwalifikacyjną z kandydatem.

‍

Wyświetlanie tych informacji stanowi nasz uzasadniony interes w zakresie optymalizacji procesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli nie chcesz, aby Twoje zdjęcie i opis były wyświetlane, nie uzupełniaj tych informacji!

‍

Przetwarzanie danych, gdy reprezentujesz organizację goszczącą i przesyłasz film wprowadzający

‍

Jeśli reprezentujesz organizację goszczącą i przesyłasz film, w którym się przedstawiasz, możemy pokazywać go naszym kandydatom w trakcie procesu rekrutacji.

‍

Wyświetlanie tego filmu stanowi nasz uzasadniony interes w zakresie optymalizacji procesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeśli nie chcesz, aby Twój film był wyświetlany, nie przesyłaj go do naszego systemu!