Adatkezelési tájékoztató

‍

Utolsó frissítés: 2026. szeptember 1.

‍

Köszönjük, hogy a Smaller Earth szolgáltatásait igénybe veszed vagy valamelyik honlapunkat, alkalmazásunkat használod!

‍

A Smaller Earthre, a UK és EU GDPR (általános adatvédelmi rendelet) is vonatkozik. A GDPR egy szigorú adatvédelmi szabályozás, amely biztosítja, hogy a cégek a megfelelő titoktartással és figyelemmel kezeljék az adataidat. Ebben a dokumentumban, az előírásoknak megfelelő módon elérhetővé tettük számodra az összes adatkezeléshez kapcsolódó információt. Megismerheted hogy milyen adatokat gyűjtünk, mi történik az adataiddal, mennyi ideig dolgozunk velük, kivel osszuk meg és milyen jogon kezeljük őket.

‍

A kapcsolattartáshoz és a szolgáltatások nyújtásával kapcsolatban a Smaller Earth a személyes adataidat kezeli. Ha bármilyen kérdésed merülne fel, vagy élni szeretnél az Általános Adatvédelmi Rendeletben foglalt jogaiddal (megismerés, változtatás, törlés, stb.) fordulj bizalommal hozzánk a tájékoztatóban közzétett elérhetőségeinken!

‍

Kérjük, vedd figyelembe a következőket:

‍

• Ha a Smaller Earth valamelyik programjára jelentkezel a partnerirodáinknál (pl. Camp Leaders, Camp Canada, Resort Leaders, Adventure China),
• Ha részt veszel a Smaller Earth partnerirodái által szervezett rendezvényeken,
• Ha szerződést kötsz velünk a Smaller Earth programjaiban való részvételre,

‍

az Adatkezelő minden esetben a Smaller Earth Group Ltd.

‍

Ezért kérünk, hogy minden adatkezeléssel kapcsolatos kérdéseddel hozzánk fordulj, függetlenül attól, hogy hol írtad alá a szerződésedet. Az Adatkezelő a Smaller Earth Group Limited, székhely: Avenue Hq, 17 Mann Island, Liverpool, Anglia, L3 1BP, cégjegyzékszám: 06586570.

‍

Ha jelentkezel egy Smaller Earth programra, számos személyes adatot kérünk tőled, ezek között gyakran érzékeny személyes adatok is szerepelnek. Ezen adatok biztonsága érdekében munkatársainkat és partnereinket rendszeresen képezzük adatbiztonsági és adatvédelmi témában. Technológiai rendszereinket erős hitelesítési módszerekkel védjük, és munkatársaink kizárólag a munkaköri feladataik ellátásához szükséges adatokhoz férhetnek hozzá. Valamennyi partnerünk kizárólag az általunk meghatározott célokra használja fel az adatokat, és szigorú, az adatvédelemre és a GDPR-nak megfelelő adatkezelésre vonatkozó szerződéses kötelezettségek mellett működik.

‍

Személyes adataidat az alábbi esetekben kezeljük:

‍

• Ha kapcsolatba lépsz velünk
• Ha részt veszel a tájékoztató rendezvényeinken
• Ha szerződést kötsz velünk
• Ha referenciát adsz egy Smaller Earth program résztvevőjéről
• Ha vészhelyzet esetén hívható kapcsolattartóként szerepelsz egy Smaller Earth program résztvevőjénél
• Ha feliratkozol hírlevelünkre
• Ha meglátogatod a honlapunkat és/vagy alkalmazásunkat
• Ha meglátogatod a Smaller Earth hivatalos közösségimédia-oldalát
• Ha visszajelzést és/vagy értékelést adsz
• Ha részt veszel egy nyereményjátékban, ajándéksorsoláson vagy díjazáson
• Ha fogadó fél, ügyfél képviselője, fogadó szervezet vagy fogadószervezetek partnere vagy
• Ha teljes munkaidős, részmunkaidős vagy szerződéses állásra jelentkezel a Smaller Earthnél, ideértve a gyakornoki és munkatapasztalati lehetőségeket is

‍

Jelen tájékoztató elmagyarázza, hogy miért kezeljük a fent felsorolt adatokat, hogyan tároljuk azokat és kikkel osztjuk meg. Adataid bizalmas kezelésének védelmére mindenkor biztonsági intézkedéseket alkalmazunk, ideértve a titkosítási technológiák használatát, a biztonságos szervereket, a rendszerekhez való hozzáférés ellenőrzését, hálózataink rendszeres felügyeletét, valamint munkatársaink folyamatos képzését annak biztosítására, hogy kizárólag arra jogosult személyek tekinthessék meg vagy kezelhessék adataidat. Ezek az intézkedések az adataidhoz való jogosulatlan hozzáférés, a véletlen adatvesztés, a visszaélés, a jogosulatlan módosítás vagy nyilvánosságra hozatal megelőzését szolgálják, így biztos lehetsz benne, hogy adataidat a lehető legnagyobb gondossággal és védelemmel kezeljük.

‍

Az adataidhoz kapcsolódó jogaid

(Your rights regarding your personal data)

‍

Bármikor információt kérhetsz arról, hogy kezeljük-e az adataidat, kérheted tőlünk a rád vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, illetve tiltakozhatsz az ilyen személyes adatok kezelése ellen.

Továbbá kérheted az érintett információk hordozható formában való közlését. További információért kérjük, olvasd el a GDPR 12–21. cikkelyeit.

‍

Amennyiben adatkezeléssel kapcsolatos kérdésed, kérésed, panaszod van, lépj velünk kapcsolatba! Ezekben az esetekben az Adatvédelmi tisztviselőnkhöz is fordulhatsz:

‍

E-mail cím: privacy@smallerearth.com

‍

Ha regisztrált felhasználó vagy, akkor a honlapon keresztül is indíthatsz adatkérési vagy adat törlési kérelmet. Ehhez be kell jelentkezned, és a beállítások menü megfelelő pontjában elindíthatod a folyamatot.

‍

Amennyiben bármilyen problémát, nem kívánatos dolgot észlelsz az adatkezelés kapcsán, arra biztatunk, hogy elsőként velünk vedd fel a kapcsolatot, képzett kollégáink mindent megtesznek, hogy megoldással szolgáljanak.

‍

Ha az adatkezeléssel kapcsolatban hivatalos panaszt szeretnél benyújtani, akkor ezt az adatvédelmi hatóságnál megteheted:

ICO – Information Commissioner's Office – https://ico.org.uk

‍

Továbbá választásod szerint bírósági eljárást is kezdeményezhetsz az adatkezelő székhelye szerinti illetékes Törvényszék, vagy a lakó- vagy tartózkodási helyed szerint illetékes Törvényszék előtt.

‍

Adatkezeléssel kapcsolatos EU képviselő
(EU representative for data protection cases)

‍

A Smaller Earth Group Limited EU képviselője hatósági kapcsolattartáshoz és egyéb adatkezelési kérdésekhez:

‍

Campleaders Hungary Kft.

1051 Budapest, Vigyázó Ferenc utca 4. 3/1. HUNGARY

Gyuricza Izabella

data@smallerearth.com

‍

‍

További Információk

‍

‍

Adatkezelés kapcsolatfelvételkor 

(Data processing when you contact us)

‍

Amikor kapcsolatba lépsz velünk – e-mailben, chaten, telefonon, közösségi médián keresztül, személyesen, kapcsolati űrlapunkon vagy bármilyen más módon –, a következő adataidat kezelhetjük: név, e-mail cím, nem, születési idő, telefonszám, Facebook esetén Facebook azonosító, illetve minden olyan személyes információ, amit te küldesz nekünk.

Az adatokat arra használjuk, hogy kapcsolatba tudjunk lépni veled, válaszolni tudjunk kérdéseidre és további információkat tudjunk adni. Ez az adatkezelés cégünk kapcsolattartáshoz fűződő jogos érdeke. A CRM rendszerünkből az adatokat az utolsó interakciótól számított 3 év után töröljük. Az üzenetküldő platformokban található adatokat (pl. e-mail, Facebook, Whatsapp) nem selejtezzük.

‍

Amikor a Facebookon keresztül lépsz kapcsolatba velünk, adataidat a Facebook Inc.-kel közös adatkezelésben kezeljük. Egyéb esetekben adataidat a tárhelyszolgáltatónk szerverein tároljuk, kezeli továbbá az a partnerirodánk is, akivel kapcsolatba léptél.

‍

A jelen kommunikáció technikai hátterének működtetésére szolgáltatóként harmadik fél segítségét vesszük igénybe. Technikai szolgáltatónk időnként hozzáférhet az adatokhoz bizonyos helyzetekben, például hibaelhárítás során. Információkat tárolnak az adott kommunikációról, például e-mail címet, telefonszámot, közösségi média azonosítókat és a tényleges üzeneteket.

‍

Adatkezelés tájékoztató rendezvények esetén 

‍

(Data processing at presentations and events)

Rendezvényeinken, webinár előadásainkon, állásbörzéken és egyéb tájékoztató eseményeket szoktunk szervezni. Ezeken a rendezvényeken a résztvevők adatait rögzítjük, a következő információkat kérhetjük tőled:

‍

• Nevedet,
• e-mail címedet,
• Telefonszámodat,
• Születésed időpontját,
• A felsőoktatási intézmény nevét és a szakot, amelyre jársz,
• Az esemény dátumát, amin részt vettél,
• Az esemény nevét, amin részt vettél,

‍

Megismerhetjük egyúttal:

• Nemedet,
• Aláírásodat.

‍

Ha meggondolod magad, a helyszínen azonnal kérheted az adatok megsemmisítését, vagy fordulhatsz hozzánk ezzel a kéréssel a rendezvényt követően is, ekkor legkésőbb 1 hónapon belül töröljük az adatokat. Ha kitöltötted a papír alapú űrlapunkat, de nem szerződsz velünk, akkor az utazási szezon végén az adataidat automatikusan megsemmisítjük.

‍

A szezon során webinárokat, állásbörzéket, interjúkat, utazási tájékoztatókat és egyéb rendezvényeket szervezünk. Online rendezvény esetén a résztvevők e-mail címét és felhasználónevét megismerjük. A konferenciákhoz használt felületek szolgáltatója a felhasználói aktivitást a rendszereiben kezeli, amelyről a szolgáltató adatkezelési tájékoztatójában olvashatsz bővebben.

‍

Ezeket az adatokat azért kezeljük, mert a későbbi szerződéskötés feltétele a tájékoztatón való részvételed. A fenti adatok ennek dokumentálását biztosítják. Ez az adatkezelés cégünk kapcsolódó jogos érdeke.

‍

Az esemény adatai a tárhelyszolgáltatónk szerverein tárolódnak, kezeli továbbá az a partneriroda is, aki az adott rendezvényt szervezte.

‍

A rendezvények során készülő kép-, videó- és hangfelvételekről

(Recording of events)

‍

Amikor nyilvános eseményeinkről, rendezvényeinkről fénykép, videó és hangfelvétel készül, a rendezvényeken lehetőséget biztosítunk arra, hogy dönthess arról, szeretnél-e szerepelni a felvételeken, erről a rendezvényen mindig tájékozódhatsz.

‍

A felvételek célja az esemény dokumentálása, és ezek felhasználásán keresztül a Smaller Earth tevékenységének széles körben való bemutatása, népszerűsítése és a közvélemény tájékoztatása.

‍

A felvételek és az azokból készült összefoglalók, ismertetők honlapunkon, közösségi médiában, a rendezvényekről készült médiaanyagokban jelennek meg. Ez az adatkezelés a vállalkozás népszerűsítéséhez fűződő jogos érdeke.

‍

A felvételeket határozatlan ideig őrizzük meg, de bármikor kérheted azok törlését, vagy tiltakozhatsz azok felhasználása ellen.

Amennyiben az online webinárunkat rögzítjük, annak tényéről előre tájékoztatunk.

‍

Az adatok a tárhelyszolgáltatónk szerverein tárolódnak, kezeli továbbá az a partneriroda is, aki az adott rendezvényt szervezte.

‍

Szerződéshez kapcsolódó adatkezelések 

(Processing of contract related data)

‍

A következő menüpontokban azokról az adatkezelésekről olvashatsz, amelyek szükségesek a köztünk létrejövő szerződés teljesítéséhez.

Megnézheted, hogy milyen adatokat kérünk:

• Ha részt veszel programon,
• Repülőjegy ügyintézéskor,
• Biztosítások kapcsán,
• Segélyhívó szám hívása esetén,
• Olvashatsz arról, milyen kockázatok várhatóak az adatok harmadik országba való továbbításakor,
• Részletezzük a programonkénti további adatkezelést.

‍

Adatkezelés ha részt veszel programon
(Data processing if you participate in a program)

‍

Amikor részt veszel egy Smaller Earth programon számos adatot kell megosztanunk harmadik féllel (pl. táborokkal, szállodákkal és egyéb szervezetekkel). Továbbá szükségesek még adatok a számlák kiállításához is.

‍

Az adatok kezelése tehát részben a törvényeknek való megfelelés (pl. számla kiállítása), részben a szerződés teljesítése miatt szükséges.

Az alábbiakban azon általános személyes adataid listáját láthatod, amit akkor kezelünk, ha a programunkban részt veszel.

‍

A szerződés kapcsán, minden esetben kezelt adataid:

‍

• A fogadó felekről adott, illetve tőlük kapott értékelés
• A programra való jelentkezés ténye
• Származási ország
• Bűnügyi nyilvántartásra vonatkozó adatok
• Célország és a cím
• Tanulói vagy  hallgatói jogviszony igazolása
• Fénykép
• Zsebpénzre vonatkozó adatok
• Fizetési mód, az összeg és a fizetés részletei
• Interjú riport
• Lakcím, ideiglenes tartózkodási cím
• Motivációra vonatkozó adatok
• Nem
• Név
• Póló méret
• Preferált kapcsolattartási idő
• Szerződési adatok
• Referenciák
• Születési hely, idő
• Telefonszám
• IP-cím digitális dokumentum aláírása esetén
• Útlevél adatai
• Vészhelyzet esetén értesítendő személy neve, a kapcsolat jellege és elérhetőségei
• Étrendi preferencia
• Erkölcsi bizonyítvánnyal / bűnügyi nyilvántartással kapcsolatos adatok
• Felkészítő kurzus videóinak megtekintési állapota
• Minden egyéb személyes adat, amit az interjú során szóban vagy írásban megosztottál velünk

‍

Az általános adatok kezelését a szerződés teljesítése érdekében tesszük. Az olyan érzékeny adatok feldolgozásához, mint az egészségügyi és büntetett előélettel összefüggő adatok, korábbi betegségekre vonatkozó információk, az adatfeltöltés folyamán a hozzájárulásodat kérjük.

Kérjük, vedd figyelembe, hogy ezek olyan információk, amelyekre a fogadó félnek szüksége van, a hozzájárulásod hiányában a partnerek nem fogadnak téged.

‍

Ugyancsak rákérdezünk a vallási és világnézeti dolgaidra, hogy ezt figyelembe véve tudjunk téged elhelyezni. Ezeknek az információknak a megadása nem kötelező, tetszés szerint átugorhatod vagy később törölheted.

‍

A legtöbb programban azt kérjük, hogy a szerződést, vagy egyéb hitelesítést igénylő dokumentumokat digitális aláírással írd alá. Amikor digitális aláírás történik, az aláírási adatokban tároljuk az aláírás időbélyegét, IP-címét, böngészőt és a gépi ujjlenyomatot, hogy a digitális aláírást létrehozni és ellenőrizni tudjuk. Ha vannak társaláíró felek, akkor az aláírásukra vonatkozóan is ugyanazokat az adatokat tároljuk.

‍

Egyes programokban lehetőség van bemutatkozó videó feltöltésére is. A feltöltött videót a kiválasztási folyamat során megosztjuk a potenciális fogadó szervezetekkel, de egyébként nem látható a nyilvánosság számára. Kérjük, ne szerepeltess rajtad kívül más személyt, vagy ha ezt teszed, kérj minden személytől hozzájárulást a videó elkészítéséhez és feltöltéséhez.

‍

Mesterséges intelligencia (MI) használata az interjúk átiratának készítéséhez

(AI transcription of your personal interviews)

‍

Amikor jelentkezel a programjainkra, előfordulhat, hogy interjúra hívunk. A beszélgetést intelligencia (MI) eszközzel dolgozhatjuk fel. Az MI-t arra használjuk, hogy írásos összefoglalót készítsünk a beszélgetésről, és azt rögzítsük CRM rendszerünkben. A feldolgozás során a hangadatokat az MI-eszköz szolgáltatójának rendszereibe továbbítjuk (streameljük). A hangfelvételt és az írásos összefoglalót az MI-szolgáltató rendszereiben nem tároljuk.

‍

Ez a munkafolyamataink optimalizálásához fűződő jogos érdekünk, de bármikor tiltakozhatsz ez ellen. Ha jelzed tiltakozásodat, a beszélgetést nem dolgozzuk fel semmilyen MI-eszközzel.

‍

MI alapú profilkép-ellenőrzés
(AI profile photo vetting)

‍

Amikor profilképet töltesz fel, egy harmadik fél által biztosított MI-eszközt használunk a fénykép minőségének (láthatóság, tartalom) ellenőrzésére.

‍

Ez a munkafolyamataink optimalizálásához fűződő jogos érdekünk. Ha tiltakozni szeretnél ez ellen, kérjük, jelezd ezt kollégáinknak, és küldd el nekik közvetlenül a profilképedet.

‍

MI alapú referencia-ellenőrzés
(AI reference verification)

‍

A rólad adott referencia tartalmának ellenőrzésére automatizált MI rendszereket használunk. Ha a referencia szövegében szokatlan tartalmat észlelünk, a rendszer automatikusan továbbítja azt egy munkatársunknak további ellenőrzésre.

‍

Ez a munkafolyamataink optimalizálásához fűződő jogos érdekünk. Ha tiltakozni szeretnél ez ellen, kérjük, jelezd ezt kollégáinknak, és küldd el nekik közvetlenül a referenciát.

‍

MI alapú útlevél-ellenőrzés
(AI passport verification)

‍

A feltöltött útlevélkép ellenőrzésére automatizált MI rendszereket használunk. Az MI ellenőrzi, hogy a kép minősége megfelelő-e, hogy minden szükséges adat látható-e, és a képen szereplő szöveget feldolgozható szöveggé alakítja.

‍

Ez a munkafolyamataink optimalizálásához fűződő jogos érdekünk. Az útlevélképeket megosztjuk az MI-szolgáltatóval. Ha tiltakozni szeretnél ez ellen, kérjük, jelezd ezt kollégáinknak, és küldd el nekik közvetlenül az útleveled másolatát!

‍

MI alapú párosítási asszisztens

(AI matching assistant)

‍

Automatizált MI rendszereket használunk, hogy segítsünk neked megtalálni a programjainkban a hozzád leginkább illő munkalehetőségeket. Az MI rendszer a rendelkezésre álló információk alapján megjeleníti számodra azokat a pozíciókat, amelyek leginkább megfelelhetnek neked. Az asszisztens azonban semmilyen módon nem akadályoz abban, hogy önállóan is böngéssz az ajánlatok között, és nem szűr ki vagy blokkol egyetlen lehetőséget sem az értékelése alapján.

‍

Az MI alapú párosítási asszisztens használata a szolgáltatásunk minőségének javításához fűződő jogos érdekünk. Profilodra vonatkozó adataidat megosztjuk az MI-szolgáltatóval. Ha tiltakozni szeretnél ez ellen, kérjük, jelezd ezt kollégáinknak!

‍

MI alapú levelezési asszisztens

(AI mailroom assistant)

‍

MI rendszereket használunk a résztvevőinkkel folytatott levelezés, üzenetváltás elemzésére. A rendszer összefoglalókat és javaslatokat készít a további kommunikációhoz, ideértve az előre megfogalmazott válaszokat vagy kérdéseket is.

‍

Ez a munkafolyamataink optimalizálásához fűződő jogos érdekünk. Az üzenetek szövegét megosztjuk az MI-szolgáltatóval. Ha tiltakozni szeretnél ez ellen, kérjük, jelezd ezt kollégáinknak, és nem fogjuk használni ezt az eszközt a te esetedben!

‍

Harmadik felek, akik megismerhetik az adataidat

(Third parties who will receive your data)

‍

Az általad feltöltött minden adatot a tárhelyszolgáltatónk szerverein tárolunk. Kezeli továbbá az a partnerirodánk is, akivel a szerződést kötöd. Egyedi esetekben, erre szakosodott szolgáltató hibaelhárítás céljából ideiglenesen hozzáférést kaphat az adatokhoz.

‍

A büntetett előélettel kapcsolatos adatok esetében két eljárási mód van. Lekérheted az adataid, vagy (bizonyos országokban) megbízhatsz minket, hogy ezt tegyük meg. (A nyilvántartások lekérése nem minden országban érhető el.) Ha megbízol minket az adatok lekérésével, akkor az illetékes hatósággal megosztjuk az e-mail címet, nevet és telefonszámot. Ilyen adatlekérést a regisztrációs folyamat során kapott beleegyezés esetén folytatunk le.

‍

Amikor minden szükséges adatod és dokumentumot feltöltötted, és azokat ellenőriztük, a státuszod „elhelyezhetővé” változik. Ezután az elhelyezkedéshez szükséges adatokat megosztjuk az ellenőrzött közreműködő partnereinkkel is. Ők azok a munkaadók, csereprogramban résztvevő felek, akikhez utazni szeretnél.

‍

Útlevéladataid elektronikusan dolgozzuk fel, és a tartalmat automatizáltan ellenőrizzük. Harmadik fél szolgáltatót használunk az útlevélkép feldolgozható szöveggé alakításához. Ez a szolgáltató az útlevélképet és -szöveget a folyamat idejére a rendszerében tárolja.

‍

Annak érdekében, hogy a meglátogatott országban megszervezhessük a különböző logisztikai segítséget, támogatást, a jogi megfelelőséget és az egyéb szolgáltatásokkal kapcsolatos igényeket, adatait megoszthatjuk a Smaller Earth regionális irodájával.

‍

A változásokról, frissítésekről küldött leveleinket külső szolgáltató bevonásával küldjük. Ők a nevedet és e-mail címedet tárolják, szervereiken a levél tartalma is keresztülhalad. Ha valamelyik szolgáltatásunknál SMS-értesítést kérsz, akkor ehhez szintén harmadik felet vonunk be, rendszereibe bekerül a telefonszámod, neved és az üzenet tartalma.

‍

Ha engedélyezed a WhatsApp-kommunikációt (nem minden országban érhető el), akkor a WhatsApp szolgáltatásait használjuk arra, hogy beszélgessünk veled, és különböző információkat küldjünk. Ez a WhatsApp rendszerein keresztül történik, amely feldolgozza a WhatsApp elérhetőségi adataidat, valamint az üzenetváltásainkat. Az európai régióban az adatfeldolgozó a WhatsApp Ireland Limited, Európán kívül a WhatsApp LLC. Harmadik fél szolgáltatását használjuk az üzenetek közvetítésére a rendszereink és a WhatsApp között, ezek a proxyszolgáltatások szintén feldolgozzák a fent említett adatokat a WhatsApp-kommunikációval kapcsolatban.

‍

A programok árának kifizetésekor, bankkártya-elfogadáskor a fizetéshez szükséges adatokat, nevedet, bankszámla- vagy bankkártyaszámodat, felhasználónevedet, a fizetés tényét, összegét és időpontját független szolgáltatókkal osztjuk meg. Az ő adatkezelésükről a fizetési felületen jelzett szolgáltató adatkezelési tájékoztatójában olvashatsz.

‍

Ha több programunkra is jelentkezel, vagy egy végigvitt vagy félbehagyott jelentkezést követően később visszatérsz, előfordulhat, hogy újra felhasználjuk a korábban megadott adatokat.

‍

Adatok tárolási idejére vonatkozó információk

(We store your data for the following time)

‍

Az adatok tárolását a törvényi előírásoknak megfelelően kezeljük, a következők szerint:

‍

• Ha a regisztrációt kitöltötted, de nem fizetted be a részvételi díjat, és nem szerződtél velünk: ebben az esetben a papír alapú regisztrációt az utazási szezon végén megsemmisítjük, az online regisztrációt az utolsó aktivitást követő 3 év után töröljük.
• Pénzügyi tranzakciók adatait: 7 naptári évig tároljuk.
• A szerződéshez kapcsolódó adatok és dokumentumok: a szerződéskötést követő 5 évig őrizzük meg.

‍

Repülőjegy és utazási ügyintézésnél kezelt adatok köre
(Data processing in case of flight and travel arrangements)

‍

Ha megszervezzük a repülésedet, a foglalást a Smaller Earth egyik partnerirodája kezelheti. Ez a partneriroda megosztja adataidat a foglalási rendszer szolgáltatójával annak érdekében, hogy helyet, árajánlatot biztosítson számodra és lehetővé tegye a foglalást.

‍

A foglalási rendszerben a következő adataidat rögzítjük:

‍

• Név
• Születési dátum és hely
• Állampolgárság
• Tartózkodási cím a program alatt
• Célállomás
• Törzsutaskártya információk
• Útlevél adatai
• Repülés útvonala és ideje
• Ételérzékenység
• Transzferrel kapcsolatos adatok

‍

Az adatokat harmadik országba is továbbítjuk, amihez az adatfeltöltéskor hozzájárulásodat kérjük. Azt, hogy melyik program esetén melyik országba továbbítjuk az adataidat, a programok leírásánál találod.

‍

Ha az Egyesült Államokba utazol, az adataidat az ország vám- és határvédelmi hivatala által üzemeltetett APIS rendszerbe is regisztrálnunk kell (Advance Passenger Information System). Ez az alábbi adatokat érinti:

‍

• Teljes név
• Nem
• Telefonszám
• E-mail cím
• Állampolgárság
• Útlevélszám
• Útlevél kiállító ország
• Útlevél érvényességi ideje
• Születési dátum
• Célország
• Cím (utca, irányítószám, város, állam)

‍

Amennyiben a repülésen túl egyéb transzfert vagy átmeneti szállást szervezünk neked, akkor az elérhetőségi adataidat ezekkel a szolgáltatókkal megosztjuk.

‍

Biztosítással összefüggő adatkezelés
(Insurance related data processing)

Előfordulhat, hogy utazásaid során szükséged van az általunk kötött biztosításra. Ebben az esetben a velünk szerződött biztosító közvetítője részére átadjuk a:

‍

• Nevedet
• Születési dátumod és születési helyed
• Tartózkodási országod
• Állampolgárságod
• A program kategóriádat
• E-mail címed
• Elhelyezési és utazási dátumaid
• Biztosítás kezdő dátumát
• Smaller Earth jelentkezési azonosítószámod (Application ID)

‍

Segélyhívó szám hívása esetén történő adatkezelés
(Data processing when you call our helpline)

‍

Ha velünk utazol, akkor lehetőséged van olyan segélyhívó vonal használatára, amely munkaidőn túl is elérhető. A munkaidőn kívüli hívások esetén ez a telefonszám esetenként külsős szolgáltatónál csörög, amely segít az esetek priorizálásában. A hívásban felveszik tőled azokat az adatokat, melyek a segítségnyújtáshoz szükségesek:

‍

• Neved
• Hívás időpontja
• Születési hely, idő
• E-mail cím
• Telefonszám
• Értesítendő személy neve és elérhetősége
• A segélyhívás ténye és eseménye
• Egészségügyi adatok
• Bűnügyi esettel összefüggő adatok
  
  

Ezeket az adatokat a köztünk fennálló szerződés alapján kezeljük. A telefonhívásról felvétel nem készül, de a felvett adatokat írásban rögzítjük és használjuk, hogy megoldást és támogatást nyújtsunk.

‍

Ezeket az információkat az eset lezárásáig tároljuk, figyelembe véve a lehetséges jogi következményeket és az elszámolási időket. Az incidens részleteit szükség esetén megoszthatjuk azzal a partnerirodával, amellyel szerződést kötöttél, vagy a vízumszponzoroddal, a probléma megoldása érdekében, vagy ha azt jogi kötelezettségek írják elő.

‍

A segélyvonal hívásadatait a rendszereinkben tároljuk, amelyeket a technikai szolgáltatónk üzemeltet, aki alkalmanként hozzáférhet az adatokhoz (pl. hibaelhárítás céljából).

‍

Tájékoztató a harmadik országba (EU/UK-n kívül) való adattovábbítás kockázatairól
(About the risks regarding the data sharing to countries outside EU/UK)

‍

Tudnod kell, hogy az Európai Unió tagállamain és az Egyesült Királyságon kívül a személyes adataidat nemcsak a helyi körülmények, hanem a fogadó fél országának törvényi előírásai és megfigyelési gyakorlata is érintik. Partnereink az adataidat bizalmasan kezelik, de az egyes országok a beutazókat vagy beutazni vágyókat átvilágíthatják vagy megfigyelhetik.

‍

A különböző országok bűnüldözési, bevándorlás-szabályozási, terrorizmusmegelőzési gyakorlata eltérő, és számunkra, civilek számára pusztán részben megismerhető. Ezek a gyakorlatok esetenként nem azonosak az Európai Unióban és az Egyesült Királyságban megismert normákkal; például ellenőrizhetik a közösségimédia-profilodat, beutazáskor kérhetik, hogy az elektronikus eszközeidhez biztosíts hozzáférést, vagy más helyileg engedélyezett, magánélet szempontjából tolakodó intézkedést hajthatnak végre.

‍

Amennyiben ezzel kapcsolatban aggályaid merülnek fel, kérjük, tájékozódj a célország adatkezelési és magánélet-védelmi gyakorlatáról a programba való jelentkezés előtt, hogy megfelelő döntést tudj hozni a jelentkezéseddel kapcsolatban.

‍

A szerződés alapján kezelt további adatok programok szerint – Amerikai Egyesült Államok

‍

Amerikai Egyesült Államokba irányuló programjaink
(Programs in the United States of America)

‍

Ha Amerikai Egyesült Államok területén megvalósuló programban veszel részt, akkor az adataidat az Egyesült Államokban található harmadik felekkel is megosztjuk: pl. Vízumszponzorokkal akik ellenőrzik az adataid, potenciális fogadó szervezetekkel, vízumfolyamatban résztvevő hatóságokkal.

‍

Camp Leaders

‍
Elsőéves jelentkező (First Timer Program)

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Illegális drogfogyasztás ténye
• Hallgatói ill. tanulói jogviszony vagy munkajogviszony igazolása
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Gyermekekkel szerzett előző tapasztalat
• Hobbik
• Jogosítvány meglétének ténye
• Képesítések
• Készségek
• Korábbi izraeli utazás ténye
• Korábbi USA vízummal kapcsolatos adatok
• Korábbi utazások ténye és helyszíne
• Munkatapasztalatra vonatkozó adatok
• Nyelvtudásra vonatkozó adatok
• Tetoválás/piercing meglétének ténye
• Vallási és világnézeti adatok
• Videó
• Vízum adatok

‍

Visszatérő jelentkező (Returnee Program)

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Illegális drogfogyasztás ténye
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Gyerekfelügyeleti referenciák
• Gyermekekkel szerzett előző tapasztalat
• Hobbik
• Hallgatói ill. tanulói jogviszony vagy munkajogviszony igazolása
• Jogosítvány meglétének ténye
• Készségek
• Korábbi USA-ban végzett munkák listája
• Korábbi USA vízummal kapcsolatos adatok
• Korábbi utazások ténye és helyszíne
• Munkatapasztalatra vonatkozó adatok
• Online jelenlétre vonatkozó adatok
• Rendelkezésre állás időpontja
• Tetoválás/piercing meglétének ténye
• Vallási és világnézeti adatok
• Videó
• Vízum

‍

Au pair USA

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Gyerekfelügyeleti referenciák
• Gyermekekkel szerzett előző tapasztalat
• Jogosítvány meglétének ténye
• Képesítések
• Készségek
• Rendelkezésre állás időpontja
• Referencia
• Vízum

‍

Resort Leaders – Work and Travel Program

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Resort ajánlata
• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Illegális drogfogyasztás ténye
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Hobbik
• Hallgatói jogviszony igazolása
• Jogosítvány meglétének ténye
• Készségek
• Korábbi USA vízummal kapcsolatos adatok
• Munkatapasztalatra vonatkozó adatok
• Online jelenlétre vonatkozó adatok
• Tetoválás/piercing meglétének ténye
• Videó
• Vízum

‍

Resort Leaders – Traineeship

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Illegális drogfogyasztás ténye
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Jogosítvány meglétének ténye
• Szakmai gyakorlati terv
• Képesítések
• Készségek
• Korábbi USA-ban végzett munkák listája
• Korábbi USA vízummal kapcsolatos adatok
• Korábbi utazások ténye és helyszíne
• Munkatapasztalatra vonatkozó adatok
• Online jelenlétre vonatkozó adatok
• Rendelkezésre állás időpontja
• Tetoválás/piercing meglétének ténye
• Videó
• Vízum

‍

Resort Leaders – Internship

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Szakmai gyakorlati terv
• Korábbi USA-ban végzett munkák listája
• Korábbi USA vízummal kapcsolatos adatok
• Önéletrajz
• Vízum

‍

A szerződés alapján kezelt további adatok programok szerint – Kanada
(Contractual data processing specific to our programs - Canada)

‍

Camp Canada

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Illegális drogfogyasztás ténye
• Elhelyezési megállapodás
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Gyermekekkel szerzett előző tapasztalat
• Képesítések
• Készségek
• Korábbi izraeli utazás ténye
• Kanadai tanulói vízumra való alkalmasság ténye
• Korábbi 6 hónapot meghaladó külföldi tartózkodásra vonatkozó adatok
• Korábbi nyári táboroztatás ténye USA-ban/Kanadában
• Korábbi tapasztalatok kempingezéssel/szabadidős tevékenységgel kapcsolatban
• Munkatapasztalatra vonatkozó adatok
• Munkavállalási engedély
• Nyelvtudásra vonatkozó adatok
• Online jelenlétre vonatkozó adatok
• Úszni tudás ténye
• Vallási és világnézeti adatok
• Vízum adatok

‍

Ha ebben a programban veszel részt, akkor az adatokat Kanadában harmadik féllel is megosztjuk. 

‍

Canago – Work and Travel Program

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Ajánlat
• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Illegális drogfogyasztás ténye
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Hobbik
• Hallgatói státusz igazolása
• Jogosítvány meglétének ténye
• Készségek
• Munkatapasztalatra vonatkozó adatok
• Online jelenlétre vonatkozó adatok
• Tetoválás/piercing meglétének ténye
• Videó felvétel rólad

‍

A szerződés alapján kezelt további adatok programok szerint – Karib-térség

(Contractual data processing specific to our programs - The Caribbean)

‍

Caribbean Internship

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• A korábbi Karib-térségbe történt utazások ténye és részletei
• Ajánlat
• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Illegális drogfogyasztás ténye
• Diákigazolvány
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Hobbik
• Jogosítvány meglétének ténye
• Képesítés
• Készségek
• Korábbi utazások ténye és helyszíne
• Munkatapasztalatra vonatkozó adatok
• Munkavállalási engedély
• Névváltoztatásra vonatkozó adatok (nem házasság miatti)
• Online jelenlétre vonatkozó adatok
• Rendelkezésre állás időpontja
• Referencia
• Tetoválás/piercing meglétének ténye
• Videó

‍

Az adatokat a következő országokba is továbbítjuk: Jamaica, Curaçao, Bahama-szigeteki Nemzetközösség, Saint Lucia, Antigua és Barbuda, Grenada, Barbados, Mexikói Egyesült Államok, Belize, Turks- és Caicos-szigetek, Haiti, Dominikai Köztársaság, Saint Martin, Saint Christopher és Nevis Államszövetség, Dominikai Közösség, Brit Virgin-szigetek, Aruba, Bonaire (Saba, Sint Eustatius).

‍

A szerződés alapján kezelt további adatok programok szerint – Kína

(Contractual data processing specific to our programs - China)

‍

Adventure China

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Illegális drogfogyasztás ténye
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Gyermekekkel szerzett előző tapasztalat
• Hobbik
• Jogosítvány meglétének ténye
• Képesítés
• Készségek
• Korábbi Kínában végzett tábori munkára vonatkozó adatok
• Munkatapasztalatra vonatkozó adatok
• Online jelenlétre vonatkozó adatok
• Tetoválás/piercing meglétének ténye
• Videó felvétel rólad
• Vízum információk

‍

Ha ebben a programban veszel részt, akkor az adatokat a Kínai Népköztársaságba is továbbítjuk harmadik felek számára.

‍

A szerződés alapján kezelt további adatok programok szerint – Ázsia

(Contractual data processing specific to our programs - Asia)

‍

Adventure Asia – Work and Travel Program

‍

Az "Adatkezelés ha részt veszel programon" részben leírtakon túl, ennél a programnál a következő dolgokat kérhetjük tőled:

‍

• Ajánlat
• Dohányzásra, alkoholfogyasztásra vonatkozó adatok
• Illegális drogfogyasztás ténye
• Erkölcsi bizonyítvány
• Befejezett vagy folyamatban lévő felsőoktatási tanulmányok ténye
• Jogosítvány meglétének ténye
• Nyelvtudások
• Online jelenlétre vonatkozó adatok
• Tetoválás/piercing meglétének ténye
• Videó felvétel rólad
• Önéletrajz

‍

Adatkezelés ha egy jelentkezőnknek referenciát adsz
(Data processing when you provide reference for our participants)

‍

A Smaller Earth partnerei, vízumszponzorai vagy az engedélyeket feldolgozó hatóságok kérhetik, hogy adj referenciát egy jelentkezőnkről. Ilyen esetekben tárolni fogunk rád vonatkozó bizonyos információkat, amelyeket a referenciák ellenőrzésére használunk. A referenciák megléte szükséges a kiválasztott programban való részvételhez, és jogos érdekünk az alábbi adatok kezelése:

‍

• Név
• Telefonszám
• Kapcsolat/ismeretség jellege
• Az ismeretség ideje
• A jelöltről alkotott véleményed

Adatidat a rendszereinkben tároljuk, amelyeket a technikai szolgáltatónk üzemeltet, aki alkalmanként hozzáférhet az adatokhoz (pl. hibaelhárítás céljából).  A partnerirodáink abban az országban, ahonnan a résztvevő jelentkezik egy programra, hozzáféréssel fognak rendelkezni az adatokhoz. ‍ 

‍

A résztvevőink utazásának elősegítése érdekében megosztjuk az adataidat a vízumszponzorokkal, a engedélyt feldolgozó hatóságokkal és a lehetséges fogadó szervezetekkel. Ezek a szervezetek az EU-n és az Egyesült Királyságon kívüli országokban is székhellyel rendelkezhetnek.

Amikor elküldöd a referenciádat, kérni fogjuk a hozzájárulásodat ahhoz, hogy megosszuk az adatokat a fent említett felekkel. Ezen adatátadás kockázatairól a következő részben olvashatsz: “Tájékoztató a harmadik országba (EU/UK-n kívül) való adattovábbítás kockázatairól” 

‍

Ha a jelölt nem utazik velünk, ezeket az adatokat 3 évig tároljuk, ha a jelölt velünk utazott, az adatok az elfogadás dátumától számított 5 évig megmaradnak.

‍

Vészhelyzetben hívható személyként jelölnek meg
(Data processing when you are an emergency contact)

‍

A hozzánk utazásra jelentkezők megjelölhetnek téged mint vészhelyzetben hívható kapcsolati személyt. Ekkor ő megadja nekünk nevedet és e-mail címedet, telefonszámodat, és megjelölte, milyen kapcsolatban vagytok. Erről e-mailben értesítünk téged. Ez a jelentkező biztonságához fűződő jogos érdeke.

‍

Adatidat a rendszereinkben tároljuk, amelyeket a technikai szolgáltatónk üzemeltet, aki alkalmanként hozzáférhet az adatokhoz (pl. hibaelhárítás céljából). A partnerirodáink abban az országban, ahonnan a résztvevő jelentkezik egy programra, hozzáféréssel fognak rendelkezni az adatokhoz. ‍ 

‍

A jelentkező utazásának megszervezése érdekében, az adatokat megosztjuk a vízumszponzorokkal, hatóságokkal és lehetséges fogadó szervezetekkel. 

‍

Előfordulhat, hogy tájékoztatást küldünk arról, hogyan működik a program, és mire számíthatsz vészhelyzeti kapcsolattartóként. Ez nem minősül marketingüzenetnek, a célja, hogy további információt nyújtsunk arról, mi történik a programunkban, hogyan vagy érintett ebben, és hogyan tudsz velünk a leghatékonyabban kapcsolatot tartani.

‍

Az adatok törlését kérheted a data@smallerearth.com e-mail címen. Az adataid törléséről a jelentkező is értesítést kap.

‍

Az adatokat továbbítjuk abba az országba is, ahová a jelentkező utazik, ami az EU/UK-n kívüli harmadik ország is lehet. A harmadik országba való adattovábbítás kockázatairól itt olvashatsz: Tájékoztató a harmadik országba (EU/UK-n kívül) való adattovábbítás kockázatairól

‍

Az adatokat 3 évig tároljuk abban az esetben, ha a jelentkező nem utazik végül. Ha a jelentkező utazott velünk, akkor a te adataidat is az elhelyezés utolsó napját követő 5 évig kezeljük.

‍

Adatkezelés honlap látogatás esetén
(Data processing of website visitors)

‍

Amikor Smaller Earth honlapot látogatsz meg (beleértve a programok honlapjait, mint a Camp Leaders, Resort Leaders, Adventure China, stb.), a szerverünk tárolja az IP címet és a böngésző ujjlenyomatát. A kiberbiztonsági célok megvalósítása a cég jogos érdeke. Ezeket a naplókat 1 hónap után töröljük.

‍

Ha van felhasználói fiókod és bejelentkezel abba, akkor az előző és aktuális IP-címedet kiberbiztonsági okokból hosszabb időre eltároljuk. Ezek az adatok megmaradnak, amíg a fiókod aktív, kezelésük a kiberbiztonsághoz kapcsolódó jogos érdekünk alapján történik.

‍

Sütik

(Cookies)

‍

A sütik kis adatcsomagok, amelyeket egy weboldal a látogató eszközén helyez el. A süti a háttérben tárolt adatok segítségével a honlap használatát gyorsabbá és kényelmesebbé teszi, mint például a bevásárlókocsiba tett dolgok megjegyzése vagy a bejelentkezés fenntartása. A sütik ugyancsak használhatók arra, hogy megnézzük, hogy a látogatók hogyan használják a honlapunkat, milyen oldalakat néznek meg, honnan érkeznek, mire kattintanak stb.

‍

Háromféle sütit használunk.

‍

Szükséges sütik

(Essential Cookies)

‍

A szükséges sütik a beállításaidat tárolják, mint például a választott nyelv. Ezekhez nem kérünk hozzájárulást.

‍

Marketing sütik

(Marketing Cookies)

‍

A marketing sütik segítenek abban, hogy hatékonyabb hirdetéseket jelenítsünk meg a weboldalunkon és az alkalmazásainkban. Például használhatjuk arra a sütiket, hogy ne lásd túl gyakran ugyanazt a hirdetést, vagy hogy a programban elért státuszod szerint releváns hirdetést láss. A marketing sütik ugyancsak lekövetik nekünk, hogy hányszor kattintottál egy bizonyos hirdetésre, vagy hányszor láttad azt.

‍

Vannak marketing sütik, ami nálunk maga a Facebook Pixel, amelyek a látogatásodat más oldalakkal és a közösségi médiával kapcsolják össze. Ha elfogadod ezeket a sütiket, akkor a látogatás adatait megosztjuk a Facebook Ireland Limiteddel.

‍

Amikor meglátogatsz egy Smaller Earth honlapot, akkor hozzájárulásodat kérjük ezek használatához.

‍

Analitikai sütik
(Analytics Cookies)

‍

Végül vannak úgynevezett analitikai sütik. Google Analytics-ot használunk, hogy megismerhessük, hogyan használják a látogatóink a honlapunkat. Ha elfogadod ezeket a sütiket, akkor a látogatási adatokat megosztjuk a Google LLC-vel.

Az analitikai sütik abban segítenek nekünk, hogy mérjük, milyen jól használható a honlapunk, alkalmazásunk, hogy ezek milyen gyorsak, és milyen gyakran történik valamilyen hiba bennük.

‍

Ugyancsak képesek ezek a sütik a látogatók szokásait követni, mint például, hogy hány látogató volt, milyen oldalakat, hányszor néztek meg. Első látogatásod alkalmával ezen sütik elhelyezéséhez hozzájárulásodat kérjük, de később a beállításaidat bármikor megváltoztathatod.

‍

Sütik beállítása
(Controlling Cookies)

‍

Lehet, hogy szeretnéd korlátozni a sütiket az eszközödön. A modern böngészők különféle megoldásokat kínálnak erre. Kérjük, ismerkedj meg az általad használt szoftver lehetőségeivel ezen a téren, amely lehetővé teszi, hogy akár az összes sütit internetszerte kizárd a gépedről! Ha a sütik teljesen blokkolva vannak a honlapjaink vagy alkalmazásaink kapcsán, akkor előfordulhat, hogy bizonyos funkciók nem működnek.

‍

Kapcsolati űrlap
(Using the contact form)

‍

Amennyiben a honlapunkon keresztül – a kapcsolati űrlap kitöltésével – veszed fel velünk a kapcsolatot, a neveden, e-mail címeden és telefonszámodon kívül kezeljük az üzenetben megadott egyéb személyes adataidat. Ezeket az adatokat az ügymenet lezártáig kezeljük, az adatokat a tárhelyszolgáltatónk szerverein tároljuk, és az országodhoz tartozó iroda is eléri őket. További részleteket az Adatkezelés kapcsolatfelvételkor pontban olvashatsz.

‍

Programokra való jelentkezés esetén
(When you apply to our programs)

‍

Honlapunkon keresztül lehetőséged van jelentkezni az általunk kínált programokra. Ebben az esetben a regisztrációkor nevedet, e-mail címedet, telefonszámodat, nemedet, nemzetiségedet és születési dátumodat kérjük. Ezt azért tesszük, hogy utazási szándékodat regisztrálni tudjuk, és a megkötendő szerződést elő tudjuk készíteni. Arról, hogy ezeket az adatokat a továbbiakban hogyan és meddig tároljuk, milyen egyéb adatokkal kell a későbbiekben kiegészíteni, a “Szerződéshez kapcsolódó adatkezelések” pontban olvashatsz.

‍

Adatkezelés közösségi média használata esetén
(Data processing of Social Media)

‍

A Smaller Earth és partnerirodái számos közösségi oldalt tartanak fenn. Ha ezeken keresztül veszed fel velünk a kapcsolatot, akkor megismerjük a közösségi média azonosítódat és minden további adatot, amit megosztasz velünk. Ezt arra használjuk, hogy a kéréseidet, kérdéseidet meg tudjuk válaszolni.

‍

Ezeket az adatokat a kapcsolattartáshoz kapcsolódó jogos érdekünk alapján kezeljük. Az adatokat nem tároljuk saját rendszereinkben, de a közösségi oldal szolgáltatójának adatkezelésébe nincs beleszólásunk. Az ő adatkezelésüket a közösségi oldal tájékoztatóiból ismerheted meg.

Közösen kezelünk adatot a Facebookkal (Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland). A követőket, kedvelőket, hirdetéseinkre jelentkezőket, megosztásainkkal kapcsolatba kerülőket a Facebook által biztosított oldalelemzés segítségével közösen kezeljük.

‍

Amikor interakcióba lépsz az oldalunkkal és a hozzá kapcsolódó tartalmakkal, elindul egy „esemény” létrehozása az Oldalelemzések funkció számára, amely magában foglal személyes adatokat. Az adatkezelés során a következő adatokat kezeljük:

Műveletek. Ide tartoznak például az alábbi műveletek (az oldalnál végrehajtható műveletek az oldal "Oldalelemzések" területén találhatók):

‍

• Oldal, bejegyzés, videó, történet vagy más, az oldalhoz társított tartalom megtekintése
• Történettel (story) kapcsolatos műveletek
• Oldal követése vagy a követés leállítása
• Oldal vagy bejegyzés kedvelése vagy a kedvelés visszavonása
• Oldal ajánlása egy bejegyzésben vagy egy hozzászólásban
• Hozzászólás oldalbejegyzéshez, oldalbejegyzés megosztása vagy reakció oldalbejegyzésre (ideértve a reakció jellegét is)
• Oldalbejegyzés elrejtése vagy kéretlen tartalomként való jelentése
• Rámutatás egy oldal hivatkozására, nevére vagy profilképére az oldaltartalom előnézetének megjelenítéséhez
• Oldalon feltüntetett webhelyre, telefonszámra, útvonaltervezés gombra vagy más gombra való kattintás
• Az oldal eseményének megjelenítése a képernyőn, válasz egy eseményre (ideértve a reakció jellegét is), hivatkozásra kattintás az eseményre szóló jegyek megvásárlásához
• Messenger kommunikáció indítása az oldallal
• Termékek megtekintése vagy rájuk kattintás az oldal boltjában

‍

A műveletről, a műveletet végrehajtó személyről, valamint az általa használt böngészőről/alkalmazásról, ideértve az alábbiakat:

‍

• Művelet dátuma és időpontja
• Ország/város (az IP-cím alapján megbecsülve vagy bejelentkezett felhasználóknál a felhasználói profilból importálva)
• Nyelvkód (a böngésző http-fejlécéből és/vagy a nyelvi beállítások alapján)
• Korcsoport/nem szerinti csoport (bejelentkezett felhasználóknál a felhasználói profilból)
• Korábban felkeresett webhely (a böngésző http-fejlécéből)
• Számítógépről vagy mobileszközről hajtották végre a műveletet (a böngésző felhasználói ügynöke vagy az alkalmazás attribútumai alapján)
• Facebook felhasználói azonosítója (csak a bejelentkezett felhasználóknál)

‍

A fenti adatok kezelése a közösségi média jelenlétéhez fűződő jogos érdekünk. Az adatok kezelése addig történik, amíg a Facebook felhasználója maradsz, és az oldalunkkal bármilyen interakcióba lépsz. Az oldalelemzéssel kapcsolatos adatokat cégünk országonként illetékes partnerirodái kezelik.

‍

A Facebook Lookalike és Custom Audience kapcsán történő adatkezelés(About Facebook Lookalike and Custom Audiences)

‍

A Facebook rendszereibe készíthetünk számunkra hasznos, úgynevezett célközönség-profilokat. Ennek használata a marketinghez kapcsolódó jogos érdekünk. Ezek a profilok nem tartalmaznak személyes adatokat, de a Facebook-profilod alapján készülnek.

‍

A Facebook rögzítheti az érdeklődésedet akár a Facebook Pixel segítségével, vagy ha üzenetet küldesz nekünk, vagy mert az elérhetőségedet feltöltjük. Ebből az információból a Facebook új listákat készít számunkra, ezek a marketingkampányaink célközönsége. Ez azt jelenti, hogy olyan embereket céloz meg a hirdetésünk, akik hozzád hasonló érdeklődési körrel rendelkeznek.

‍

Ha nem vagy Facebook-felhasználó, akkor ez a rendszer semmit nem fog kezdeni az adataiddal, azok azonnal törlésre kerülnek. Ha Facebook-felhasználó vagy, akkor a célközönség-szoftver csupán az érdeklődési köreidet kapcsolja hozzá a mi profilunkhoz, és nem kezel semmilyen személyes adatot rólad. Különösen nem kapsz emiatt újfajta hirdetéseket, nem lép veled közvetlenül kapcsolatba senki semmilyen ajánlattal, és nem osztja meg az adataidat harmadik felekkel.

‍

Adatkezelés hírlevélre, blogra való feliratkozás esetén

(Data processing regarding newsletter, blog subscription)

‍

Honlapjainkon lehetőséged lehet hírlevelünkre és blogunkra feliratkozni.

‍

Ezekben az esetekben nevet, e-mail címet kérünk tőled. Az adatokat azért kezeljük, hogy a hírleveleket, a blogbejegyzéseket, ajánlatainkat és utazási információnkat részedre el tudjuk juttatni.

‍

Az adatok kezeléséhez a feliratkozáskor hozzájárulásodat kérjük. Leveleink alján minden esetben van lehetőséged leiratkozni. Leiratkozás nélkül az adatokat nem töröljük.

‍

Az adatok szerveren tárolódnak, amit a technikai szolgáltatónk üzemeltet, aki alkalmanként hozzáférhet az adatokhoz (pl. hibaelhárítás céljából). Az a partneriroda is hozzáfér az adatokhoz, akihez az oldal nyelvi beállításai szerint tartozol.

‍

Leveleinket külső szolgáltató bevonásával küldjük. Ők a nevedet, e-mail címedet, születési dátumodat, a jelentkezésed állapotát (application stage), az egyetemed nevét, a regisztráció dátumát, az elhelyezés státuszát, a program csoportot (responsibility centre), az utolsó bejelentkezés dátumát, az al-státuszt (sub-stage), a fogadó szervezet nevét, a program nevét és az alkalmazás letöltési állapotát tárolják.

‍

Adatfeldolgozás, amikor programunkat ajánlod valakinek
(Data processing when you refer our programs to someone)

‍

Amikor a weboldalunkon található ajánlólinket használod, és elküldöd valakinek, aki érdeklődik a program iránt, nem követjük nyomon a tevékenységet, e-mail- vagy üzenetváltásodat. Csak akkor dolgozunk fel további adatokat, ha a meghívott személy regisztrál a weboldalunkon.

‍

Ilyen esetekben a meghívott személy regisztrációja során rögzítjük a használt ajánlókódot, hogy biztosítsuk az ajánlóprogram tisztességes használatát. Ez jogos érdekünk. A profilod és a meghívott személy profilja közötti kapcsolat alapértelmezetten nem látható az adminisztrációs felületeinken, ami azt jelenti, hogy ezeket az adatokat csak külön kérésre, technikai vizsgálat esetén használjuk fel.

‍

Ezeket az adatokat a regisztrációt követő 3 év elteltével töröljük.

‍

Üzenetküldéssel kapcsolatos adatkezelés
(Messaging related data handling)

‍

Ha kapcsolatban állsz egy potenciális fogadó szervezettel ("under review", "confirmed" vagy "placed"), akkor a felületünkön lehetőséget biztosítunk arra, hogy üzeneteket válts a potenciális fogadó szervezettel.

‍

Ezek az üzenetek közted és a fogadó szervezet között zajlanak, nem figyeljük meg vagy olvassuk ezeket, kivéve, ha visszaélésről, diszkriminációról, csalásról, a feltételek megsértéséről vagy egyéb problémákról érkezik bejelentés. Ez jogos érdekünk a szolgáltatás minőségének fenntartása érdekében.

‍

Ezeket az üzeneteket 3 évig tároljuk.

‍

A visszajelzéseddel kapcsolatos adatkezelés
(Data processing regarding your feedback)

‍

A program lezárását követően kérjük tőled, hogy értékelj minket, és oszd meg élményeidet másokkal is. Ez természetesen nem kötelező számodra. Ez az adatkezelés a szolgáltatás népszerűsítéséhez fűződő jogos érdekünk.

‍

Ebben az esetben kezeljük a véleményedet, az értékelést, a fényképedet, a keresztnevedet és a vezetékneved első betűjét. Amennyiben a vélemény tartalmilag elfogadható, a véleményt nyilvánosságra hozhatjuk weboldalunkon. Bármikor kérheted tőlünk az adatok törlését, ennek hiányában az adatokat selejtezés nélkül megőrizzük.

‍

Az általad feltöltött minden adatot szerveren tárolunk, amit a technikai szolgáltatónk üzemeltet, aki alkalmanként hozzáférhet az adatokhoz (pl. hibaelhárítás céljából). Kezeli továbbá az a partnerirodánk is, akivel a szerződést kötötted.

‍

Fotók és videók megosztása

(Sharing your photos and videos)

‍

Mindig örömmel tölt el minket, amikor az általunk szervezett utazások során fényképeket készítetek, és azokat megosztjátok. Ha ezek nyilvános fényképek, akkor ezeket esetenként mi is továbbposztoljuk oldalainkra. A fényképek addig maradnak oldalainkon, amíg az eredeti posztot nem törlitek.

‍

Azokban az esetekben, amikor közvetlenül küldtök nekünk a fényképeket, videófelvételeket, a hozzájárulásotokkal kezeljük és osztjuk meg azokat közösségi oldalainkon, weboldalainkon. Ezeket a felvételeket a közvélemény tájékoztatása és marketingcélból kezeljük.

‍

A felvételeket szerveren tároljuk, amit a technikai szolgáltatónk üzemeltet, aki alkalmanként hozzáférhet az adatokhoz (pl. hibaelhárítás céljából). Hozzáfér az adatokhoz továbbá az a partnerirodánk is, akivel a szerződést kötötted.

‍

Amennyiben olyan fényképet osztasz meg velünk, amelyen rajtad kívül más is látható, kérünk, bizonyosodj meg róla, hogy ő is tudja, mi történik a fényképpel, és beleegyezik a fényképek nyilvánosságra hozatalába. Ez a te felelősséged.

‍

Ha olyan felvételt találsz weboldalainkon, közösségi oldalainkon, amelyen látható vagy, de szeretnéd, hogy eltávolítsuk, természetesen erre is van mód. Kérjük, írj nekünk a data@smallerearth.com e-mail címre, vagy lépj kapcsolatba velünk más módon, hogy megtehessük a szükséges lépéseket!

‍

Nyereményjáték során történő adatkezelés

(Data handling on competition, giveaway or award)

‍

Tájékoztatunk, hogy amennyiben az általunk szervezett nyereményjátékon veszel részt, ehhez kapcsolódóan kezeljük a megadott személyes adataidat. Ez a vállalkozás népszerűsítéséhez fűződő jogos érdeke.

‍

Az adatokra a nyertes kisorsolása és értesítése, nevének nyilvánosságra hozatala, a nyeremény átadása, adózási és számviteli kötelezettségek teljesítése, tájékoztatás, kapcsolattartás érdekében van szükségünk.

‍

Kezeljük a nevedet, elérhetőségedet, a nyereményjátékon való részvétel tényét és idejét, a nyereményjáték eredményét (nyerés tényét).

A résztvevők nyereményjátékkal kapcsolatos adatait, kivéve a nyertes(ek)ét, a nyereményjáték lebonyolítását követően e célból tovább nem kezeljük. A nyertes adatait a játékot követő 7 év után töröljük.

‍

Az adatokat szerveren tároljuk, amit a technikai szolgáltatónk üzemeltet, aki alkalmanként hozzáférhet az adatokhoz (pl. hibaelhárítás céljából). Hozzáfér az adatokhoz továbbá az a partnerirodánk is, aki az adott nyereményjátékot szervezte.

‍

A nyereményprogram szervezése kapcsán megosztjuk az adataidat azokkal a közreműködőkkel, akiknél a program megvalósításra kerül.

‍

A nyertesek adatainak megosztása

(Sharing of winners’ data)

‍

A nyeremény általában harmadik felek által szervezett aktivitásokat foglal magában. Hogy ezt meg tudjuk szervezni, a nyertesek személyes adatait ezekkel a harmadik felekkel megosztjuk. Ezt kérjük, vedd figyelembe a nyereményjátékra jelentkezés során!

‍

A nyereményjáték során készülő kép-, videó- és hangfelvételekről

(About the photo and video recording)

‍

A nyereményjáték sorsolásáról, az ajándék átadásáról esetenként fénykép, videó és hangfelvétel készül.

‍

A felvételek célja az esemény dokumentálása, a nyereményjáték hitelesítése, és ezek felhasználásán keresztül a Smaller Earth tevékenységének széles körben való bemutatása, népszerűsítése és a közvélemény tájékoztatása.

‍

A felvételek és az azokból készült összefoglalók, ismertetők honlapunkon, közösségi médiában, a nyereményjátékról készült médiaanyagokban jelennek meg. Ez az adatkezelés a vállalkozás népszerűsítéséhez fűződő jogos érdeke.

‍

A felvételeket határozatlan ideig őrizzük meg, de bármikor kérheted azok törlését, vagy tiltakozhatsz azok felhasználása ellen.

Az adatok a tárhelyszolgáltatónk szerverein tárolódnak, kezeli továbbá az a partneriroda is, aki az adott nyereményjátékot szervezte.

‍

A nyertessel készített további kép-, videó- és hangfelvételek adatkezelése

(Further photo and video recording of the winner)

‍

Előfordul, hogy nyereményjátékunk nyerteséről további felvételeket készítünk; ezt az előzetes hozzájárulásod alapján tesszük. 

Ezt azért tesszük, hogy tevékenységünket szélesebb körben megismertessük a közvéleménnyel. Ebben az esetben kezeljük a felvételeket, a nevedet, a felvétel készítésének helyét és idejét, a nyeremény átvételének tényét és körülményeit, értékét. A felvételeket határozatlan ideig őrizzük meg, de bármikor kérheted azok törlését, vagy tiltakozhatsz azok felhasználása ellen.

‍

Az adatokat szerveren tároljuk, amit a technikai szolgáltatónk üzemeltet, aki alkalmanként hozzáférhet az adatokhoz (pl. hibaelhárítás céljából). Hozzáfér az adatokhoz továbbá az a partnerirodánk is, aki az adott nyereményjátékot szervezte. Ha hozzájárulásodat adod, megosztjuk honlapunkon és közösségi média felületeinken és sajtóanyagainkban is.

‍

Szolgáltatási szerződést kötő harmadik fél, fogadó szervezet vagy csereprogram-partner munkatársainak, képviselőinek adatkezelése

(Personal data processing of hosting parties, representatives of clients, host employers and partners of hosting organisations)

‍

Közös munkánk során partnereink munkatársainak, képviselőinek adatait is kezeljük, amennyiben azok regisztrált felhasználói CRM rendszerünknek, vagy más módon kapcsolatban vannak velünk.

‍

Ha te egy vagy ezek közül, akkor kezeljük nevedet, elérhetőségeidet, munkahelyed nevét, beosztásodat, illetve azt, hogy milyen jogosultsági szintjeid vannak a mi rendszereinkben. Ezt az adatkezelést a programok szervezéséhez használjuk, és a vállalkozások között létrejött szerződések teljesítéséhez szükséges.

‍

Ha digitális szerződések aláírója vagy, az IP-címedet is tároljuk a digitális aláírás adatai között.

Adataidat a tárhelyszolgáltatónk szerverein tároljuk. Az adatokat selejtezés nélkül megőrizzük. Amennyiben szeretnéd, hogy adataidat töröljük, a data@smallerearth.com címen kérheted ezt tőlünk.

‍

Adatkezelés, ha számodra üzleti célú utazást szervezünk

(Data processing when we organise you a business trip)

‍

Szállásfoglalás esetén a következő adatokat kezeljük:

‍

• Név
• Születési adatok
• Állampolgárság
• Célállomás (Ország, város, szállás pontos címe)
• Tartózkodás ideje és ténye

‍

Repülőjegy ügyintézésnél az erre kijelölt partnerirodánk (Campleaders Hungary Kft.) független szolgáltató által üzemeltetett foglalási rendszerében (GDS) rögzíti a következő adataidat:

‍

• Név
• Születési adatok
• Állampolgárság
• Tartózkodási cím
• Célállomás
• Törzsutaskártya információk
• Útlevél adatai
• Repülési útvonal
• Repülés időpontja
• Ételérzékenység
• Transzferrel kapcsolatos adatok

‍

Az adatokat harmadik országba is továbbítjuk, amihez az adatok megadása során hozzájárulásodat kérjük. Az adatokat abba a harmadik országba is továbbítjuk, ahová utazol. 

‍

Ételérzékenységgel kapcsolatos adataidat, mint egészségügyi adatokat, a hozzájárulásoddal kezeljük.

‍

Az utazással kapcsolatos adatokat az utazást követő 5 évig tároljuk.

‍

Adatkezelés, ha Smaller Earth állásajánlatra jelentkezel

(Data processing if you apply for a job in Smaller Earth)

‍

Ha szeretnél a Smaller Earth csapatában dolgozni, és jelentkezel valamelyik pozíciónkra, a kiválasztási folyamathoz az önéletrajzodat és az egyéb megküldött személyes információkat kezeljük.

‍

Ezek jellemzően a név, születési adatok, elérhetőségi adatok, végzettségek és képesítések, hobbik, érdeklődési körök, korábbi munkatapasztalatra vonatkozó adatok, nyelvtudás szintje, motivációk és a fénykép.

‍

Ezen adatok kezelése a munkafelvételhez fűződő jogos érdekünk. Az adatokat harmadik félnek nem adjuk ki. A kiválasztást követően adataidat tovább nem használjuk, de tároljuk, hátrányos megkülönböztetés elleni bizonyítékként 6 hónapig. Ez a tárolás a munkaadó jogérvényesítéséhez fűződő jogos érdeke.

‍

Adatkezelés, ha egy dokumentumon közös aláírás szerepel

(Data processing if you co-sign a document)

‍

Egyes országokban a nemzeti jogszabályok a szerződés hitelesítéséhez a szerződő személy mellett további felek aláírását írják elő. Ilyen esetekben előfordulhat, hogy részt veszel egy ilyen együtt-aláírási (co-sign) folyamatban, amikor digitális aláírást kérünk a kérdéses dokumentumokhoz.

‍

Amikor digitálisan írsz alá egy dokumentumot, az aláírási adatokban tároljuk az aláírás időbélyegét, IP-címét, böngészőt és a gépi ujjlenyomatot, hogy a digitális aláírást létrehozni és ellenőrizni tudjuk. A szerződéssel kapcsolatos adatokat és dokumentumokat a programba való felvételtől számított 5 évig tároljuk.

‍

Adatkezelés, ha csatlakozol a Smaller Earth community-hez

(Data processing if you are engaged in Smaller Earth community)

‍

Ha regisztrált felhasználója vagy rendszereinknek, lehetőséged van részt venni online közösségünkben. A közösségi funkció weboldalon történő biztosítása jogos érdekünk a szolgáltatások gazdagításához. A technikai hátteret harmadik fél biztosítja. Közösségi oldalunk és annak teljes tartalma kizárólag regisztrált felhasználók számára készült, nyilvánosan nem hozzáférhető.

‍

A közösségi oldal első megnyitásakor automatikusan létrejön egy egyedi felhasználói azonosító. A közösségi felhasználói profil a Smaller Earth oldalakon létrehozott profilon alapul, de azt módosíthatod és bővítheted. Az összes közzétett tartalom látható lesz a megfelelő felhasználók és csoportok számára. A közösségi tartalomnak nincs meghatározott megőrzési ideje, de előfordulhat a keltezett tartalom eseti eltávolítása.

‍

Adatkezelés, ha interjúztató vagy
(Data processing if you are an interviewer)

‍

Amennyiben munkáltatóként vagy Smaller Earth irodai interjúztatóként veszel részt a folyamatban, lehetőséged van fényképet és rövid bemutatkozást feltölteni magadról. Ez az információ akkor jelenik meg, amikor egy jelentkezővel interjú kerül megszervezésre.

‍

Ennek megjelenítése a folyamataink optimalizálásához fűződő jogos érdekünk. Ha nem szeretnéd, hogy fényképed és bemutatkozásod megjelenjen, kérjük, ne add meg ezeket az adatokat!

‍

Adatkezelés, ha fogadó szervezetként bemutatkozó videót töltesz fel
(Data processing if you are an employer and upload an intro video)

‍

Amennyiben fogadó szervezetként  bemutatkozó videót töltesz fel magadról, ezt megjeleníthetjük a jelentkezőink számára a kiválasztási folyamat során.

‍

Ennek megjelenítése a folyamataink optimalizálásához fűződő jogos érdekünk. Ha nem szeretnéd, hogy bemutatkozó videód megjelenjen, kérjük, ne tölts fel ilyen videót a rendszerünkbe!

‍